Executive Assistant Bilingüe

DESCRIPCIóN

Brindar soporte administrativo, organizacional y ejecutivo a la dirección general o a altos directivos, facilitando la gestión eficiente de sus actividades diarias. Será responsable de coordinar agendas, reuniones, viajes, comunicaciones y documentación confidencial, actuando como enlace entre la dirección, los equipos internos y los clientes o socios internacionales, tanto en español como en inglés.

Principales responsabilidades

• Administrar y coordinar la agenda ejecutiva, reuniones y compromisos de la dirección.
• Organizar reuniones presenciales y virtuales con clientes, proveedores y socios estratégicos.
• Gestionar correos electrónicos, llamadas y comunicaciones en español e inglés.
• Preparar presentaciones, informes, minutas y documentos ejecutivos.
• Coordinar viajes de negocios, reservaciones de vuelos, hospedaje y logística.
• Dar seguimiento a acuerdos, pendientes, proyectos y fechas de entrega.
• Actuar como enlace entre la dirección y las diferentes áreas de la empresa.
• Organizar y mantener actualizados archivos, bases de datos y documentos corporativos.
• Manejar información confidencial con discreción y profesionalismo.
• Apoyar en la preparación de reuniones, reportes y materiales para la toma de decisiones.
• Gestionar solicitudes administrativas, comprobaciones de gastos y seguimiento de facturas.
• Coordinar eventos corporativos y actividades especiales cuando sea necesario.
• Atender comunicaciones con clientes y contactos internacionales en inglés.

REQUISITOS

• Escolaridad: Licenciatura en Administración, Negocios Internacionales, Comunicación, Relaciones Públicas o carrera afín.
• Experiencia: De 3 a 5 años como Executive Assistant, Asistente de Dirección, Asistente Ejecutivo o posición similar.
• Inglés: Nivel avanzado o bilingüe, oral y escrito; capacidad para comunicarse profesionalmente con ejecutivos internacionales.
• Dominio de Microsoft Office o Google Workspace.
• Experiencia en administración de agendas y coordinación de reuniones.
• Manejo de herramientas de videoconferencia como Zoom, Microsoft Teams o Google Meet.
• Excelente redacción de correos, informes y documentos ejecutivos.
• Experiencia en manejo de información confidencial.
• Disponibilidad para coordinar reuniones con diferentes zonas horarias, si el puesto lo requiere.

Competencias y habilidades

• Organización y planificación.
• Comunicación verbal y escrita bilingüe.
• Discreción y confidencialidad.
• Atención al detalle.
• Gestión del tiempo y priorización.
• Proactividad y anticipación de necesidades.
• Resolución de problemas.
• Inteligencia emocional y trato profesional.
• Adaptabilidad y capacidad para trabajar bajo presión.
• Autonomía y seguimiento puntual de tareas.