Recepcionista Guatemala

Brindará servicio en la entrega diaria de actividades administrativas atentas, efectivas y eficientes en apoyo de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Proporcionará un servicio consistente, de alta calidad y contribuirá a la administración correcta de los recursos para ayudar a asegurar efectividad operativa en apoyo a la realización de programas de alta calidad. Representa nuestra imagen, carta de presentación y el enlace entre el personal de CRS y nuestros socios, donantes, proveedores y toda aquella persona que tenga relación con nuestra organización.

FUNCIONES PRINCIPALES:

• Atender al público en general, visitantes, socios, proveedores, colegas, personal de CRS en referencia a asuntos de recepción.
• Atender a las llamadas telefónicas internas y externas a través de la operación de la planta telefónica y celular institucional, transferencia de llamadas, digitación de llamadas internacionales, recepción y entrega de mensajes.
• Recepción, clasificación y distribución de la correspondencia después de haberla escaneado (incluyendo facturas físicas, documentos, vales de hospedaje, agendas, listado de participantes).
• Preparar borradores de cartas cuando se le soliciten.
• Realiza arreglos de viaje y logísticos para personal de operaciones y visitantes. (p.ej. solicitud de celular, chip, transporte, requisiciones de hospedaje)
• Actualiza de manera permanente los listados de contactos (directorios) de CRS, incluyendo los datos del personal nacional, internacional, mantiene informado al personal de los cambios en los mismos mensualmente.
• Administrar el uso de los salones de reuniones de CRS, avisando a Mantenimiento sobre café o agua, así como cancelando reservas o ayudando al personal por algún inconveniente.
• Envíos de paquetes de Courier (DHL y Cargo Expreso) para envíos internacionales y dentro de la república.
• Está a cargo de Recepción de Oficina Guatemala.
• Apoyar a otras áreas de Operaciones (como Finanzas y Recursos Humanos) cuando se le requiere
  Recepcionista
  Actualización RH septiembre 2026
• Control de insumos como: resmas de papel, tóner, café, artículos de cocina y aseo de los baños y limpieza en general. Control de stickers de parqueo y solicitud de estos.
• Elabora e ingresa requisiciones en Insight de operaciones o programas GT, cuando se le soliciten.
• Recibe los bienes en la recepción, los almacena y notifica de la recepción, a través de los canales establecidos.

Antecedentes, Experiencia y Requisitos :

Educación y Experiencia

• Título a nivel diversificado de secretaria bilingüe. Una ventaja estar cursando carrera universitaria en Administración o carrera afín.
• Experiencia de dos años en un ambiente de oficina desempeñando tareas administrativas. Experiencia con una ONG local o internacional es una ventaja.
• Experiencia con digitación/procesadores de palabra, ingreso de datos en bases de dato y formularios en línea y trabajar con varios equipos de oficina.
• Experiencia en paquete de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) y sistemas de información gerencial, manejar sistemas de SAP o bien experiencia en un sistema contable.
• Experiencia previa en “atención al cliente”.
• Experiencia previa en procesos administrativos (preferible).

Habilidades Personales

• Buenas habilidades en la administración del tiempo con capacidad de trabajar en varias tareas.
• Fuerte orientación al servicio al cliente con buenas habilidades de comunicación e interpersonales.
• Proactivo, ingenioso y orientado a soluciones y a resultados.
• Alta habilidad de organización, priorización y manejo de detalles.
• Madurez emocional y asertividad
• Alta capacidad en el manejo de información confidencial Lengua Extranjera Requerida/Deseada Inglés intermedio

Disponibilidad para viajar: N/A
Relaciones Laborales Clave:
Internas: Especialista de Administración, Asistentes de Programas, Asistentes de Administración y de los otros departamentos, colegas de CRS.
Externas: Socios, proveedores, donantes y entidades afines no gubernamentales.

Competencias de la Agencia (para todo el Personal de CRS):
Las competencias de la agencia aclaran los comportamientos y actitudes esperados para todo el personal. Cuando se demuestran, crean un lugar de trabajo atractivo, ayudan al personal a lograr lo mejor de sí mismos y ayudan a CRS a alcanzar los objetivos de la agencia. Estas competencias están arraigadas en la misión, los valores y los principios rectores de CRS y son utilizados por cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr los resultados deseados.

• Responsabilidad personal: Consistentemente asume la responsabilidad de sus propias acciones.
• Actúa con integridad: Modela consistentemente valores alineados con los Principios Rectores y la misión de CRS. Se considera honesto.
• Genera y mantiene la confianza: Muestra coherencia entre palabras y acciones.
• Colabora con otros: Trabaja eficazmente en equipos interculturales y diversos.
• Abierto para aprender: Busca experiencias que puedan cambiar la perspectiva o brindar la oportunidad de aprender cosas nuevas.

Descargo de Responsabilidad: Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición. La duración de la contratación de esta posición está sujeta a la duración de los fondos de los proyectos y/o programa de país, así como entre otros procesos internos basados en la ley local.

Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación. CRS es un empleador que promueve la igualdad de oportunidades laborales.