Oficial Administrativo/a

Rodeado de jardines botánicos y situado en plena Milla de Oro de Marbella, el legendario Marbella Club nació en 1954 como un refugio mediterráneo creado por el Príncipe Alfonso von Hohenlohe.

Hoy, como parte de The Leading Hotels of the World, seguimos su legado y promovemos una cultura basada en la autenticidad, la excelencia y la atención al detalle, creando experiencias memorables para nuestros huéspedes. La posición que presentamos a continuación forma parte clave de nuestro equipo y contribuye a mantener y elevar el estándar de calidad que, desde hace más de 70 años, define a Marbella Club.

Responsabilidades principales:

• Income — Control de ingresos:

• Revisar los ingresos de alojamiento, restauración y demás puntos de venta, verificando que la información y documentación sean correctas.

• Comprobar la coherencia entre los sistemas de gestión hotelera, los puntos de venta y la información administrativa.

• Realizar el seguimiento y control de cobros por efectivo, tarjetas, transferencias, anticipos y cargos a crédito.

• Revisar liquidaciones de TPV y realizar el seguimiento de las diferencias detectadas en coordinación con Tesorería.

• Controlar depósitos y anticipos de clientes y realizar el seguimiento de su correcta aplicación a las facturas.

• Revisar facturas, abonos, anulaciones, descuentos y servicios de cortesía, comprobando su documentación y autorización.

• Realizar el seguimiento de cuentas de clientes y colaborar en la resolución de incidencias de incidencias de facturación y cobro.

• Preparar información, documentación y conciliaciones necesarias para los cierres mensuales.

• Comisiones:

• Revisar y apoyar en el cálculo de las comisiones correspondientes a agencias, intermediarios y otros colaboradores, conforme a las condiciones acordadas.

• Comprobar las reservas, estancias, importes y bases de cálculo que generan derecho a comisión.

• Revisar facturas y liquidaciones, detectando duplicidades, diferencias o cargos improcedentes.

• Realizar el registro y seguimiento administrativo de las comisiones y de la documentación asociada.

• Realizar el seguimiento de saldos e incidencias con colaboradores y departamentos implicados.

• Preparar las propuestas de pago y trasladarlas para su aprobación y gestión por Tesorería.

Suppliers — Contabilidad de proveedores:

• Revisar y registrar facturas de proveedores, verificando datos fiscales, documentación y autorizaciones.
• Comprobar la correspondencia entre pedidos, albaranes y facturas, cuando proceda.
• Gestionar y realizar el seguimiento de diferencias de precios, cantidades, documentación y facturación con proveedores y departamentos operativos.
• Controlar abonos pendientes, facturas duplicadas y partidas sin resolver.
• Realizar el seguimiento de cuentas y extractos de proveedores.
• Revisar vencimientos y preparar propuestas de pago en coordinación con el responsable de Proveedores y Tesorería.
• Realizar el seguimiento de albaranes pendientes de factura y colaborar en la preparación de la documentación necesaria para los cierres mensuales.

Perfil y competencias:

• Formación en Administración y Finanzas, Contabilidad, ADE o equivalente.
• Experiencia mínima de tres años en funciones administrativas, preferiblemente vinculadas a departamentos financieros, contabilidad, facturación o gestión de proveedores.
• Valorable experiencia en gestión de ingresos, facturación, comisiones y proveedores, preferiblemente en el sector hotelero.
• Buen manejo de Excel y sistemas ERP.
• Se valorará experiencia con Business Central, Opera, Simphony y DocuWare.
• Se valorarán conocimientos de USALI e inglés profesional.
• Perfil organizado, metódico y orientado al detalle, con capacidad para gestionar documentación y realizar seguimiento de tareas e incidencias.
• Autonomía, capacidad de organización y cumplimiento de plazos.
• Capacidad para resolver incidencias y realizar seguimiento hasta su resolución.
• Buenas habilidades de comunicación y capacidad para colaborar con departamentos operativos, proveedores y otras áreas del departamento financiero.
• Flexibilidad para colaborar en distintas áreas y adaptarse a las necesidades del departamento.