Adjoint administratif - opérations

Salaire : 50 000 $ à 55 000 $ par an, selon expérience

L'entreprise

Chez Groupe Inspire, nous ne revalorisons pas seulement des bâtiments, nous construisons l'avenir. Notre passion pour l'amélioration d'immeubles vise à créer des communautés durables et inspirantes. Nos actions sont guidées par des valeurs fondamentales : la passion au travail, l'encouragement à l'innovation, le maintien de relations enrichissantes et la quête incessante de l'excellence axée sur des solutions.

Notre vision : transformer des espaces existants en lieux durables et inspirants, offrant une expérience toujours plus enrichissante et empreinte de sens à leurs occupants.

Pour soutenir cette évolution, nous cherchons un·e coordonnateur·trice administratif·ve structuré·e et fiable, qui aime que les choses soient faites, bien faites, et retraçables. Quelqu'un qui devient le pivot administratif d'une équipe de quatre gestionnaires immobiliers — et qui leur redonne du temps pour ce qui compte : leurs immeubles et leurs locataires.

Ton rôle

Tu seras la propriétaire de quatre processus clés des opérations, au service des gestionnaires :

• Demandes de service : tu vérifies les demandes des locataires, tu les qualifies (nature, urgence, immeuble), tu ouvres les bons de travail, tu les achemines au bon gestionnaire et tu en assures le suivi jusqu'à la fermeture — incluant l'escalade des urgences ;
• Facturation fournisseurs : tu reçois, tries et vérifies les factures (montants, bons de commande, immeuble, poste budgétaire), tu les prépares pour approbation par les gestionnaires — l'approbation leur appartient — et tu suis les factures en attente ;
• Communications aux locataires : tu prépares et envoies les communications de masse à partir de nos gabarits (avis, entretiens, rappels) ;
• Données de suivi hebdomadaires : tu prépares les données du scoreboard des opérations chaque semaine.

Ce que tu vas accomplir (et qui a un impact direct sur notre plan 2027)

• Libérer les gestionnaires — chaque heure de transactionnel que tu prends en charge, c'est une heure qu'ils redonnent aux immeubles et aux locataires. C'est LA mesure de ton succès.
• Standardiser l'excellence — des processus constants, documentés, retraçables, qui tiennent la route pendant que le portefeuille grandit.
• Fiabiliser les données — des factures bien codées, des bons de travail complets, un scoreboard juste : les décisions se prennent sur tes chiffres.

Ton ADN

• Tu es rigoureux·se et tu as le souci du détail — surtout dans la saisie et la validation de données.
• Tu organises ton travail comme un pro : priorités claires, suivis rigoureux, zéro oubli.
• Tu es courtois·e et posé·e au téléphone — même avec un locataire mécontent.
• Tu as le jugement pour reconnaître une urgence et appliquer l'escalade sans hésiter.
• Tu es discret·ète avec l'information confidentielle, autonome et à l'aise dans une équipe qui bouge vite.

Résultats attendus

• Factures fournisseurs saisies et acheminées pour approbation dans les 48 h ;
• Demandes de service qualifiées et acheminées au bon gestionnaire le jour même ;
• Scoreboard hebdomadaire complet et exact, livré à temps ;
• Temps transactionnel libéré mesurable chez les gestionnaires dès les 90 premiers jours.

Compétences et expérience recherchées

• DEP en secrétariat ou comptabilité, DEC en techniques administratives, ou formation jugée équivalente ;
• 2 à 3 ans d'expérience dans un poste administratif — gestion immobilière, comptes fournisseurs ou facturation, un atout important ;
• Maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Excel ; aisance avec un logiciel de gestion immobilière ou un CRM, un atout ;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit ; anglais fonctionnel pour les locataires et fournisseurs.

Pourquoi tu vas aimer travailler avec nous

• Une équipe passionnée, engagée et unie par des valeurs fortes ;
• Une vision ambitieuse pour 2027 : les ligues majeures — croissance, innovation TI, excellence opérationnelle ;
• Un poste clé, créé par notre planification stratégique : tu ne remplaces personne, tu bâtis quelque chose de neuf ;
• Salaire de base + bonification selon les objectifs ;
• Plan d'assurance 100 % assumé par l'employeur : parce que ton bien-être compte.

Ce défi vous intéresse ? Veuillez faire parvenir votre candidature à l’adresse [email protected]

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Assurance Vision
• Congés payés
• Événements d'Entreprise
• Heures d'arrivée et de départ flexibles
• Stationnement sur place
• Tenue Décontractée

Lieu du poste : En présentiel