Encargado de Compras-Logística

OBJETIVO DEL PUESTO

Planificar, coordinar y controlar el abastecimiento de insumos, productos, materiales y suministros necesarios para la operación de las tiendas, garantizando disponibilidad oportuna, condiciones adecuadas de compra, control de costos y continuidad operativa.

Asimismo, será responsable de mantener una comunicación permanente con proveedores, almacén y tiendas, verificando los requerimientos, niveles de inventario, comportamiento de las ventas y necesidades de abastecimiento de la empresa.

FUNCIONES PRINCIPALES

1. Gestión de compras

• Recibir, revisar y consolidar los requerimientos de las diferentes tiendas.
• Verificar que los requerimientos correspondan a las necesidades reales de cada establecimiento.
• Elaborar y gestionar las Órdenes de Compra (OC) correspondientes.
• Coordinar la aprobación de las órdenes de compra según los procedimientos internos.
• Realizar seguimiento a las órdenes de compra hasta su recepción.
• Verificar que las cantidades solicitadas correspondan con las cantidades adquiridas.
• Evitar compras innecesarias, duplicadas o que generen sobrestock.
• Buscar alternativas de compra que permitan optimizar costos sin afectar la calidad.

2. Coordinación con proveedores

• Mantener comunicación constante con los proveedores.
• Solicitar cotizaciones cuando corresponda.
• Comparar precios, condiciones comerciales, tiempos de entrega y calidad.
• Coordinar fechas y horarios de entrega.
• Dar seguimiento a pedidos pendientes.
• Informar a los proveedores sobre incidencias relacionadas con entregas.
• Coordinar cambios, devoluciones o reposiciones cuando existan productos defectuosos, incompletos o que no correspondan al pedido.
• Mantener actualizada la información de proveedores.
• Evaluar periódicamente el cumplimiento de los proveedores.

3. Verificación de requerimientos

• Revisar que los requerimientos enviados por las tiendas sean completos y correctos.
• Verificar que los pedidos respeten el cronograma de abastecimiento establecido.
• Analizar si las cantidades solicitadas guardan relación con el consumo y las ventas.
• Detectar solicitudes excesivas o inusuales.
• Coordinar con el Supervisor de Tienda cualquier requerimiento que requiera aclaración.
• Evitar que errores en los requerimientos generen desabastecimientos o compras innecesarias.
• Dar seguimiento a los requerimientos hasta su atención.

4. Análisis de ventas y consumo

• Revisar periódicamente las ventas de las tiendas.
• Analizar el comportamiento de venta por producto y por tienda.
• Utilizar la información de ventas como referencia para la planificación de compras.
• Identificar productos de alta y baja rotación.
• Detectar variaciones importantes en el consumo.
• Ajustar las cantidades de compra de acuerdo con la demanda.
• Coordinar con el área de producción las necesidades especiales de insumos.
• Identificar posibles riesgos de quiebre de stock.

5. Coordinación permanente con Almacén

• Mantener comunicación constante con el Encargado y Asistente de Almacén.
• Verificar los niveles de stock de los principales insumos.
• Coordinar las necesidades de reposición.
• Confirmar la recepción de las compras realizadas.
• Verificar que los productos recibidos correspondan a las órdenes de compra.
• Dar seguimiento a productos pendientes de recepción.
• Coordinar el abastecimiento oportuno de las tiendas.
• Atender incidencias relacionadas con faltantes o diferencias de mercadería.

6. Control de inventarios y stock

• Realizar verificaciones periódicas del stock disponible.
• Ejecutar verificaciones inopinadas de inventario en el almacén cuando corresponda.
• Comparar el stock físico con los registros del sistema o formatos establecidos.
• Identificar diferencias, faltantes, sobrantes o productos sin movimiento.
• Informar inmediatamente cualquier irregularidad detectada.
• Verificar productos próximos a vencer.
• Identificar productos con sobrestock.
• Coordinar acciones para reducir pérdidas por vencimiento o deterioro.

7. Planificación del abastecimiento

• Elaborar la planificación semanal de compras.
• Considerar ventas, stock disponible, requerimientos y tiempos de entrega.
• Anticipar necesidades de abastecimiento.
• Coordinar compras de productos de alta rotación.
• Considerar fechas especiales, campañas, promociones o incrementos previstos de demanda.
• Evitar quiebres de stock que puedan afectar la operación de las tiendas.

8. Control de costos de compra

• Realizar seguimiento a los precios de los principales insumos.
• Comparar precios entre proveedores.
• Identificar oportunidades de ahorro.
• Negociar mejores condiciones comerciales cuando corresponda.
• Evaluar cambios de proveedor cuando exista una diferencia significativa de precio o servicio.
• Coordinar con el área de Contabilidad la validación de precios y documentación.
• Mantener información actualizada de los precios de compra.

9. Recepción y conformidad de compras

• Dar seguimiento a la recepción de mercadería en almacén.
• Verificar que las entregas se realicen dentro de los plazos acordados.
• Coordinar con almacén la identificación de diferencias.
• Dar seguimiento a productos faltantes o rechazados.
• Solicitar al proveedor la regularización correspondiente.
• Verificar que las órdenes de compra sean atendidas correctamente.

10. Evaluación de proveedores

Evaluar periódicamente a los proveedores considerando:

• Precio.
• Calidad.
• Cumplimiento de cantidades.
• Puntualidad.
• Condiciones de entrega.
• Capacidad de respuesta.
• Atención ante reclamos.
• Condiciones de pago.

