Asistente Ejecutivo

SOBRE EL CARGO

Buscamos un Asistente Ejecutivo responsable de proporcionar soporte directo a la gestión administrativa y ejecutiva, asegurando una adecuada organización de agendas, reuniones, documentación, comunicaciones y compromisos internos y externos.

El cargo requiere capacidad para manejar información confidencial, coordinar múltiples solicitudes simultáneamente y realizar seguimiento de tareas y acuerdos hasta su cierre.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

• Gestionar y mantener actualizada la agenda ejecutiva, coordinando reuniones, llamadas, visitas y compromisos.
• Organizar reuniones internas y externas, incluyendo invitaciones, salas, documentación, presentaciones y seguimiento posterior.
• Preparar agendas de reunión, minutas, actas y registros de acuerdos.
• Realizar seguimiento de compromisos adquiridos por la gerencia y mantener un control actualizado de tareas pendientes.
• Coordinar comunicaciones con clientes, proveedores, socios comerciales y áreas internas.
• Preparar, revisar y organizar documentos, informes, presentaciones, cartas y comunicaciones ejecutivas.
• Administrar archivos digitales y físicos, manteniendo criterios de orden, confidencialidad y fácil recuperación.
• Gestionar correspondencia, documentación recibida y solicitudes dirigidas a la gerencia.
• Coordinar viajes de trabajo, reservas, traslados, alojamiento y documentación asociada cuando corresponda.
• Preparar antecedentes y documentación necesaria para reuniones comerciales y administrativas.
• Recopilar información de distintas áreas para la preparación de reportes y presentaciones ejecutivas.
• Dar seguimiento a solicitudes administrativas realizadas por la gerencia hacia Finanzas, Recursos Humanos, Operaciones, Compras y otras áreas.
• Coordinar servicios de oficina, proveedores, mantenciones y requerimientos administrativos.
• Apoyar la gestión de órdenes de compra, facturas, gastos y documentación administrativa relacionada con actividades ejecutivas.
• Mantener controles sobre gastos, reuniones, viajes, proveedores y otros compromisos administrativos.
• Preparar reportes periódicos sobre actividades pendientes, reuniones, compromisos y solicitudes en curso.
• Gestionar información sensible con estricta confidencialidad y criterio profesional.
• Anticipar necesidades administrativas y alertar oportunamente sobre vencimientos, reuniones, compromisos o documentos pendientes.
• Apoyar proyectos especiales y tareas administrativas requeridas por la gerencia.
• Coordinar actividades entre distintas áreas para asegurar que los acuerdos y solicitudes ejecutivas sean atendidos dentro de los plazos establecidos.

LO QUE BUSCAMOS

• Formación técnica o profesional en Administración, Secretariado Ejecutivo, Asistencia Ejecutiva, Relaciones Públicas, Gestión Empresarial o carrera relacionada.
• Experiencia de 2 a 4 años en asistencia ejecutiva, asistencia administrativa o coordinación de oficina.
• Experiencia gestionando agendas, reuniones, documentación y comunicaciones corporativas.
• Manejo de Microsoft Office, especialmente Outlook, Word, Excel y PowerPoint.
• Capacidad para preparar documentos, presentaciones y reportes con alto nivel de orden y precisión.
• Excelente capacidad de organización y seguimiento de múltiples tareas.
• Manejo responsable de información confidencial.
• Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Capacidad para coordinar con diferentes niveles de la organización y proveedores externos.
• Deseable experiencia en gestión de viajes, gastos, órdenes de compra y documentación administrativa.

MINDSET

Buscamos una persona altamente organizada, discreta y orientada al seguimiento, capaz de anticiparse a necesidades administrativas y mantener el control de múltiples compromisos simultáneamente. La posición requiere criterio, autonomía, atención al detalle y capacidad para transformar solicitudes ejecutivas en tareas concretas, coordinadas y cerradas dentro de plazo.

Sueldo: $16.800.000 - $24.000.000 al año

Lugar de trabajo: Empleo presencial