Adjoint administratif

Adjoint(e) administratif en gestion de patrimoine

Lieu : Montréal, QC

Type d'emploi : Temps plein, permanent

À propos de nous

Nous sommes une équipe spécialisée en gestion de patrimoine qui accompagne des professionnels, entrepreneurs, familles et retraités dans l'atteinte de leurs objectifs financiers. Notre succès repose sur des relations de confiance durables, une qualité de service exceptionnelle et une rigueur administrative irréprochable.

Nous sommes à la recherche d'une adjointe administrative organisée, proactive et professionnelle qui souhaite évoluer au sein d'une équipe dynamique où son travail a un impact réel sur l'expérience client.

Principales responsabilitésGestion des dossiers clients

• Créer et mettre à jour les dossiers clients dans le CRM.
• Assurer l'exactitude et la conformité des informations clients.
• Effectuer le suivi des documents manquants.
• Préparer différents formulaires et documents administratifs.
• Assurer le classement électronique et l'organisation des dossiers.
• Veiller au respect des procédures internes et des échéanciers.

Service à la clientèle

• Répondre aux appels et aux courriels entrants.
• Accueillir les clients lors des rencontres.
• Effectuer les suivis auprès des clients concernant leurs demandes.
• Coordonner l'envoi et la réception de documents.
• Maintenir un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité.

Coordination administrative

• Gérer les agendas et la planification des rencontres.
• Organiser les rendez-vous virtuels et en personne.
• Effectuer des suivis auprès des partenaires internes et externes.
• Produire et mettre à jour différents rapports administratifs.
• Participer à l'amélioration continue des processus et procédures.

Logiciels et compétences techniques

Le candidat doit être à l'aise avec :

• Microsoft Outlook (courriels, calendrier et gestion des tâches)
• Microsoft Word (lettres, mise en forme de documents et formulaires)
• Microsoft Excel (tableaux, suivis et rapports administratifs)
• Microsoft Teams
• Adobe Acrobat PDF
• Microsoft 365
• CRM (Microsoft Dynamics, Salesforce ou équivalent)

Profil recherché

• Excellent sens de l'organisation.
• Souci du détail et rigueur administrative.
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Autonomie et esprit d'initiative.
• Professionnalisme et discrétion.
• Excellentes compétences en communication.
• Capacité à travailler efficacement en équipe.
• Bilinguisme français/anglais considéré comme un atout.

Qualifications

• DEC en administration, bureautique ou domaine connexe.
• Minimum de deux années d'expérience dans un poste similaire.
• Expérience dans les services financiers, bancaires ou professionnels constitue un atout important.

Ce que nous offrons

• Environnement professionnel et collaboratif.
• Équipe stable et dynamique.
• Formation et mentorat.
• Possibilités de développement professionnel.
• Salaire concurrentiel selon l'expérience.
• Vacances et congés selon les politiques de l'entreprise.

Administrative Assistant – Wealth Management

Location: Montreal, QC

Employment Type: Full-Time, Permanent

About Us

We are a wealth management team dedicated to helping professionals, business owners, families, and retirees achieve their financial goals. Our success is built on long-term relationships, exceptional client service, and operational excellence.

We are seeking an organized, proactive, and professional Administrative Assistant who enjoys working in a dynamic environment and wants to play a key role in delivering an outstanding client experience.

Key ResponsibilitiesClient File Administration

• Create and maintain client records within the CRM system.
• Ensure client information remains accurate and compliant.
• Follow up on outstanding documents and information requests.
• Prepare administrative forms and client documentation.
• Maintain electronic filing systems and records.
• Ensure deadlines and internal procedures are respected.

Client Service

• Answer incoming phone calls and emails.
• Welcome clients during in-office meetings.
• Follow up with clients regarding pending requests.
• Coordinate the sending and receiving of documentation.
• Maintain a high level of professionalism and confidentiality.

Administrative Coordination

• Manage calendars and meeting scheduling.
• Coordinate virtual and in-person appointments.
• Follow up with internal and external partners.
• Prepare and update administrative reports.
• Participate in improving office processes and procedures.

Technical Skills

Candidates should be comfortable using:

• Microsoft Outlook (email, calendar, and task management)
• Microsoft Word (document creation and formatting)
• Microsoft Excel (tracking, reports, and spreadsheets)
• Microsoft Teams
• Adobe Acrobat PDF
• Microsoft 365
• CRM systems (Microsoft Dynamics, Salesforce, or equivalent)

Qualifications

• Diploma in Administration, Office Technology, or a related field.
• Minimum of 2 years of administrative experience.
• Experience in financial services, banking, insurance, or professional services is considered a strong asset.

Desired Attributes

• Strong organizational skills.
• High attention to detail.
• Ability to manage multiple priorities.
• Self-motivated and resourceful.
• Professional and discreet.
• Strong communication skills.
• Team-oriented mindset.
• Fluency in French and English is an asset.

What We Offer

• Professional and collaborative work environment.
• Stable and supportive team culture.
• Training and mentoring.
• Career development opportunities.
• Competitive compensation based on experience.
• Vacation and paid time off according to company policies.

If you are organized, detail-oriented, and passionate about providing exceptional administrative support and client service, we would love to hear from you.