Adjoint(e) – Greffe et direction générale

Sommaire

Le greffe et la direction générale jouent un rôle central dans le fonctionnement administratif et décisionnel de la Municipalité du Canton de Shefford. Dans un environnement où les dossiers doivent être traités avec rigueur, confidentialité et dans le respect de délais précis, l’adjoint(e) – greffe et direction générale contribue à assurer la fluidité des activités du service. En collaboration étroite avec la direction générale et greffier-trésorier, la personne titulaire évolue au cœur de plusieurs dossiers municipaux touchant notamment les séances du conseil, la gestion documentaire, les contrats, les règlements, les résolutions, l’accès aux documents et la conformité administrative. Par son soutien quotidien, elle contribue à la qualité, à la continuité et à l’efficacité des services du greffe et de la direction générale.

Description des principaux mandats

• Assister la direction générale dans la préparation, la coordination et le suivi des séances du conseil municipal;
• Participer à la préparation des ordres du jour, des projets de résolution, des procès-verbaux, des avis, des formulaires, des lettres et de tout autre document officiel;
• Soutien son supérieur immédiat dans la rédaction, la révision, la mise en forme et assure le contrôle de la qualité de documents administratifs, légaux et réglementaires, dans le respect des lois, des règlements, des politiques et des procédures applicables;
• Effectuer des recherches législatives, réglementaires, jurisprudentielles et doctrinales ainsi que des recherches dans les codes, politiques et autres sources pertinentes;
• Préparer des notes de recherche, des résumés, des tableaux de suivi et des rapports à l’intention de la direction générale;
• Assurer le suivi de différents processus administratifs, notamment la signature et la conservation des contrats, règlements, résolutions, ententes et autres documents officiels;
• Tenir à jour certains dossiers, registres, répertoires, protocoles, contrats et procédures relevant du greffe et de la direction générale;
• Assurer le classement, l’indexation, la conservation et le repérage des documents papier et électroniques conformément aux normes et aux procédures municipales applicables;
• Assurer le suivi des échéanciers, des renouvellements, des obligations contractuelles et des actions découlant des décisions du conseil municipal;
• Recevoir et traiter, sous la supervision de la personne responsable, les demandes d’accès à l’information, notamment en préparant les dossiers, en effectuant les recherches requises, en assurant le suivi des délais et en contribuant à la préparation des réponses;
• Agir comme commissaire à l’assermentation uniquement lorsque la personne est dûment nommée ou autorisée à exercer cette fonction et conformément aux limites de cette nomination
• Soutenir la personne responsable de l’élection dans la préparation et le suivi des activités électorales, lorsque requis et lorsque désignée à cette fonction;
• Effectuer une veille sur les modifications législatives, réglementaires et administratives susceptibles d’avoir une incidence sur les activités municipales;
• Proposer et mettre en œuvre, avec l’autorisation de la direction générale, des améliorations visant à optimiser les méthodes de travail, les outils de suivi et la circulation de l’information;
• Effectuer toute autre tâche connexe confiée par la direction générale et greffier-trésorier.

Qualifications requises

• Détenir une attestation d’études collégiales en techniques juridiques, en administration municipale, en bureautique juridique ou dans un domaine pertinent, ou toute combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente;
• Expérience de trois (3) ans pertinents dans un emploi similaire;
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
• Avoir une connaissance de la suite Microsoft 365 (dont les applications Word, Excel, Teams, Outlook, Powerpoint)
• Avoir une connaissance de l’application Sharepoint (Atout);
• Bonne connaissance des différents moteurs/logiciels/applications de recherche juridique;
• La connaissance du fonctionnement municipal, des séances du conseil, des règlements et des résolutions constitue un atout;
• Une expérience dans le traitement de demandes d’accès aux documents ou dans la gestion de dossiers électoraux constitue un atout.

Compétences recherchées

• Sens de la gestion du temps et des priorités, de l’organisation, de l’initiative et de l’autonomie;
• Capacité à traiter des renseignements confidentiels et à exercer un jugement prudent dans le traitement de documents administratifs et légaux.;
• Faire preuve d’attention aux détails;
• Rigueur professionnelle et administrative;
• Sens du jugement et habileté à gérer plusieurs priorités simultanément;
• Habiletés à être en mode solutions et faire preuve de proactivité;
• Diplomatie, facilité à travailler avec divers types de clientèle et approche axée sur le service citoyen;
• Esprit de collaboration et bonnes capacités de communication écrite et orale.

Conditions d’emploi

• Salaire à partir de 33,67$ de l’heure selon l’expérience et le profil de la candidature
• Horaire régulier de 35 heures par semaine, réparties sur quatre jours et demi, avec congé le vendredi après-midi, selon l’horaire établi par la Municipalité
• Accès à un programme d’assurance collective;
• Accès à un REER à cotisation conjointe avec l’employeur;
• 8 journées de congés mobiles;
• Vacances payées pendant le temps des fêtes.

Pour postuler

Ce défi vous intéresse ? Faites-nous parvenir votre CV et votre lettre de présentation, d’ici le 30 octobre.

Nous remercions toutes les personnes de leur intérêt. Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.

Rémunération : à partir de 33,67$ par heure

Heures prévues : 35.0 par semaine

Lieu du poste : En présentiel