Gestor/a Documental de Proyectos – Control Documental (Panamá)

En COX Panamá buscamos incorporar un/a Gestor/a Documental de Proyectos para garantizar la correcta administración, trazabilidad y control de toda la documentación generada durante la ejecución de nuestros proyectos. Serás responsable de administrar, controlar, organizar y mantener la trazabilidad de la documentación técnica, contractual y administrativa de los proyectos, asegurando que todos los equipos involucrados trabajen siempre con información vigente, aprobada y correctamente distribuida.

Tu labor será clave para garantizar la calidad documental, el seguimiento de entregables y el cumplimiento de los requisitos establecidos por clientes, proveedores y subcontratistas durante todas las fases del proyecto.

Principales responsabilidades

• Implementar y mantener el sistema de control documental de los proyectos.
• Registrar, codificar, clasificar y controlar documentación técnica, administrativa y contractual.
• Gestionar revisiones, versiones, estados de aprobación y distribución de documentos.
• Administrar el flujo documental mediante transmittals y sistemas equivalentes.
• Dar seguimiento a submittals, documentación técnica y entregables pendientes de revisión o aprobación.
• Gestionar planos de construcción, planos aprobados, documentación As-Built y documentación de cierre.
• Mantener la trazabilidad de RFI, consultas técnicas, aclaraciones y comunicaciones formales.
• Controlar y registrar cambios de ingeniería, órdenes de cambio y modificaciones de proyecto.
• Coordinar el control documental con las áreas de Ingeniería, Construcción, QA/QC, Medio Ambiente, Seguridad y Social.
• Elaborar reportes e indicadores de estado documental para la dirección del proyecto.
• Preparar el expediente documental final incluyendo manuales, certificados, protocolos, garantías y documentación de cierre.
• Garantizar la confidencialidad y correcta conservación de toda la documentación del proyecto.

Requisitos imprescindibles

• Experiencia mínima de 3 años en control documental de proyectos de construcción, ingeniería, infraestructura, energía, agua o sectores similares.
• Experiencia en gestión de documentación técnica y contractual.
• Conocimiento de procesos de revisión y aprobación de planos, submittals, transmittals y documentación de ingeniería.
• Manejo avanzado de Microsoft Excel y herramientas Microsoft Office.
• Alta capacidad organizativa, atención al detalle y orientación al seguimiento de procesos.
• Capacidad para trabajar con múltiples prioridades y grandes volúmenes documentales.

Formación

• Ingeniería Civil, Electromecánica o Arquitectura.
• Administración de Empresas, Gestión de Proyectos o titulaciones afines.
• También se valorarán perfiles técnicos con experiencia demostrada en gestión documental de proyectos.

Valoraremos especialmente

• Experiencia en proyectos de tratamiento de agua, infraestructura hidráulica, saneamiento, energía o sector industrial.
• Conocimiento de documentación para proyectos con entidades públicas.
• Experiencia trabajando con sistemas de gestión documental.
• Manejo de plataformas como Autodesk Construction Cloud, SharePoint, OneDrive o herramientas similares.
• Oportunidad de crecimiento profesional dentro de una organización en expansión.