ACADÉMIE DES SCIENCES – ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

À compétences égales, une attention particulière sera apportée aux personnes en situation de handicap. OFFRE D’EMPLOI DE L’ACADÉMIE DES SCIENCES Référence du site « Choisir le service public » : Date de rédaction de l’offre d’emploi : 21 septembre 2026 Poste : ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) Recruteur : ACADÉMIE DES SCIENCES Affectation : Direction des comités, avis et rapports Date limite de candidature : 11 octobre 2026 Date de prise de poste : dès que possible

Statut du poste : poste de fonctionnaire de catégorie C (ouvert aux contractuels) Domaine fonctionnel du poste / métier : ADMINISTRATION GENERALE Catégorie du poste : C Localisation : Académie des sciences – 23 quai Conti – 75 006 PARIS

À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos.

Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères. Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/ A PROPOS DE L’ACADEMIE DES SCIENCES Depuis sa création en 1666, l’Académie des sciences se consacre au développement des sciences et conseille les autorités gouvernementales en ce domaine. Indépendante et pérenne, placée sous la protection du président de la République, elle est l’une des cinq académies siégeant à l’Institut de France.

Les académiciens exercent cinq missions fondamentales: encourager la vie scientifique, promouvoir l’enseignement des sciences, transmettre les connaissances, favoriser les collaborations internationales et assurer un rôle d’expertise et de conseil.

L’Académie des sciences, personne morale de droit public placée sous la protection du Président de la République, est dotée d’une équipe administrative d’environ quarante agents, organisée autour d’un secrétariat général et de quatre directions. Elle gère plusieurs fondations abritées (sans personnalité juridique), dont trois sont des fondations historiques : d’Antoine d’Abbadie (64), de Godin de Lépinay (86) et la Maison de Louis Pasteur (39).

Pour en savoir plus : http://www.academie-sciences.fr

A PROPOS DU SERVICE La direction des Comités, avis et rapports est composée de trois personnes : un directeur et deux chargés de mission. Cette direction fait partie du cœur de l’activité d’expertise de l’Académie des sciences. En particulier, son rôle est d’assurer le suivi administratif, éditorial et opérationnel d’une vingtaine de comités et groupes de travail réunissant des académiciens autour de questions scientifiques d’actualité, de politique de recherche, d’enseignement, d’histoire des sciences ou de valorisation du patrimoine scientifique de l’Académie.

La direction veille à la bonne organisation des réunions des comités et groupes de travail, et assure le suivi de leurs productions (avis, rapports et recommandations) destinés aux décideurs publics, aux médias, au monde éducatif et plus largement à la société.

Les agents de la direction travaillent en interaction avec l’ensemble des académiciens impliqués dans les comités et groupes de travail (une centaine de membres environ), ainsi qu’avec les autres services de l’Académie des sciences et de l’Institut de France.

Description Du Poste Placé sous l’autorité des secrétaires perpétuels de l’Académie des sciences, l’assistant de direction (H/F)

est affecté au sein de la direction des Comités, avis et rapports et relève de la responsabilité hiérarchique directe du directeur. L’assistant de direction (H/F) contribue au bon fonctionnement administratif et logistique des activités de la direction, en étroite coordination avec les autres agents de la direction.

Missions Principales Gestion administrative et secrétariat

• Assurer la tenue des agendas et le suivi du calendrier des réunions ;
• Rédiger et mettre en forme des courriers, notamment les invitations adressées aux experts et personnalités auditionnés dans le cadre des travaux des comités et groupes de travail ;
• Préparer et assurer le suivi des documents nécessaires aux réunions ;
• Assurer le classement et l’archivage des courriers et documents de la direction.

Organisation des réunions et logistique

• Préparer les réunions des comités et groupes de travail (convocations, réservations de salles, préparation des dossiers) ;
• Assurer la gestion des déplacements liés aux activités ;
• Veiller au bon déroulement logistique des réunions.

Gestion administrative et budgétaire

• Gérer les relations avec les prestataires ;
• Suivre les devis, bons de commande et factures liés aux activités du service ;
• Participer au suivi administratif des dépenses et à l’élaboration du budget de la direction.

Compétences Requises / Profil Recherché Niveau de diplôme : niveau Baccalauréat ou Bac +2 Une expérience dans un emploi comparable serait un véritable plus

Connaissances techniques indispensables

• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (suite Office) et d’Internet ;
• Très bonne maîtrise de la langue française, à l’écrit comme à l’oral ;
• Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
• Un intérêt pour les questions scientifiques constituerait un atout supplémentaire

Savoir-faire

• Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique ;
• Savoir rédiger et mettre en forme des documents administratifs ;
• Savoir organiser et suivre plusieurs activités simultanément ;
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus simples ;
• Savoir hiérarchiser, classer et archiver des documents ;
• Savoir analyser des factures
• Savoir analyser des documents excel (suivi administratif des dépenses)
• Faire preuve de rigueur, de fiabilité et d’autonomie dans l’organisation de son travail ;
• Gérer les priorités et les délais.

Savoir être

• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Courtoisie et aisance relationnelles avec des interlocuteurs variés ;
• Sens du protocole
• Sens de l’organisation ;
• Sens du service ;
• Bon relationnel et aptitude au travail en équipe ;
• Réactivité et capacité d’adaptation ;
• Rigueur et sens des responsabilités ;
• Curiosité intellectuelle.

CONDITIONS PARTICULIÈRES Durée Du Contrat Si fonctionnaire : Contrat de détachement (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)

Si agent non titulaire (contractuel) : contrat à durée déterminée d’un an avec période d’essai de deux mois, renouvelable une fois pour la même durée.

Sujétions L’exercice des fonctions requiert une grande discrétion, un strict respect de la confidentialité des informations traitées ainsi qu’une bonne capacité d’organisation et de gestion des priorités.

Sujétions éventuelles en fonction des événements.

Horaires pouvant être parfois décalés en fonction de l’agenda des événements

Avantages

Télétravail possible (après la période d’essai et sous réserve de l’accord de la hiérarchie)

Titres-restaurant (uniquement pour les recrutements de plus de trois mois)

5 semaines de congés annuels et 23 jours de RTT (cycle de travail de 39 heures hebdomadaires)

Adhésion à Club Employés (réduction sur de nombreux achats)

Carte « offre sociale et culturelle » avec entrées gratuites dans les fondations-musées de l’Institut et des académies.

DOSSIER DE CANDIDATURE Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur une plate-forme de recrutement. Votre candidature ne sera pas examinée

Adresser votre dossier de candidature à Madame Aurore LOPEZ par voie électronique à l’adresse : [email protected] En mentionnant dans l’objet du message : VOTRE NOM _ CANDIDATURE / ASSISTANT DE DIRECTION Le dossier de candidature est composé des documents suivants, à transmettre en pièces jointes :

un CV ; une lettre de motivation, le diplôme détenu le plus élevé, les deux derniers compte rendus d’évaluation professionnelle (si vous en disposez)