AGENT D'ACCUEIL POLYVALENT

Le service Intérim Territorial du CDG31 basé à Labège, recherche pour une collectivité située à 13 kms au sud-est de Toulouse, un(e) Agent d'accueil polyvalent en CDD.

Description du poste

Connaissance du logiciel E Magnus de Berger Levrault appréciée

Possibilité de travail le soir en cas de Conseil municipal

1. Accueil physique et téléphonique

• Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Renseigner les administrés
• Orienter les administrés vers le service compétent
• Noter les messages et les requêtes des administrés afin de les transmettre au Maire.
• Réceptionner les livraisons et en informer les destinataires
• Délivrer des documents administratifs
• Organiser et ranger l’accueil : classement, étiquetage, affichage, modification annuaire téléphonique, archivage, etc…

2. Gestion du courrier :

• Courrier arrivée :

o Réceptionner et enregistrer le courrier

o Transmettre tout document à l’enregistrement du courrier entrant à la hiérarchie concernée

o Dispatcher le courrier selon les instructions du Maire

• Courrier départ :

o Affranchir le courrier

o Apporter le courrier à la poste

3. Secrétariat

• Prendre les rendez-vous pour les élus et le Maire
• Rédiger les courriers à la demande de la hiérarchie
• Faire les photocopies
• Rédiger et afficher les arrêtés de voirie, de stationnement….
• Gérer et suivre le stock des fournitures de bureau + photocopieuse
• Gestion des carnets de bons de commande, cartes clients
• Gestion des cahiers des clefs et des doléances
• Gestion de la réservation de la benne pour les déchets verts
• CONSEILS MUNICIPAUX Présence aux préparations des Conseils municipaux et aux Conseils municipaux : convocations, affichage, mail, rédaction des comptes-rendus
• Tenue des dossiers de presse
• Organisation du planning des visites médicales pour le personnel communal

Etat Civil – Relations citoyens

• Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer pour les dossiers d’Etat Civil et de population (CNI, cartes grises, passeports, permis de conduire, certificat d’hébergement, certificat de vie, sorite de territoire, recensement militaire…)
• Distribuer, réceptionner et contrôler les dossiers d’Etat-civil et population
• Rédiger les actes d’Etat Civil (reconnaissance parentale, naissance, mariage, décès…)
• Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, etc.)
• Contrôler l’authenticité des attestations fournies
• Etablir les "attestation d'accueil" pour l’hébergement d’étranger en France
• Communication par mail avec les habitants au sujet des informations communales
• CCAS : accueil et écoute des personnes demandant une aide, convocation des membres du CCAS, comptes-rendus des réunions, organisation des réunions et manifestations organisées par le CCAS

Recensement militaire et de la population

• Accueillir le jeune public pour procéder au recensement militaire
• Etablir et transmettre les tableaux militaires trimestriels au bureau du service national
• Mettre à jour les fichiers relatifs à la population

Ecole –cantine

• Gestion des repas cantine (commande hebdomadaires)

4. Comptabilité

• Saisie de titres et de mandats

5. Associations – Population - Marché

• Renseigner les administrés et favoriser la mise en relations avec les associations communales (réception et transmissions des différentes demandes)
• Réceptionner les demandes de prêt de salles et matériels
• Planifier l’occupation / la location des salles communales
• Transmettre le planning aux services techniques et au personnel du service nettoyage bâtiment
• Réceptionner les chèques pour la location des salles
• Enregistrer la remise et le retour des clefs des salles prêtées aux associations, entreprises ou administrés
• Réaliser les conventions de mise à disposition
• Assurer le suivi des dossiers des associations (statut, courriers…)
• Suivi de l’organisation de la fête locale et des diverses commémorations.

Profil recherché

Compétences professionnelles :

• Applique les consignes et/ou directives
• Vérifier la fiabilité et la qualité des tâches accomplies
• Connaître et respecter les obligations statuaires (devoir de réserve, discrétion, etc.)
• Savoir organiser son temps de travail
• Etre efficace et consciencieux
• Etre capable de s’adapter et de se rendre disponible
• Entretenir et développer ses compétences

Compétences relationnelles :

• Capacité à faire preuve d’écoute et de respect
• Capacité à entretenir des relations professionnelles positives avec les collègues
• Capacité à servir le public et les administrés avec politesse et dignité
• Capacité à travailler en équipe