Adjoint(e) administratif(ve) général(e)

Qui sommes-nous ?

Travailler chez SETYM International, c’est rejoindre une petite équipe passionnée qui œuvre au renforcement des capacités en gestion des professionnels de la fonction publique des pays en développement. Depuis 1988, nous avons accueilli des milliers de professionnels provenant de 115 pays pour prendre part à des séminaires internationaux dans notre réseau mondial de centres de formation.

Notre siège social et notre centre de formation principal sont basés à Montréal, au cœur du quartier des spectacles. Vous profiterez d'une semaine de travail de 32 heures sur 4 jours, d'horaires flexibles et de 4 semaines de vacances. Le mode de travail hybride implique 2 jours en télétravail et 2 jours au siège social.

La personne avec qui nous avons envie de travailler

Une personne positive et orientée vers la recherche de solutions. Nous sommes une petite équipe qui travaille en collaboration et dans le plaisir.

Une personne qui a de l’autonomie et de la rigueur. Nous avons besoin d’une personne qui a envie de contribuer à la réussite collective. Quelqu’un qui a le sens des priorités pour pouvoir aider plusieurs départements.

Une personne qui aime la routine et l’organisation. Il s’agit d’un rôle purement administratif, où l’entrée de données et la préparation de documents sont au cœur des tâches quotidiennes.

Fonctions principales :

Relevant de la Directrice des services corporatifs, les adjointes administratives générales sont responsables de fournir un soutien administratif essentiel pour assurer le bon déroulement des formations et des services offerts par l’entreprise. Le titulaire se verra confier des tâches variées afin d’assister les départements du service à la clientèle et des appels d’offres.

Responsabilités :

• Mise à jour des données des clients dans le système de gestion de la relation client (CRM);
• Générer et personnaliser les documents types (factures, certificats, reçus, etc.);
• Préparer la documentation et le matériel nécessaire pour le bon déroulement des séminaires (liste des participants, matériel didactique, évaluation en ligne, articles promotionnels, envoi des boîtes par Globex, etc.);
• Traiter les inscriptions aux formations via une correspondance par e-mail hautement professionnelle avec la clientèle;
• Procéder aux achats de billets d’avion et aux demandes de visas des consultants;
• Procéder à l’assemblage des propositions des services;
• Générer, personnaliser et envoyer les rapports d'évaluation;
• Gestion de l’inventaire du matériel promotionnel et des fournitures de bureau;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Compétences requises :

Spécialisations techniques :

• Diplôme d’études professionnelles ou attestation d’études collégiales en administration, bureautique, secrétariat ou tout autre domaine connexe;
• Excellentes compétences informatiques (Microsoft Office et Acrobat Acrobat);
• Connaissance de Salesforce et de Teams, un atout.

Expérience :

• 1 à 3 années d’expérience professionnelle en administration ou secrétariat, un atout;

Aptitudes recherchées :

• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
• Bonne maîtrise de l’anglais à l’écrit;
• Rigueur et souci du détail;
• Sens de l’organisation;
• Capacité à gérer des priorités conflictuelles;
• Esprit d’équipe;
• Capacité d’écoute;
• Axé(e) vers la qualité administrative;
• Expression écrite excellente.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : à partir de 38 000,00$ par an

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Assurance Vision
• Congés payés
• Cotisation égale au RÉER
• Heures d'arrivée et de départ flexibles

Formation:

• DEP/ AEC ou Certificat (Obligatoire)

Expérience:

• administration: 1 an (Souhaité)

Langue:

• Français (Obligatoire)
• Anglais (Obligatoire)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC H2X 3P4