Asimismo, deberá informar a la Gerencia cuando un proveedor presente incumplimientos recurrentes.

11. Control documental

Mantener organizada y actualizada la documentación relacionada con:

• Órdenes de compra.
• Cotizaciones.
• Requerimientos.
• Facturas.
• Guías de remisión.
• Reportes de recepción.
• Cuadros comparativos de proveedores.
• Condiciones comerciales.
• Reportes de incidencias.

12. Coordinación con las tiendas

• Mantener comunicación con los Supervisores y Encargados de Tienda.
• Informar fechas estimadas de llegada de los productos.
• Comunicar retrasos o problemas de abastecimiento.
• Coordinar requerimientos extraordinarios cuando estén debidamente justificados.
• Verificar que las tiendas reciban los productos solicitados.
• Identificar necesidades recurrentes de cada sede.

13. Reportes de gestión

Elaborar periódicamente reportes relacionados con:

• Compras realizadas.
• Compras pendientes.
• Órdenes de compra abiertas.
• Nivel de stock.
• Productos próximos a agotarse.
• Productos con sobrestock.
• Variaciones de precios.
• Cumplimiento de proveedores.
• Incidencias de abastecimiento.
• Diferencias de inventario.
• Evolución del gasto por compras.

RESPONSABILIDADES

• Garantizar el abastecimiento oportuno de las tiendas.
• Evitar quiebres de stock.
• Evitar compras innecesarias y sobrestock.
• Mantener una adecuada relación con proveedores.
• Buscar eficiencia en los costos de adquisición.
• Verificar que las compras correspondan a necesidades reales.
• Mantener coordinación permanente con almacén.
• Detectar oportunamente diferencias de inventario.
• Velar por el cumplimiento de los procedimientos internos de compras.
• Informar oportunamente cualquier irregularidad.

INDICADORES DE GESTIÓN (KPIs)

• Porcentaje de quiebres de stock.
• Cumplimiento del cronograma de abastecimiento.
• Cumplimiento de proveedores.
• Variación de precios de compra.
• Ahorro obtenido mediante negociación.
• Nivel de sobrestock.
• Nivel de productos vencidos o deteriorados.
• Diferencias de inventario detectadas.
• Tiempo promedio de atención de requerimientos.
• Porcentaje de órdenes de compra atendidas correctamente.
• Porcentaje de compras realizadas dentro del presupuesto.

PERFIL DEL PUESTO

Formación

• Técnico o profesional en Administración, Logística, Negocios, Contabilidad o carreras afines.

Experiencia

• Experiencia mínima de 2 años en compras, abastecimiento o logística.
• Deseable experiencia en restaurantes, cafeterías, alimentos o empresas de consumo masivo.

Conocimientos

• Gestión de compras.
• Negociación con proveedores.
• Control de inventarios.
• Logística y abastecimiento.
• Análisis de ventas y consumo.
• Manejo de Excel.
• Sistemas de Restaurant.pe
• Costos y análisis de precios.
• Productos e insumos para restaurantes y cafeterías.

COMPETENCIAS

• Organización.
• Capacidad de negociación.
• Análisis numérico.
• Atención al detalle.
• Proactividad.
• Planificación.
• Comunicación efectiva.
• Capacidad de seguimiento.
• Resolución de problemas.
• Orientación a resultados.
• Honestidad y criterio comercial.

AUTORIDAD

El Encargado de Compras y Logística está facultado para:

• Solicitar cotizaciones a proveedores.
• Comparar y evaluar alternativas de compra.
• Solicitar aclaraciones sobre requerimientos.
• Observar requerimientos que no estén correctamente sustentados.
• Solicitar información de stock al almacén.
• Realizar verificaciones inopinadas de inventario.
• Reportar diferencias de inventario.
• Solicitar regularizaciones a proveedores.
• Proponer nuevos proveedores y alternativas de compra.
• Recomendar cambios de proveedor por incumplimiento o condiciones desfavorables.

La aprobación final de compras y compromisos económicos se realizará conforme a los niveles de autorización establecidos por la Gerencia.

PROHIBICIONES

• Realizar compras sin la autorización correspondiente.
• Favorecer a un proveedor por intereses personales.
• Recibir beneficios, comisiones o incentivos de proveedores.
• Alterar órdenes de compra o documentos.
• Ocultar diferencias de inventario.
• Autorizar compras innecesarias.
• Comprometer pagos fuera de las políticas de la empresa.
• Mantener acuerdos comerciales no autorizados con proveedores.
• Omitir información relevante sobre incumplimientos de proveedores.

ENTREGABLES DEL PUESTO

• Órdenes de compra.
• Cuadro de requerimientos consolidados.
• Cuadro comparativo de proveedores.
• Reporte de compras.
• Reporte de variación de precios.
• Reporte de stock y productos críticos.
• Evaluación de proveedores.
• Reportes de incidencias de abastecimiento.
• Reportes de verificaciones de inventario.

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

El desempeño será evaluado considerando:

• Continuidad del abastecimiento de las tiendas.
• Capacidad para anticipar necesidades.
• Reducción de quiebres de stock.
• Control y optimización del gasto.
• Cumplimiento de los procedimientos de compra.
• Calidad de la gestión con proveedores.
• Exactitud de las órdenes de compra.
• Seguimiento de los requerimientos.
• Resultados de las verificaciones de inventario.
• Capacidad para detectar y solucionar incidencias.
• Cumplimiento de los reportes y entregables establecidos.

Sueldo: S/.1,025.00 - S/.2,000.00 al mes

Lugar de trabajo: Empleo presencial