Team Assistant

Barcelona IVF, clínica especializada en Reproducción Asistida, ubicada en Barcelona, selecciona a un/a Team Assistant. El Team Assistant dará apoyo al equipo de Atención al Paciente de nuestra clínica. Trabajará muy de la mano del manager del área para las siguientes cuestiones:

• Recopilación de información relevante para el equipo, asistiendo en la preparación de informes y análisis.
• Contribuir en la identificación de oportunidades de mejora en los procesos y procedimientos del equipo, proponiendo soluciones y ayudando en su implementación.
• Participar en la orientación y capacitación de nuevos miembros del equipo, facilitando su integración y proporcionando el apoyo necesario.
• Apoyar a los equipos en la gestión de tareas administrativas, coordinar la gestión de consentimientos, facturas, pagos y documentos renovación.
• Colaborar en la gestión de la comunicación interna, asegurando que la información se transmita de manera efectiva a todos los miembros del equipo.
• Gestionar la agenda del centro, optimizar tiempos y espacios, supervisar y coordinar citas con el equipo.
• Mantener y actualizar el registro de asistencia y horarios del equipo, asegurando que se reflejen con precisión las horas de trabajo y ausencias.
• Seguimiento de la carga de trabajo de los equipos, identificando posibles desequilibrios y proponiendo soluciones.
• Apoyar en la gestión de los recursos y suministros necesarios para el equipo, como material de oficina, equipos tecnológicos y otros elementos necesarios para el desempeño de las tareas.
• Realizar seguimiento de los plazos y entregas de proyectos puntuales, asegurando que se cumplan los tiempos establecidos y coordinando las acciones necesarias para cumplir con los objetivos.
• Colaborar en la gestión de las comunicaciones internas del equipo, asegurando que se compartan de manera oportuna y eficiente las actualizaciones, recordatorios y solicitudes de información.
• Mantener una comunicación fluida y proactiva con los miembros del equipo y otros departamentos, asegurándose de que se satisfagan las necesidades y se resuelvan los problemas relacionados con la planificación y disponibilidad. Para el puesto se requieren las siguientes competencias: -Persona emprendedora-proactiva y muy organizada. -Persona que le guste el trabajo en equipo pero que también pueda trabajar de forma independiente. -Persona capaz de hacer seguimiento de diferentes proyectos, administrador motivado orientado en los objetivos, detallista y eficiente. Se trata de un puesto estable en horario de lunes a viernes de 09:00 a 17:00h. Se ofrece formación acorde al puesto. Se valorarán idiomas como el francés o el italiano.