Adjoint(e) de direction

PÉRIMÈTRE DE RÉSIDENCE (condition d’emploi)

Ce poste traite quotidiennement avec des fournisseurs, des municipalités, des professionnels et des clients du territoire. La connaissance du milieu fait partie du travail, au même titre que la présence hebdomadaire à Saint-Lazare. La résidence à l’intérieur du périmètre ci-dessous est une condition d’emploi, et non une préférence.

MRC de Vaudreuil-Soulanges

Saint-Lazare, Hudson, Rigaud, Très-Saint-Rédempteur, Vaudreuil-Dorion, Vaudreuil-sur-le-Lac, L’Île-Cadieux, Pointe-des-Cascades, Les Cèdres, Saint-Clet, Coteau-du-Lac, Les Coteaux, Saint-Zotique, Rivière-Beaudette, Saint-Polycarpe, Saint-Télesphore, Sainte-Justine-de-Newton, Sainte-Marthe, L’Île-Perrot, Notre-Dame-de-l’Île-Perrot, Pincourt, Terrasse-Vaudreuil.

Ouest-de-l’Île de Montréal

Sainte-Anne-de-Bellevue, Senneville, Baie-D’Urfé, Beaconsfield, Kirkland, Pointe-Claire, Dollard-des-Ormeaux, Dorval, Pierrefonds-Roxboro, L’Île-Bizard–Sainte-Geneviève.

Nous recevons des candidatures de partout au Québec, le plus souvent attirées par la mention du travail à domicile. Elles ne sont pas retenues. Une personne qui ne sait pas où se trouve Les Cèdres, quel fournisseur livre à Rigaud, ou à quel comptoir municipal s’adresser ne peut pas nous être utile dans ce rôle, quelle que soit la qualité de son expérience administrative ailleurs. Ce poste n’est pas un poste de télétravail : c’est un poste local, exécuté depuis la maison.

À PROPOS DE PRGW CONSTRUCTION

PRGW Construction inc. est une entreprise de construction résidentielle établie dans Vaudreuil-Soulanges. Nous exécutons des travaux de construction, de reconstruction et d’intervention corrective selon une doctrine technique en trois volets : Structure, Enveloppe et Accessibilité. Une grande partie de nos travaux se déroule dans des logements occupés, souvent en présence d’un occupant dont la capacité physique réduite est la raison d’être de l’intervention.

PRGW assemble présentement ses premières cellules de chantier. Les personnes qui se joignent à nous maintenant ne s’ajoutent pas à une équipe existante — elles la bâtissent.

LE POSTE

Il s’agit du premier poste administratif de PRGW. Personne ne l’a occupé avant vous. Il n’existe presque aucune procédure : vous n’entrez pas dans un système, vous aidez à en bâtir un, et vous mettez de l’ordre dans un travail porté jusqu’ici de façon informelle.

Vous relèverez directement du président. Vous travaillerez surtout seul, depuis chez vous, sur du matériel confidentiel par défaut — dossiers d’employés, salaires, renseignements sur la clientèle, registres corporatifs. Le rôle repose sur la discrétion et l’autodirection bien davantage que sur la surveillance. La fonction de responsable de chantier demeurant non assignée pour les prochains trimestres, vous serez par ailleurs la seule voix de PRGW qu’un client entendra en dehors de celle du président.

Votre accès à la documentation corporative infonuagique est journalisé. Il s’agit d’une gouvernance normale pour un rôle traitant du matériel confidentiel, et nous l’énonçons dès le départ plutôt que de vous le laisser découvrir plus tard.

STATUT, PÉRIODE D'ESSAI ET RÉGIME D'HEURES

Deux mécanismes distincts s’appliquent et ne doivent pas être confondus.

La période d’essai est d’un (1) mois, fixe. Elle est tenue du lundi au jeudi, de 9 h à 14 h 30, pause repas de 30 minutes non rémunérée. À son terme, le poste est converti ou l’engagement prend fin. Elle n’est pas prolongée, et le taux horaire n’y est pas réduit.

