Adjoint(e) administratif(ve)

L’Adjoint(e) administratif(ve) joue un rôle central dans le soutien administratif, organisationnel et logistique de l’Orchestre. Par sa polyvalence, sa rigueur et son sens de l’organisation, la personne titulaire du poste contribue au bon fonctionnement de la direction générale, tout en assurant un soutien essentiel aux activités liées à la direction du personnel musicien.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Accueillir les visiteurs et assurer la gestion des appels téléphoniques;
• Gérer la correspondance de l’Orchestre, notamment les courriels, les lettres et les documents administratifs;
• Organiser et coordonner les agendas ainsi que les réunions de la direction générale, du conseil d’administration et de ses comités;
• Rédiger, réviser et transmettre divers documents, notamment les convocations, les ordres du jour, les procès-verbaux et les rapports destinés au conseil d’administration et à ses comités;
• Assurer le suivi des inscriptions des écoles participantes aux activités de l’Orchestre, en collaboration avec l’équipe de médiation culturelle;
• Assurer le suivi du plan de reconnaissance des donateurs, répondre à leurs demandes et effectuer, au besoin, les mises à jour requises dans Prodon;
• Participer à certains événements philanthropiques de l’Orchestre en offrant un soutien administratif, notamment pour la gestion des listes d’invités, le suivi et la production de rapports de ventes ainsi que la gestion administrative des encans;
• Fournir un soutien administratif à l’équipe en fonction des besoins ponctuels et des priorités de l’Orchestre;
• Coordonner l’ensemble du processus des auditions, de la planification à l’accueil des candidats, notamment en assurant la gestion du calendrier et des horaires, la rédaction et la diffusion des avis d’auditions sur les plateformes appropriées, les convocations et les réservations de salles, la coordination des bénévoles et de l’accordeur, la préparation du répertoire et du matériel musical requis, ainsi que le suivi des candidats (formulaires en ligne, courriels, demandes, etc.);Coordonner le calendrier et organiser les rencontres notamment lors du processus de permanence, des comités d’audition, des consultations ou autres réunions diverses (réservation des salles, préparation des bulletins de vote, prise de note, etc.) ;
• Soutenir la direction du personnel musicien dans la gestion et la mise à jour de la liste des musiciens surnuméraires ainsi que dans leur embauche;
• Assurer le soutien administratif à la direction du personnel musicien dans la préparation et le traitement de la paie des musiciens;
• Effectuer, au besoin, la saisie de données, les recherches et la production de rapports, notamment en lien avec l’application de la convention collective et les exigences de la GMMQ;
• Préparer les différents formulaires en ligne requis et assurer la mise à jour du calendrier en fonction des projets et des besoins en cours;
• Assister la direction du personnel musicien dans la rédaction et la transmission de la correspondance auprès des différents groupes et intervenants concernés.

PROFIL RECHERCHÉ

• Formation en interprétation de la musique ou tous autres formations pertinentes;
• Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, administration ou domaine connexe, ou expérience équivalente;
• Expérience de 1 à 3 ans dans un poste similaire;
• Maîtrise du français et de l’anglais, écrit et parlé;
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint);
• Bonne gestion des priorités et sens de l’organisation;
• Capacité à travailler en équipe;
• Polyvalence et autonomie;
• Discrétion et respect de la confidentialité;
• Flexibilité pour travailler, à l’occasion, en dehors des heures habituelles de bureau.

Rémunération : 25,33$ à 32,12$ par heure

Heures prévues : 35.0 par semaine

Avantages :

• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Congés payés
• Cotisation égale au RÉER
• Événements d'Entreprise
• Heures d'arrivée et de départ flexibles
• Programme d'Aide aux Employés
• Tenue Décontractée

Lieu du poste : Télétravail hybride à Ville de Québec, QC G1R 5G4