Agent administratif H/F

MISSION PRINCIPALE

Garant de l’accueil et assure la satisfaction client au quotidien tout en réalisant l’administration générale de la filiale en collaboration avec le responsable de la station de lavage.

Assure la fiabilité des indicateurs de gestion et d’HSE.

MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE

Accueil client et suivi de la prestation

• Contrôle l’accès au site (caméras, barrières...) et se charge de l’accueil téléphonique

• Accueille les conducteurs/clients avec courtoisie et transmet les consignes de sécurité du site

• Edite l’ordre de travail et le certificat de lavage en vérifiant l’exactitude des informations données (CMR)

• Echange au quotidien avec les chefs d’équipe ou laveurs sur le bon déroulement des opérations

• Contribue au développement commercial en représentant correctement la société auprès des clients

• Est le relais privilégié des clients en ce qui concerne le déroulement de la prestation et les demandes complémentaires

• Alerte en cas d’exitence d’opérations spéciales nécessitant la mise en œuvre d’autorisation de travail ou de produits chimiques classés comme dangereux et vérifie la prise en compte des consignes notamment en terme de sécurité

Gestion du Personnel et Social

• Réalise la constitution et le suivi des dossiers du personnel (contrat de travail, avenants, échéanciers obligatoires, dossier disciplinaire, correspondances diverses…).

• Réalise la paie, et en assure le contrôle ;

• Elabore le plan de formation et son suivi.

• Assure la bonne application de la législation sociale et des règles internes.

• Prépare/constitue les dossiers et participe éventuellement à l’exercice du pouvoir disciplinaire.

• Ecoute et communique avec les collaborateurs et alerte son responsable sur tout dysfonctionnement.

• Assure en collaboration avec son responsable, les relations avec les autorités de contrôle et les administrations.

Facturation

• Vérifie que tous les bons ont été bien enregistrés

• Valide les bons et clôture la facturation à J+5

• Edite et envoie les factures en respectant les délais et les exigences des clients

• Rapproche la facturation et les documents pour transmission aux clients

• Suit la balance agée et réalise le suivi (relances, dossiers contentieux…)

• Récolte les réclamations clients et les analyse avec son responsable

• Participe à la bonne tenue des statistiques de facturation et des indicateurs qualité

Gestion administrative

• Participe au reporting des coûts d’exploitation.

• Collecte et communique les éléments fiscaux/sociaux à la holding.

• Gère la documentation générale, en assure le suivi et l’archivage (correspondances, contrats fournisseurs, registres et documents obligatoires…).

• Réalise les différents suivis administratifs (consommations, EPI, registre des déchets…)

• Réalise toutes les commandes (élimination des déchets, adjuvants…) après validation de son responsable

• Réalise les dossiers assurance et la relation avec les courtiers par une utilisation systématique de VEGA.

• Assure la bonne tenue, de l’utilisation de la caisse et du compte accréditif en étroite collaboration avec son responsable.

• Assure du bon approvisionnement des plaquettes et supports commerciaux de la filiale ;

• Alerte le responsable de tout dysfonctionnement, retard dans les échéanciers ou manquement dans les données

Hygiène, sécurité, environnement et développement durable

• Connaît et s’approprie les procédures internes

• Adapte les procédures en lien avec l’activité

• Réalise et met à jour l’affichage au sein de la filiale

• Diffuse et contribue à l’application des procédures et leurs mises à jour

• Elabore et rédige les documents relatifs au système QHSE de la filiale

• S’assure de la gestion documentaire (archivage, mise à jour des process, de la bibliothèque documentaire)

• Rédige les documents relatifs à l’évaluation des risques (document unique, évaluation des risques environnementaux…)

• Suit la mise en place des actions nécessaires à la conformité réglementaire en matière de QHSE.

Collecte les éléments nécessaires au traitement des non conformités (rapports, questionnaires d’analyse …)

• Participe à l’analyse des évènements (accidents, AT, réclamations, presqu’accidents…) et coordonne la mise en place des actions d’amélioration avec le responsable de station

• S’assure de l’enregistrement et du traitement des non conformités en relation avec les interlocuteurs concernés

• Participe activement à l’amélioration continue (partage les bonnes pratiques, recueille les propositions…).

• Participe aux audits internes et externes (SQAS, BBS….)

• Saisit les indicateurs QHSE (taux AT, FIQ…)

CONTRAINTES ET DIFFICULTES DU POSTE

Organisation du travail (en poste)

Communication avec des conducteurs étrangers

COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE

Les « Savoirs »

Niveau BAC +2

Savoir calculer

Maitrise du pack office (Excel, Outlook…)

Langues étrangères appréciées

Les « Savoir-faire »

Sens du service client

Sens de l’organisation

Rigueur

Ecoute et communication

Les « Savoir-être »

Disponibilité

Sens du contact

Confidentialité

CRITERES DE PERFORMANCE

Etat de la Balance âgée

Nombre d’avoir suite à erreurs de facturation

Nombre d’annulation d’ECD

Note obtenu au SQAS

INTERFACES

Internes :

Services filiales et holding

Homologues des filiales

Externes :

Médecine du travail

Fournisseurs (sociétés d’intérim, sous-traitants, organismes de formation…) et prestataires de services (Pôle Emploi…)

Clients : service comptabilité, assurance…)

Administrations : CARSAT, DREAL, agence de l’eau….)

Rémunération : 1 800,00€ à 1 900,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel