Asistente ejecutiva - Bilingüe

Keen to become part of a truly global, collaborative team of professionals? Your journey begins here.

Requerimientos:

Escolaridad: Licenciatura concluida.

Idiomas: Inglés Avanzado (hablado y escrito) – INDISPENSABLE.

Experiencia: 2 años de experiencia en adelante y haber trabajado en firmas de abogados.

Competencias: Velocidad de escritura (60 palabras por minuto), excelente gramática (ortografía, correcta puntuación), Comunicación, Atención al detalle, Organización, Análisis de información, Gestión de varias actividades a la vez, Actitud flexible, Adaptabilidad para lidiar las asignaciones y prioridades cambiantes.

Conocimientos: Manejo de tecnología actual y redes sociales, cargas de tiempos en portales, experiencia en facturación (incluida la facturación electrónica), manejo de Office, excelente presentación.

Principales Responsabilidades

• Transcribir con precisión, materiales escritos a mano y / o dictados.
• Mantenimiento a la información de contacto abogado-cliente y otra información pertinente en el programa de base de datos de contacto de clientes de la Firma.
• Programa los tiempos y mantiene los calendarios de los timekeepers. Ingresa, revisa, edita y cierra las entradas de tiempo a través del programa de entrada de tiempo basado en la web de la Firma utilizando los estándares de la Firma.
• Maneja la facturación mensual del cliente (facturación en papel y electrónica).
• Coordina los arreglos de viaje a través del Departamento de Viajes interno.
• Abre nuevos asuntos y genera controles de conflictos de clientes.
• Prepara respuestas de cartas de auditoría anuales y / o complementarias.
• Imprime y organiza una variedad de documentos recibidos en distintos formatos, incluidos correos electrónicos, archivos adjuntos y documentos de diferentes tipos.
• Contestar teléfonos y transmitir mensajes con precisión; organización de videoconferencias y establecimiento de llamadas.
• Responsable de mantener el más alto nivel de confidencialidad de toda la información, registros y archivos de la Firma y del cliente, tanto dentro como fuera de la Firma.
• Realizar la comprobación de los gastos de viaje e ingresar las facturas para su reembolso.
• Elaboración de formularios y creación de nuevos documentos de acuerdo a las prácticas de la Firma.
• Disponibilidad y voluntad para apoyar y realizar trabajo extra.