Coordinador Administrativo

Sobre el Cargo

En Nov’ita Employment & Community Development Chile buscamos incorporar un Coordinador Administrativo para organizar y dar seguimiento a los procesos administrativos que respaldan programas, proyectos y actividades institucionales.

La persona seleccionada será responsable de coordinar documentación, proveedores, compras, reuniones, contratos y requerimientos internos, asegurando que la información se mantenga actualizada y que los procesos administrativos se desarrollen de manera ordenada y dentro de los plazos establecidos.

Este cargo trabajará estrechamente con Administración, Finanzas, Recursos Humanos, Gestión de Proyectos y equipos vinculados a programas de empleo y desarrollo comunitario.

Buscamos un profesional organizado, proactivo y orientado al detalle, con experiencia en coordinación administrativa y capacidad para trabajar con múltiples prioridades simultáneamente.

¿Por qué trabajar con nosotros?

Impacto institucional: Tu trabajo contribuirá al funcionamiento eficiente de programas y proyectos orientados al empleo y desarrollo comunitario.

Experiencia transversal: Tendrás contacto con administración, finanzas, proyectos y recursos humanos.

Desarrollo profesional: Podrás fortalecer tu experiencia en coordinación, proveedores, documentación y control administrativo.

Autonomía: Valoramos profesionales capaces de organizar prioridades y resolver requerimientos oportunamente.

Trabajo colaborativo: Participarás en un entorno donde la coordinación entre distintas áreas es fundamental.

Responsabilidades Principales

• Coordinar actividades administrativas diarias.
• Mantener documentación organizada y actualizada.
• Gestionar archivos físicos y digitales.
• Actualizar bases de datos institucionales.
• Dar seguimiento a solicitudes internas.
• Preparar reportes administrativos.
• Coordinar reuniones y agendas.
• Elaborar minutas y registrar compromisos.
• Gestionar documentación de proveedores.
• Solicitar y comparar cotizaciones.
• Preparar solicitudes de compra.
• Dar seguimiento a órdenes de compra.
• Coordinar recepción de facturas.
• Apoyar seguimiento de pagos.
• Mantener registros de gastos administrativos.
• Coordinar antecedentes con Finanzas.
• Apoyar requerimientos de Contabilidad.
• Controlar contratos de servicios.
• Mantener calendarios de vencimientos.
• Dar seguimiento a renovaciones.
• Apoyar documentación de proyectos.
• Mantener matrices de seguimiento.
• Coordinar requerimientos con Recursos Humanos.
• Apoyar actividades relacionadas con incorporación de personal.
• Gestionar insumos y servicios generales.
• Preparar documentación para jefaturas.
• Apoyar procesos de auditoría.
• Mantener registros de actividades institucionales.
• Identificar documentación faltante.
• Coordinar regularización de antecedentes.
• Documentar procedimientos administrativos.
• Proponer mejoras en los procesos internos.

Lo que Buscamos

Experiencia: Entre 3 y 5 años de experiencia en Administración, Coordinación de Proyectos, Operaciones, Organizaciones Sociales o áreas relacionadas.

Formación: Título técnico o profesional en Administración de Empresas, Ingeniería en Administración, Ingeniería Comercial, Gestión Pública o carrera afín.

Coordinación administrativa: Experiencia gestionando documentación, proveedores, compras y requerimientos internos.

Excel: Manejo intermedio o avanzado de Microsoft Excel.

Organización: Capacidad para administrar múltiples tareas, fechas y prioridades simultáneamente.

Control documental: Experiencia manteniendo registros y antecedentes correctamente respaldados.

Comunicación: Capacidad para coordinarse con equipos internos, proveedores y participantes de programas.

Orientación al detalle: Capacidad para detectar diferencias y mantener información actualizada.

Será Valorado

• Experiencia en fundaciones, corporaciones u organizaciones sociales.
• Experiencia en programas de empleo o desarrollo comunitario.
• Manejo de Microsoft 365.
• Experiencia con Google Workspace.
• Conocimiento de órdenes de compra.
• Experiencia con gestión de proveedores.
• Manejo de ERP.
• Conocimientos básicos de contabilidad.
• Experiencia administrando contratos.
• Manejo de Power BI.
• Experiencia con Asana, Monday.com o Trello.
• Conocimiento de gestión documental.
• Experiencia preparando KPI administrativos.
• Inglés básico o intermedio.

Sueldo: $1.400.000 - $2.300.000 al mes

Lugar de trabajo: Empleo presencial