Adjoint administratif H/F

Fiche de poste

Secrétaire de la commission médicale d’établissement

Description du poste :

Le(a) professionnel(le) est en charge du secrétariat du Président de la Commission Médicale d’Etablissement (CME). A ce titre, il/elle assure le secrétariat et la coordination de la commission médicale d’établissement, et le cas échéant des instances et groupes de travails associés. Elle/il doit garantir la préparation, l’organisation et le suivi des réunions, ainsi que la rédaction, la diffusion et l’archivage des comptes rendus dans le respect des échéances, des procédures institutionnelles et des règles de confidentialité.

Principales Activités

-Planifier les réunions en lien avec le président de CME et les interlocuteurs concernés

• Assurer la réservation des salles et la mise en place des moyens nécessaire au bon déroulement des réunions.

-Recueillir les propositions de sujets à inscrire à l’ordre du jour

-Elaborer les ordres du jour des différentes instances en lien avec la PCME,

-Préparer, mettre en forme et transmettre les convocations, ordre du jour et documents préparatoires aux participants dans les délais impartis.

-Rédiger les comptes rendus des différentes instances et les soumettre au PCME pour relecture

-Assurer leur mise en forme, leur diffusion auprès des destinataires autorisés et leur archivage

-Assurer la gestion, le classement et l’archivage des documents relatifs aux instances.

-Veiller au respect de la confidentialité des échanges et des documents produits.

• Prise de rendez-vous / gestion de l’agenda du président de CME

• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques

• Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

• Prise de rendez-vous / gestion de l’agenda du président de CME

Les compétences requises

-Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise de la langue française.

-Maîtrise de la prise de notes et de la rédaction de comptes rendus de réunions institutionnelles.

-Maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

-Maîtrise de la gestion d’agenda et de l’organisation de réunions.

-Capacités de synthèse, de classement et de gestion documentaire.

-Capacité à organiser et suivre plusieurs dossiers en parallèle.

-Rigueur, méthode et sens de l’organisation.

-Autonomie et capacité d’anticipation.

-Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

-Qualités relationnelles et sens du service.

-Réactivité et respect des délais.

-Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples, notamment médicaux et institutionnels.

-Aptitude à prioriser les demandes et à gérer les imprévus.

Les relations professionnelles

-Président de la CME.

-Membres de la CME et du bureau de CME.

-Chefs de pôles et chefs de service.

-Direction générale et équipes de direction.

-Directions fonctionnelles et services administratifs concernés.

-Assistants et secrétariats médicaux ou administratifs.

-Interlocuteurs institutionnels, le cas échéant.

-Partenaires et organismes sollicités dans le cadre des activités de la CME.

Rémunération : à partir de 2 210,00€ par mois

Avantages :

• Crèche d'entreprise
• Prise en charge du transport quotidien
• Restaurant d'entreprise
• RTT

Lieu du poste : En présentiel