Asistente de Dirección

Buscamos una Asistente Administrativa / Asistente de Dirección para apoyar directamente a Dirección General en la organización de agenda, oficina, reuniones, pendientes y seguimiento de diferentes proyectos.

La posición combina actividades administrativas y secretariales con funciones de asistencia ejecutiva y coordinación de proyectos.

Buscamos una persona organizada, con excelente seguimiento, buena comunicación y facilidad para relacionarse con diferentes perfiles, desde colaboradores y proveedores hasta empresarios, directivos e instituciones.

Principales actividadesAsistencia a Dirección y oficina

• Manejo y organización de agenda.
• Agendar citas, juntas y reuniones.
• Llevar control y recordatorio de pendientes.
• Atención de llamadas, mensajes, correos y visitas.
• Elaboración y seguimiento de correos.
• Organización de documentos y archivos.
• Coordinación de mensajería, paquetería y proveedores.
• Apoyo con reservaciones, citas, viajes y logística.
• Seguimiento a trámites administrativos.
• Compras y solicitudes de oficina.
• Apoyo general a Dirección.
• Apoyo con gestiones y pendientes personales de Dirección.

Seguimiento ejecutivo y proyectos

Además de las funciones administrativas, la posición apoyará a Dirección en diferentes proyectos empresariales e institucionales, incluyendo actividades relacionadas con cámaras.

Entre sus responsabilidades estarán:

• Coordinar y convocar reuniones de trabajo.
• Contactar y dar seguimiento a empresarios, directivos, instituciones, cámaras y diferentes grupos de trabajo.
• Elaborar y enviar convocatorias e invitaciones.
• Confirmar asistentes y coordinar agendas.
• Preparar información y materiales para reuniones.
• Tomar minutas y documentar acuerdos.
• Convertir acuerdos de reuniones en pendientes, responsables y fechas compromiso.
• Dar seguimiento posterior a reuniones hasta el cierre de los acuerdos.
• Mantener actualizados directorios y bases de contactos.
• Apoyar en la coordinación de eventos, sesiones de trabajo, comités y reuniones ejecutivas.
• Solicitar información y documentación a diferentes participantes.
• Llevar control de avances de proyectos especiales de Dirección.
• Apoyar en presentaciones, documentos, propuestas y comunicaciones ejecutivas.

Perfil

• Carrera técnica, licenciatura trunca o terminada en Administración, Comunicación, Relaciones Públicas, Negocios o carrera afín.
• Experiencia mínima de 2 años como asistente administrativa, secretaria ejecutiva, asistente de dirección o puesto similar.
• Excelente comunicación verbal y escrita.
• Buena ortografía y redacción.
• Manejo de Word, Excel, PowerPoint, correo electrónico y calendarios.
• Facilidad para aprender y utilizar herramientas digitales.
• Excelente organización y administración del tiempo.
• Excelente presentación.
• Facilidad para relacionarse con diferentes perfiles.
• Sentido de urgencia.
• Iniciativa y capacidad de resolución.

Deseable:

• Experiencia coordinando reuniones, eventos o grupos de trabajo.
• Experiencia en cámaras empresariales, asociaciones, organismos, relaciones públicas o atención a ejecutivos.
• Inglés intermedio.
• Licencia de conducir vigente.

La persona que buscamos

Más que alguien que únicamente lleve una agenda, buscamos una persona que se convierta en un apoyo directo para Dirección.

Alguien capaz de recibir un pendiente, organizarlo, contactar a las personas necesarias, darle seguimiento y mantener informado a Dirección hasta que quede resuelto.

Debe sentirse cómoda tanto realizando actividades administrativas del día a día como enviando una convocatoria, hablando con un Director de empresa, coordinando una reunión o dando seguimiento a los acuerdos de un proyecto.

Valoramos especialmente:

Organización · Seguimiento · Buena comunicación · Iniciativa · Sentido de urgencia · Excelente trato

Sueldo: $19,000.00 - $22,000.00 al mes

Lugar de trabajo: Empleo presencial