Adjoint(e) de direction

***Recrutement local seulement***

Adjoint(e) de direction

Vous êtes une personne polyvalente et rigoureuse qui aime jouer un rôle clé au cœur des activités administratives? Vous appréciez un environnement de travail convivial où la collaboration et la dimension humaine sont valorisées? Vous aimez organiser, coordonner et assurer le suivi de plusieurs dossiers tout en contribuant à l’amélioration des pratiques et des processus? Cette opportunité est faite pour vous!

Avant de détailler le rôle, nous vous présentons les avantages dont vous bénéficierez :

·       Poste à temps plein (35 h/semaine) en présentiel;

·       Salaire de 55 000 $ à 70 000$ par année selon formation et expérience;

·       Assurances payées à 50% par l’employeur;

·       Régime de retraite incluant contribution de 4.5% de l’employeur;

·       Télémédecine;

·       4 semaines de vacances;

·       Journées maladies et fériés supérieurs aux normes du travail.

Description du poste :

Sous la supervision de la direction des services administratifs, l’adjoint(e) de direction assure un soutien administratif et organisationnel à plusieurs services. Il ou elle contribue à l’efficacité de leurs activités en assurant la coordination et le suivi des dossiers et des mandats qui lui sont confiés. La personne titulaire agit avec autonomie dans la gestion de ses priorités, assure les suivis nécessaires auprès des différents intervenants et contribue à l’amélioration des pratiques et des processus administratifs.

Responsabilités clés :

·       Coordonner les activités administratives courantes des différents services;

·       Assurer le suivi des dossiers et mandats qui lui sont confiés et veiller au respect des priorités et des échéanciers;

·       Collaborer avec les différents intervenants afin de faciliter la circulation de l’information et la coordination des suivis;

·       Signaler les situations nécessitant l’attention ou la décision de la personne responsable;

·       Représenter les différents services avec professionnalisme dans ses interactions quotidiennes;

·       Contribuer à toute autre tâche connexe liée à ses fonctions;

·       Assurer les communications internes et externes liées aux activités des différents services, dans le respect de la confidentialité des informations;

·       Recevoir et traiter les appels, courriels et demandes adressés aux différents services, les orienter vers les personnes concernées, assurer les suivis requis et accueillir les visiteurs;

·       Préparer, rédiger, réviser et mettre en forme les documents administratifs, la correspondance, les comptes rendus, les procès-verbaux et le matériel de communication, en veillant à la qualité et à la présentation professionnelle des documents;

·       Maintenir des relations professionnelles et efficaces avec les partenaires internes et externes;

·       Gérer, classer, numériser et archiver la documentation selon les politiques en vigueur;

·       Maintenir à jour les systèmes de gestion documentaire;

·       Assurer la sécurité et la confidentialité des documents et des informations traités;

·       Organiser les rencontres, en assurer la logistique et coordonner les préparatifs nécessaires;

·       Participer à certaines rencontres à titre de soutien et rédiger les comptes rendus requis;

·       Collaborer à la planification et au suivi des projets relevant des différents services;

·       Participer à la coordination d’événements, de rassemblements ou de formations;

·       Assurer une veille administrative afin d’identifier les besoins, de recommander des améliorations et d’optimiser les processus administratifs;

·       Développer l’utilisation des nouvelles technologies, dont l’intelligence artificielle, afin de faciliter et d’optimiser le travail.

Prérequis :

·       Diplôme d’études collégiales en bureautique, en administration ou toute autre combinaison pertinente de formation et d’expérience;

·       5 ans d’expérience pertinente en soutien administratif ou dans un rôle similaire;

·       Expérience dans un rôle de soutien auprès de gestionnaires ou de plusieurs intervenants, un atout;

·       Expérience au sein d’un organisme à but non lucratif, communautaire, associatif ou d’une organisation similaire, un atout;

·       Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook, Teams et PowerPoint;

·       Aisance avec les outils informatiques et capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels;

·       Maîtrise des bonnes pratiques d’utilisation de l’intelligence artificielle;

·       Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit;

·       Maîtrise de l’anglais et connaissance de Canva, des atouts.



Profil recherché:

·       Autonomie, jugement et sens des responsabilités;

·       Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités;

·       Rigueur, souci du détail et souci de la qualité;

·       Discrétion et respect de la confidentialité;

·       Polyvalence et capacité d’adaptation;

·       Esprit d’analyse et capacité à anticiper les besoins;

·       Initiative et débrouillardise;

·       Tact et aisance dans les communications avec différents intervenants;

·       Esprit de collaboration et capacité à travailler avec plusieurs équipes;

·       Sens du service.

Vous souhaitez mettre vos compétences en organisation et en coordination au service d’une équipe? Nous attendons votre candidature avec intérêt!

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