Agent administratif équipe courrier ASPP H/F

Sous la responsabilité d’une cheffe de service.

Missions principales

·         Traiter le courrier arrivé.

·         Gérer les boites mails structurelles – factures,

·         Gérer la récupération des documents sur les coffres-fort numériques,

·         Assurer la continuité de service,

·         Intervenir ponctuellement en soutien du standard du siège.

Attentes et finalités du poste

·         Assurer l’indexation quotidienne du courrier entrant dans les dossiers des personnes accompagnées par le pôle ASPP,

·         Veiller à la continuité de service,

·         Faire preuve de discrétion professionnelle ou respecter le secret professionnel en fonction de la mission, et respecter les règles de protection des données personnelles conformément au RGPD,

·         Maitriser les outils bureautiques et les logiciels métiers.

Activités

·         Assurer le traitement du courrier entrant

-         Trier les courriers, les factures et relevés bancaires,

-         Numériser et indexer les documents selon les consignes données,

-         Pré indexer les factures et indexer en masse les relevés bancaires,

-         Effectuer des travaux administratifs divers,

-        Constituer les boites à archives.

·         Participer au fonctionnement du service

-       Rendre compte de son activité,

-       Participer aux réunions de service,

-       Contribuer aux projets de service et contribuer aux plans d’actions qui en découlent,

-       Assurer la formation des nouveaux embauchés et l’accueil des stagiaires,

-       Respecter les règles de sécurisation des données personnelles dans le cadre de la mise en conformité RGPD.

·         Appliquer la politique qualité du service

-         Contribuer à l’amélioration continue de la qualité du service rendu,

-         Appliquer les procédures du service et contribuer à leur mise à jour,

-         Déclarer les évènements indésirables,

-         Appliquer les recommandations de bonnes pratiques professionnelles,

-         Intervenir dans le respect des droits des familles accompagnées,

-         Appliquer les recommandations et les orientations relatives à la bientraitance et au questionnement éthique.

Vos avantages

• Salaire selon CCN66 : incluant indemnité métiers socio-éducatifs, selon expérience
• Congés supplémentaires trimestriels
• Mutuelle prise en charge à 80%
• Prise en charge de 50 % des abonnements de transport ou indemnités de déplacement domicile/bureau
• CSE / Billetterie / Titres restaurant / Chèques vacances / Cartes cadeaux…- Vous êtes titulaire d’un diplôme en accueil/secrétariat niveau BACSi votre candidature est sélectionnée, le cadre de proximité en charge du recrutement vous contactera afin de vous rencontrer.