Adjointe exécutive

Vous excellez dans l’organisation, anticipez les besoins et aimez offrir un accueil impeccable? Joignez-vous à Artitalia Group dans un rôle qui allie soutien à la haute direction, coordination administrative et service à la clientèle.

Premier point de contact de notre siège social, vous contribuerez à créer une excellente première impression auprès de nos visiteurs, tout en assurant un soutien essentiel à notre équipe de direction. Nous recherchons une personne proactive, professionnelle et chaleureuse, qui aime la variété et sait gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.

Vos principales responsabilités

Accueil et réception

• Accueillir les clients, fournisseurs, partenaires et visiteurs avec courtoisie et professionnalisme.
• Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer aux bonnes personnes.
• Assurer l’inscription des visiteurs et l’application des procédures d’accueil.
• Maintenir une réception propre, organisée et accueillante.
• Coordonner la réception et l’expédition du courrier et des colis.
• Gérer les fournitures de bureau et de réception.
• Communiquer avec la gestion de l’immeuble et les fournisseurs de services externes, au besoin.

Soutien à la haute direction

• Gérer des agendas complexes et coordonner les réunions, les rendez-vous et les changements d’horaire.
• Organiser les priorités quotidiennes et veiller à ce que les membres de la direction disposent des informations et des documents nécessaires.
• Préparer des présentations, des dossiers de réunion et d’autres documents administratifs.
• Assurer le suivi des demandes, des actions à réaliser et des échéances.
• Traiter les renseignements confidentiels avec discrétion et intégrité.

Organisation des déplacements et gestion des dépenses

• Planifier les déplacements professionnels au Canada et à l’international.
• Réserver les vols, les hôtels, les véhicules de location et les autres moyens de transport.
• Préparer des itinéraires détaillés et les documents de voyage requis.
• Gérer les modifications et les imprévus liés aux déplacements.
• Rassembler et vérifier les reçus et les pièces justificatives.
• Préparer et soumettre les comptes de dépenses avec exactitude et dans les délais prévus.

Coordination des réunions et accueil des clients

• Préparer les salles de réunion et veiller à la disponibilité du matériel de présentation.
• Coordonner les commandes de repas et les services de traiteur.
• Préparer le café, le thé, les boissons et les rafraîchissements.
• Accueillir les invités et veiller au bon déroulement de leur visite.
• Offrir une expérience attentionnée et professionnelle à chaque étape de l’accueil.

Administration et vie de bureau

• Rédiger la correspondance, les lettres et les communications internes.
• Maintenir les systèmes de classement et les dossiers de l’entreprise.
• Coordonner les approbations de documents et les signatures.
• Participer à des projets spéciaux et à l’organisation d’événements internes.
• Veiller à la propreté et au bon ordre des cuisines, des espaces café et des salles de réunion.
• Assurer la disponibilité des fournitures et des rafraîchissements.
• Proposer des améliorations aux méthodes et aux processus administratifs.

Profil recherché

Expérience

• De trois à cinq ans d’expérience dans un poste de soutien à la direction, d’adjoint administratif, de coordination de bureau ou dans une fonction similaire.
• Expérience en gestion d’agendas, en organisation de réunions et en coordination de déplacements professionnels.

Compétences techniques

• Bonne maîtrise de Microsoft Office : Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
• Aisance avec Microsoft Teams et les plateformes de vidéoconférence.
• Bonne connaissance des outils de gestion d’agendas et des systèmes de comptes de dépenses.
• Capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels et systèmes administratifs.

Compétences et qualités personnelles

• Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Très bonnes compétences en communication écrite et verbale.
• Sens développé du service à la clientèle et excellentes habiletés relationnelles.
• Présentation soignée et attitude professionnelle.
• Rigueur et souci du détail.
• Discrétion, intégrité et respect de la confidentialité.
• Autonomie, débrouillardise et capacité à résoudre les problèmes.
• Souplesse et calme face aux imprévus.
• Attitude positive, chaleureuse et proactive.

Vous savez anticiper les besoins, prendre des initiatives et assurer un suivi fiable. Vous tirez une réelle satisfaction à faciliter le travail des autres et à contribuer au bon fonctionnement du bureau.

Pay: $75,000.00-$85,000.00 per year

Work Location: In person