Le régime d’heures qui suit est distinct. Le poste peut être pourvu à temps plein au terme de la période d’essai, ou maintenu sous un régime de temps partiel d’au moins vingt-deux (22) heures par semaine jusqu’à une conversion ultérieure décidée par le président et consignée à votre dossier. Le seuil de vingt-deux heures préserve votre admissibilité au régime d’assurance collective.

Le taux horaire ne change à aucune des deux conversions. Ce qui change, c’est le nombre d’heures et l’étendue de ce qui est porté. Les mois accomplis sous le régime de temps partiel comptent intégralement aux échelons de l’échelle salariale et au plancher de progression.

Nous énonçons cela clairement parce que la charge administrative de PRGW ne croît pas par paliers correspondant à des semaines complètes. Pourvoir tard coûte à la personne titulaire ; pourvoir tôt à temps plein coûte à l’entreprise. Le régime permet de pourvoir au bon moment. Si un engagement immédiat à temps plein est votre condition, ce poste ne vous convient pas, et il vaut mieux le savoir maintenant.

OÙ MÈNE CE POSTE

La filière administration compte deux niveaux. Le poste de directrice ou directeur de bureau s’ouvre au terme de vingt-quatre (24) mois de service en poste, avec une prime de transition de 18 % et un taux à l’entrée de 40,00 $/h. Il porte la fonction administrative dans son ensemble — procédures, calendrier de conformité, cycles financiers — plutôt que de l’exécuter.

Le seuil de cinq années d’expérience administrative énoncé au référentiel de ce poste est un seuil d’embauche externe. Il ne vous est pas opposable en progression interne : le temps accompli chez PRGW en appui direct à la direction vaut acquisition équivalente. Le plancher de vingt-quatre mois se compte en mois de service, sans égard au régime d’heures.

Ce passage n’est ni automatique ni une suite attendue. Il est conditionnel à des critères écrits et à un volume administratif justifiant deux ressources distinctes. Le poste d’adjoint(e) de direction est une destination complète en soi.

VOS RESPONSABILITÉS

Coordination et communications

– Répondre aux appels et en effectuer ; gérer la boîte de réception générale ; rédiger et transmettre la correspondance

– Accueillir les demandes clients : recevoir, consigner avec exactitude et de façon complète, planifier, acheminer au président

– Appliquer le protocole établi pour les appels reçus en dehors de vos heures de travail

– Coordonner horaires, rencontres et visites de chantier

– Assurer la liaison avec les fournisseurs, le service de paie externe, le comptable et la RBQ

Administration et finance

– Préparer la saisie de paie hebdomadaire le lundi et la transmettre le mardi avant midi, pour versement le jeudi — c’est l’échéance la plus critique du poste, et elle est préparée une journée à l’avance afin qu’une absence coûte une transmission et non une reconstitution

– Tenir le tableau de bord comptable maison ; assembler et transmettre le dossier mensuel au comptable

– Faire le suivi des factures émises et reçues, et relancer les comptes à recevoir selon les directives

– Tenir les registres corporatifs : déclarations, correspondance RBQ, numéros et dates de renouvellement de licences, assurances

Recherche et soutien aux dossiers

– Effectuer des recherches sur directive — fournisseurs, produits, réglementation, marché, concurrence

– Préparer, mettre en forme et organiser les documents internes

– Préparer les rapports et déclarations corporatives pour révision par le président

– Soutien RH : affichages de postes, coordination des candidatures, tenue des dossiers d’employés, documentation d’accueil

– Contribuer au développement marketing et au réseau, à l’intérieur du mandat de PRGW

Discrétion, documentation et conduite

– Traiter tout renseignement corporatif, salarial ou client comme confidentiel par défaut — y compris à l’égard de la famille et des autres employés de PRGW

– Tenir des registres exacts, à jour et repérables — la documentation est une mesure de contrôle, non du classement

– Signaler les échéances, renouvellements et expirations avant qu’ils n’arrivent, et non après

– Signaler ce que vous ne savez pas plutôt que de l’approximer

– Vous présenter à la rencontre hebdomadaire avec l’état exact de chaque dossier ouvert, y compris ceux qui n’ont pas avancé

Vous n’engagez PRGW à rien : aucun prix, aucune portée, aucun engagement d’échéancier, aucune décision d’embauche. Devant un client, vous confirmez, consignez, planifiez et acheminez — vous ne caractérisez ni les travaux, ni leurs causes, ni leur coût, ni leur échéancier. Cela vaut même lorsque vous croyez connaître la réponse, et surtout à ce moment-là.

