Adjoint(e) aux recevables

L’Opportunité :

Gestion des comptes à recevoir :

· Gérer les comptes à recevoir des locataires, incluant la préparation et le traitement des dépôts quotidiens.

· Effectuer le suivi auprès des locataires afin de collecter les balances aux comptes et les paiements de loyer.

· Appuyer le directeur immobilier en lui fournissant de l’information, des relevés, etc., afin de poursuivre la démarche de recouvrement (escalade) lorsque requis.

· Préparer les avis de défaut de paiement des locataires.

· Préparer le rapport de comptes à recevoir des locataires mensuellement en expliquant avec des commentaires précis les soldes dus et démarches encourus.

· Travailler avec le service de comptabilité pour préparer la correspondance liée au rapprochement de fin d’année et aux nouveaux barèmes de loyer.

· Assurer la liaison avec les locataires afin de répondre à toutes questions administratives et/ou comptables relatives au bail.

Gestion des échéanciers et des contrats de service :

· Mettre à jour et effectuer le suivi de la liste des dates critiques pour tous les baux tels que renouvellement des assurances, échéance du bail, options de renouvellement et périodes de location gratuite.

· Effectuer le suivi des contrats de service (dates d’échéance, renouvellements, obtention de documentation pertinente).

· Gérer les priorités ; traiter les problèmes rapidement, de manière proactive et suivre les projets jusqu'à leur terme.

Rapports de gestion et tâches administratives :

· Supporter la directrice générale dans la production des rapports mensuels et trimestriels et dans la préparation du budget d’exploitation annuel.

· Fournir un soutien administratif et soutien de comptabilité au bureau

· Pourrait être appeler à effectuer l’entrée de données comptables, gérer les comptes à payer, effectuer la saisie pour la paie des employés.

· Et au besoin, procéder à la conciliation mensuelle des cartes de crédit et de la petite caisse, ainsi que le suivi des comptes fournisseurs.

Exigences du poste :

· Expérience en gestion de comptes à recevoir et de comptes fournisseurs.

· Sens de l'initiative et capacité à travailler en équipe.

· Grande attention aux détails.

· Compétences efficaces en gestion du temps et en organisation.

· Solides compétences analytiques et autonomie.

· Maîtrise des logiciels de bureau et de comptabilité

· Compréhension approfondie de la terminologie liée à la gestion, aux principes et aux procédures du secteur immobilier.

· Démonstration d’une approche proactive de la résolution de problèmes et d’une bonne capacité de prise de décision.

· Très bonnes compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations avec les parties prenantes internes et externes.

· Aptitude avérée à traiter des informations confidentielles avec discrétion, à s'adapter à diverses demandes et à faire preuve d’un haut niveau de service à la clientèle et de réactivité.

· Solides compétences organisationnelles reflétant la capacité à exécuter et à gérer des tâches multiples sans interruption, avec un excellent souci du détail.

· Capacité à respecter les échéances, et ce, en toute efficacité.

Qualifications

· Diplôme d'études collégiales (DEC/AEC) en administration, comptabilité ou formation équivalente.

· 4 ans d'expérience pertinente dans un emploi lié aux baux commerciaux, à la comptabilité et aux documents connexes dans un poste similaire.

· Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook),

· Expérience avec le système Yardi, un atout.

· Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais et en français, afin de communiquer avec les locataires et les fournisseurs à l'externe

Rémunération : à partir de 25,00$ par heure

Heures prévues : 35.0 par semaine

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel