BACK OFFICE COMERCIAL

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POSICIÓN: BACK OFFICE COMERCIAL

1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

• Nombre del puesto: Asistente de Back Office Comercial
• Área: Comercial / Ventas/Marketing
• Reporta a: Jefatura Comercial y Gerencia
• Personal a cargo: No aplica
• Coordinación interna: Ventas, Administración, Logística y Servicio al Cliente.
• Coordinación externa: Clientes, proveedores y otros contactos relacionados con la gestión comercial.

2. OBJETIVO DEL PUESTO

Brindar soporte administrativo y de gestión al área comercial, asegurando el seguimiento oportuno de atención a leads, llenado de cuadros de seguimiento, cotizaciones, contratos, pedidos y requerimientos de clientes. Asimismo, mantener actualizada la información comercial, elaborar reportes de gestión y coordinar con las áreas internas para garantizar la continuidad de los procesos de venta, el cumplimiento de los compromisos comerciales y la satisfacción del cliente.

3. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

3.1. Gestión administrativa comercial

• Elaborar, registrar y dar seguimiento a leads, cotizaciones, cierre de ventas y propuestas comerciales.
• Gestionar la recepción y validación de depósitos, contratos y documentación requerida por los clientes.
• Mantener actualizada la base de datos de clientes,
• Apoyar en la preparación de documentación comercial que se pueda requerir.

3.2. Seguimiento de ventas y oportunidades comerciales

• Realizar seguimiento a leads de alta probabilidad de cierre, las cotizaciones enviadas, identificando oportunidades pendientes de respuesta o aprobación.
• Coordinar con los ejecutivos comerciales mantener actualizado el estado de las oportunidades de venta.
• Registrar y actualizar la información de prospectos, clientes y oportunidades los reportes comerciales.
• Alertar oportunamente sobre cotizaciones vencidas, oportunidades sin seguimiento y compromisos comerciales pendientes.
• Apoyar en la elaboración de reportes de ventas, proyecciones comerciales y cumplimiento de objetivos.

3.3. Coordinación con áreas internas

• Comunicar al equipo comercial cualquier incidencia que pueda afectar los plazos, la calidad o los compromisos asumidos con el cliente.
• Facilitar la comunicación entre el equipo comercial y las áreas de soporte para asegurar una atención eficiente.

3.5. Atención y servicio al cliente

• Atender consultas administrativas y solicitudes de documentación de los clientes.
• Realizar seguimiento a requerimientos, reclamos e incidencias, coordinando su atención con las áreas responsables.
• Gestionar el envío oportuno de lo solicitado por el cliente
• Mantener comunicación profesional con los clientes, garantizando una respuesta oportuna y una adecuada experiencia de servicio.
• Registrar las incidencias recurrentes y comunicar oportunidades de mejora a la jefatura inmediata.

4. RESPONSABILIDADES DEL PUESTO

• Garantizar la exactitud y actualización de la información comercial.
• Cumplir con los plazos establecidos para la gestión documental y administrativa.
• Mantener la confidencialidad de la información de clientes, tarifas, contratos y condiciones comerciales.
• Asegurar la trazabilidad de cotizaciones, órdenes de compra y solicitudes comerciales.
• Reportar oportunamente riesgos, incidencias y actividades pendientes.
• Cumplir con las políticas, procedimientos y lineamientos internos de la empresa.

6. PERFIL DEL PUESTO

Formación académica

• Técnico, egresado o bachiller en Administración, Gestión Comercial, Marketing, o carreras afines.

Experiencia

• Experiencia mínima sugerida de 1 a 3 años en Back Office Comercial, administración de ventas, asistencia comercial o atención al cliente corporativo.
• Deseable experiencia en coordinación con equipos de ventas y operaciones.

Conocimientos técnicos

• Manejo de Excel a nivel intermedio.
• Elaboración de cotizaciones, reportes y documentación administrativa.
• Manejo de herramientas de Microsoft Office o Google Workspace.

7. COMPETENCIAS REQUERIDAS

• Organización y planificación.
• Atención al detalle.
• Orientación al cliente.
• Comunicación efectiva.
• Capacidad de seguimiento y control.
• Trabajo en equipo.
• Proactividad y resolución de problemas.
• Orientación a resultados.
• Gestión eficiente del tiempo.
• Discreción y confidencialidad.

9. RELACIONES DE TRABAJO

Internas: Jefatura Comercial, ejecutivos de ventas, Operaciones, Finanzas, Facturación, Cobranzas, Logística y Servicio al Cliente.

Sueldo: S/.1,500.00 - S/.2,000.00 al mes

Lugar de trabajo: Empleo presencial