PROFIL RECHERCHÉ

Ce poste n’est pas un poste de comptabilité et n’est pas un poste de réception. Il demande du jugement, de l’initiative et une capacité réelle de travailler sans supervision.

– Deux à trois (2-3) années d’expérience en soutien administratif ou en adjoint(e) de direction, ou capacité équivalente démontrée

– Résidence à l’intérieur du périmètre énoncé plus haut, et connaissance réelle du territoire — municipalités, fournisseurs, services locaux

– Excellent français écrit — vos écrits sortiront de l’entreprise sans être réécrits

– Anglais fonctionnel — le rôle est en contact avec la clientèle et les fournisseurs

– Pleine maîtrise des logiciels de bureautique et des outils collaboratifs infonuagiques

– Littératie comptable de base suffisante pour tenir un tableau de bord maison

– Capacité démontrée de travailler sans supervision et de respecter les échéances sans rappel

– Discrétion absolue — références vérifiables sur le traitement de matériel confidentiel

– Poste de travail fonctionnel à domicile et connexion Internet fiable

– Permis de conduire valide et transport pour la rencontre hebdomadaire à Saint-Lazare

Atouts

– Expérience dans le secteur de la construction

– Expérience avec un service de paie externe québécois

– Expérience de démarches auprès de comptoirs municipaux du territoire

– Expérience en soutien RH

CE QUE NOUS OFFRONS

– Assurance collective complète — bloc santé (médicaments, soins dentaires, soins de la vue, soins paramédicaux), bloc prévoyance (assurance-salaire courte durée, assurance vie, mutilation accidentelle) et programme d’aide aux employés bonifié, payée dans une proportion de 60:40 par l’employeur

– Vacances et congés — quatre (4) semaines de vacances payées, dix (10) congés fériés payés et trois à quatre (3-4) journées de maladie payées par année

– Progression salariale structurée — grille connue d’avance, majoration annuelle révisée à votre date anniversaire, et non à la discrétion du moment

– Une progression définie — la filière administration compte un second niveau, avec des critères écrits et une majoration chiffrée

– Travail à domicile — avec une rencontre hebdomadaire de suivi au bureau de Saint-Lazare

– Un rôle à définir — vous n’héritez pas des méthodes de quelqu’un d’autre. Ce que vous mettez en place restera

– Attentes écrites — responsabilités, limites et critères d’évaluation sont documentés. Vous saurez exactement ce sur quoi votre travail est évalué

– Remboursement d’équipement — jusqu’à 300 $ par année

POUR POSTULER

Faites parvenir votre curriculum vitae à l’adresse indiquée sur notre site, accompagné des éléments suivants. Les candidatures qui ne les comportent pas ne sont pas retenues.

– Sur la première ligne de votre message : votre municipalité de résidence.

– Une courte lettre. Nous la lirons attentivement : la qualité du français écrit est une exigence réelle du poste.

– Quelques lignes sur votre connaissance du territoire — les municipalités où vous avez vécu ou travaillé, et les fournisseurs, comptoirs municipaux, professionnels ou services de paie de la région avec lesquels vous avez déjà traité.

– Deux références vérifiables quant au traitement de matériel confidentiel.

Nous répondons à toutes les candidatures. Les entrevues se tiennent à notre bureau de Saint-Lazare.

Rémunération : à partir de 32,00$ par heure

Heures prévues : 40.0 par semaine

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Assurance Vision
• Événements d'Entreprise
• Travail à domicile

Lieu du poste : Télétravail hybride à Vaudreuil-Dorion, QC