Asistente de Gerencia

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Estamos en búsqueda de un(a) Asistente Administrativo , una persona con con habilidades de planeación y organización, atención al detalle, seguimiento y control, proactividad, capacidad para gestionar múltiples actividades simultáneamente, comunicación asertiva, servicio al cliente interno, manejo de información confidencial, trabajo en equipo.

Funciones Brindar soporte integral a la Gerencia Administrativa mediante la coordinación, seguimiento y control de los procesos administrativos, legales, corporativos y de gestión documental de la compañía, garantizando el adecuado manejo de contratos, documentación societaria, seguros, permisos, trámites administrativos y del sistema documental de la empresa.

Administración del Sistema Documental

• Apoyar la Secretaría General de la sociedad en la administración documental corporativa.
• Gestionar y hacer seguimiento a trámites ante Cámara de Comercio, DIAN, alcaldías, secretarías, curadurías, bancos y demás entidades públicas o privadas
• Elaborar presentaciones, informes y reportes cuando sean requeridos.

Gestión Legal y Contractual

• Servir como enlace entre la empresa y la firma de abogados externa, coordinando el intercambio de información necesaria para la revisión y el seguimiento de los contratos.
• Mantener actualizada la matriz de contratos de la compañía, la matriz de poderes y autorizaciones con seguimiento a vencimientos, renovaciones, modificaciones o revocatorias y obligaciones. Hacer seguimiento a permisos, licencias, certificados sanitarios y demás documentos obligatorios
• Asistir a reuniones de negociación o revisión contractual lideradas por la Gerencia Administrativa, elaborando actas, minutas o correos de seguimiento con los compromisos acordados.

Apoyo General

• Brindar apoyo administrativo y logístico a las diferentes áreas de la compañía cuando sea requerido
• Ejecutar las demás funciones inherentes al cargo que le sean asignadas por la Gerencia Administrativa.
• Gestionar la compra de suministros e insumos administrativos.
• Mantener actualizado el inventario de llaves, candados, copias de llaves, controles de acceso, códigos de cajas fuertes y demás elementos de seguridad física.

Requisitos

• Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Negocios Internacionales, Economía o carreras afines.
• 2 a 3 años en cargos administrativos, preferiblemente brindando soporte a gerencias o direcciones administrativas. Se valorará experiencia en gestión documental, seguimiento de contratos, trámites ante entidades públicas, manejo de matrices de control, seguros corporativos, elaboración de actas y minutas, y plataformas documentales (SharePoint o similares).

Conocimientos Específicos

• Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) y Microsoft 365 / SharePoint
• Gestión documental y control de versiones
• Elaboración de actas, minutas y comunicaciones ejecutivas
• Organización de archivos físicos y digitales
• Conocimientos básicos de contratación comercial y trámites administrativos (no se requiere formación jurídica)
• Excelente redacción y ortografía

Habilidades y Competencias

• Planeación y organización
• Atención al detalle
• Seguimiento y control
• Proactividad
• Capacidad para gestionar múltiples actividades simultáneamente
• Comunicación asertiva
• Servicio al cliente interno
• Manejo de información confidencial
• Trabajo en equipo

Condiciones Laborales

• Contrato indefinido
• Salario: A convenir + Prestaciones de Ley + Auxilio de transporte
• Horario: Lunes a Viernes de 7:30am a 5pm (Viernes hasta las 4pm)
• Modalidad: Presencial