Coordinadora administrativa

No buscamos a alguien que lleve una lista de pendientes; buscamos a alguien que se asegure de que los pendientes se cierren.

Objetivo del puesto

Coordinar y controlar los procesos administrativos de Grupo IXAN, asegurando el seguimiento oportuno de contratos y órdenes de compra, facturación, cobranza, cuentas por pagar, proveedores, administración de personal y documentación administrativa, proporcionando a Dirección información confiable y actualizada para la toma de decisiones.

Responsabilidades principales

• Administrar y dar seguimiento al ciclo de órdenes de compra, contratos, facturación, cobranza y pagos .

• Mantener actualizados los controles de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, compromisos y programación de pagos .

• Coordinar la documentación administrativa necesaria con clientes, proveedores, subcontratistas y responsables de proyecto.

• Dar seguimiento a altas y expedientes de proveedores, documentación fiscal y requisitos administrativos.

• Coordinar con el despacho contable la entrega y seguimiento de información contable, fiscal y de nómina.

• Mantener expedientes de personal y dar seguimiento administrativo a incidencias, altas, bajas, vacaciones y demás información laboral.

• Integrar y mantener actualizados los expedientes administrativos de cada proyecto , en coordinación con el responsable del control documental.

• Preparar reportes y controles administrativos para Dirección.

• Identificar anticipadamente pendientes, vencimientos, documentación faltante o situaciones que puedan afectar facturación, cobranza o pagos, y darles seguimiento hasta su cierre.

• Proponer mejoras a los controles y procesos administrativos conforme evolucione la operación de IXAN.

Perfil

Licenciatura en Administración, Contabilidad, Finanzas o afín; preferentemente 2–4 años en coordinación o administración; experiencia comprobable en facturación, cobranza, proveedores, cuentas por pagar y control administrativo; buen dominio de Excel; organización y atención al detalle; comunicación profesional; capacidad para manejar varios procesos simultáneamente; iniciativa, seguimiento y criterio para resolver y escalar asuntos.

Deseable: experiencia en empresas que trabajen por proyectos —construcción, ingeniería, arquitectura, project management o servicios profesionales— y manejo de ERP o plataformas administrativas.

Rango: $20,000–$25,000 MXN brutos mensuales + prestaciones de ley.