Program Coordinator

Descripción General:

El Coordinador de Programas es responsable de gestionar la planificación, organización y ejecución logística de los programas quirúrgicos, tanto a corto plazo como los programas continuos en hospitales socios. Este puesto garantiza que todos los aspectos operativos, desde el transporte de pacientes y voluntarios hasta la gestión de insumos médicos, se lleven a cabo de manera eficiente y bajo altos estándares de seguridad. El Coordinador de Programas asegura que los programas quirúrgicos alcancen sus objetivos de manera eficaz, maximizando los recursos disponibles y brindando una atención de calidad a los pacientes.

Principales Funciones:

El Coordinador del Programa es responsable de:

Planificación Estratégica de Programas Quirúrgicos:

• Trabajar junto con el Gerente de Programas para planificar los programas quirúrgicos a corto plazo y los continuos en hospitales socios, garantizando que los recursos necesarios, tanto humanos como materiales, estén disponibles.
• Desarrollar planes de acción detallados para cada programa, estableciendo cronogramas específicos, asignaciones de tareas y previsión de recursos.
• Anticipar posibles contingencias y crear planes alternativos para asegurar que cualquier eventualidad sea abordada de manera rápida y eficaz.

Coordinación Logística Completa:

• Coordinar el transporte de pacientes, voluntarios y personal médico hacia y desde los hospitales donde se desarrollan los programas quirúrgicos. Asegurar que las necesidades de alojamiento y alimentación estén cubiertas durante todo el evento.
• Gestionar la adquisición, transporte y almacenamiento de insumos médicos y materiales necesarios para el éxito de los programas quirúrgicos, asegurando que todo esté disponible y organizado antes del inicio de cada programa.
• Colaborar estrechamente con los hospitales socios para asegurar la disponibilidad de sus instalaciones, gestionar los permisos necesarios y asegurar que el entorno esté listo para la operación de los programas continuos.
• Implementar medidas de seguridad y bienestar para los pacientes y el personal durante los programas quirúrgicos, asegurando que todas las normativas y estándares de calidad de la organización se respeten.

Colaboración y Gestión de Equipos:

• Trabajar de manera coordinada con el Coordinador de Voluntariado y el personal médico para asegurar que los voluntarios estén preparados y asignados correctamente para sus funciones durante los programas quirúrgicos.
• Mantener una comunicación fluida con los equipos médicos, asegurando que sus necesidades estén cubiertas en términos de logística, insumos y asistencia técnica durante la operación de los programas.
• Asegurar que todo el personal involucrado en los programas quirúrgicos, incluidos los voluntarios, esté debidamente informado de sus roles y responsabilidades para garantizar la cohesión y eficiencia en el trabajo.

Presupuestación y Monitoreo de Recursos Financieros:

• Elaborar y gestionar el presupuesto de los programas quirúrgicos, asegurando que cada componente logístico se ajuste a los límites financieros establecidos.
• Monitorear y controlar el uso de los recursos financieros asignados a los programas, ajustando el gasto en función de las necesidades y reportando cualquier desviación o ahorro.
• Garantizar la transparencia en la administración de los recursos financieros, generando informes financieros precisos y completos para los responsables de la organización.

Supervisión Operativa en los Hospitales:

• Realizar visitas de supervisión a los hospitales donde se desarrollan los programas quirúrgicos, asegurando que la implementación de los planes logísticos se realice según lo previsto.
• Resolver problemas operativos que puedan surgir en tiempo real, asegurando que las actividades continúen sin interrupciones y que los pacientes reciban la atención necesaria de manera eficiente.
• Proveer apoyo constante al equipo local en los hospitales para enfrentar cualquier desafío logístico, asegurando una ejecución eficiente y dentro de los plazos establecidos.

Evaluación y Mejora Continua:

• Monitorear y evaluar los indicadores clave de rendimiento de cada programa quirúrgico, incluyendo la efectividad logística, satisfacción del paciente, y el cumplimiento de los objetivos financieros.
• Generar informes de evaluación detallados al término de cada programa quirúrgico, identificando los logros alcanzados, áreas de mejora y lecciones aprendidas para mejorar futuros programas.
• Proponer y liderar iniciativas de mejora continua en la planificación y ejecución de programas quirúrgicos, buscando constantemente aumentar la eficiencia y reducir costos sin comprometer la calidad del servicio.