60 - Secrétaire d’établissement H/F

Créé en 1965, Cesap est une association à but non lucratif reconnue d’utilité publique, au service des enfants et adultes en situation de polyhandicap ou de handicap complexe. L’action de Cesap est triple : la gestion d’établissements et de services médico-sociaux, la formation initiale et continue des professionnels du secteur et la recherche sur le handicap.

Avec 39 Établissements, Services Et Dispositifs, Implantés Sur 23 Sites En Île-de-France, Dans L’Oise Et En Indre-et-Loire, Cesap Accompagne Quotidiennement Plus De 1800 Usagers Grâce à 1500 Salariés Professionnels Médico-sociaux. Si Vous Souhaitez Agir Avec Nous Au Service Des Personnes Les Plus Fragiles Et Dans Un Secteur Professionnel Stimulant, Nous Recrutons, Sur Notre Pôle Oise Au Sein De Notre Établissement « MAS Saint Roman » Situé à Gouvieux

Le poste Secrétaire d’établissement (H/F) CDI – temps plein – CCN 1966

Poste basé à Gouvieux (60)

Reprise d’ancienneté

Les missions et activités Au sein d’une équipe pluridisciplinaire engagée, vous occupez un poste central dans la vie de l’établissement, en étant à la fois un interlocuteur privilégié des familles, des professionnels et des partenaires.

Missions : En lien avec l’attachée de Direction de Pôle et l’équipe de direction de la MAS, vous contribuez au bon fonctionnement administratif de la structure et participez à la qualité de l’accompagnement des personnes accueillies.

À ce titre, vous mettez en œuvre l’organisation suivante en assurant notamment :

Accueil Et Secrétariat

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des résidents, familles, partenaires et visiteurs ;
• Informer, orienter et accompagner les différents interlocuteurs ;
• Gérer le courrier entrant et sortant ;
• Faciliter la circulation des informations entre les services et avec le Pôle.

Gestion Administrative Des Personnes Accompagnées

• Assurer le suivi administratif des dossiers des résidents ;
• Mettre à jour les informations au sein du Dossier Usager Informatisé (DUI) ;
• Saisir et suivre les présences et absences ;
• Gérer les commandes de repas en lien avec l’activité de l’établissement ;
• Assurer le suivi des incidents et des échanges avec les prestataires.

Gestion Logistique Et Économat

• Assurer le suivi du linge des résidents avec les équipes et le prestataire ;
• Réaliser les demandes d’achats et suivre les commandes dans le respect des procédures internes ;
• Gérer les tenues professionnelles des salariés ;
• Participer au suivi des fournisseurs et au traitement des éventuelles anomalies.

Appui à l’équipe de direction et à l’organisation de l’établissement :

• Élaborer, mettre à jour et classer les documents administratifs ;
• Réaliser des tableaux de bord, comptes rendus et outils de suivi ;
• Assurer le suivi administratif des instances, réunions et projets de l’établissement ;
• Préparer les dossiers et documents nécessaires à l’équipe de direction ;
• Participer à la collecte et à la consolidation des données d’activité ;
• Contribuer à la qualité, à la fluidité et à l’amélioration continue du fonctionnement de l’établissement.

De manière générale, vous apportez un soutien à l’équipe de direction de l’établissement en assurant, quand nécessaire, l’intermédiaire avec ses interlocuteurs, et en lui fournissant les informations lui permettant de prendre les décisions selon les délais arrêtés.

Les c ompétences et profil Vous êtes titulaire d’un Bac + 2 dans le domaine administratif, du secrétariat ou de la gestion.

Vous maitrisez parfaitement les outils informatiques (Excel, Word, PowerPoint).

La connaissance des logiciels suivants serait un plus : IMAGO, DATAMEAL, ViaTrajectoire.

À défaut, une formation à l’interne vous sera proposée.

Doté d’un excellent sens de la communication et de discrétion, vous savez rendre compte à la hiérarchie.

Poste à pourvoir dès à présent.