ALTERNANCE - Assistant administratif (H/F)

Depuis plus de 50 ans, la société CAEN FROID est leader sur la Normandie sur les marchés du froid et du génie climatique. Grâce à sa proximité et son efficacité CAEN FROID a su gagner la confiance d’une clientèle variée, et exigeante. Sa stratégie basée sur l’écoute, la rigueur et la maîtrise s’est révélée efficace.

CAEN FROID fait partie du Groupe SYCLEF , dont l’activité est la réfrigération et le conditionnement d’air. SYCLEF rassemble 70+ sociétés et plus de 3700 collaborateurs sur le territoire national.

Dans le cadre d’une alternance, Caen Froid recherche un(e) Assistant(e) Administratif (H/F) basé(e) en Normandie (14).

Votre quotidien à nos côtés : Sous la responsabilité de la direction, vous aurez en charge les missions suivantes :

Tâches Administratives :

• Ouverture du courrier et distribution aux destinataires
• Accueil physique et téléphonique (quelques appels par jour provenant du « standard »
• Faire les déclarations de CA demandés par nos clients grands comptes
• Gérer la partie administrative des dossiers juridiques et contentieux
• Rédiger les courriers / contrats (occasionnel) / classement / gestion des messages électroniques
• Suivi des recommandés
• Commander les fournitures de bureau + commandes imprimeur + vêtements entreprise
• Suivi des vêtements de travail fournis par l’Entreprise
• Suivi de l’entretien des locaux (ménage, espaces verts)
• Echanges avec le service communication (site internet, Linkedln)
• Assurer le suivi de tous les dossiers, contrats concernant les bâtiments
• Préparer la partie administrative des appels d’offres
• Faire les demandes et assurer le suivi des cautions bancaires, y compris les mains levées
• Dossiers véhicules et bâtiments (assurance, carte grise, constats, cartes carburant, badges autoroute, suivi du parc (y compris sur Lotus), déclaration sinistre et documents de vente)
• Dénonciation excès de vitesse et FPS
• Gérer la géolocalisation
• Suivi des sinistres clients (signalisation, expertise...)
• Réception et approbation factures services généraux en lien avec la Direction
• Tenue de la caisse
• Déclaration annuelle des fluides frigorigènes
• Mise à jour dossier techniciens et outillage sur plateforme dédiée
• Organisation des manifestations de l’entreprise
• Validation des heures journalières des techniciens et intégration dans l’ERP Cézanne

Tâches R.H :

• Transmission des documents pour embauche (fiche état civil + BIA affiliation mutuelle et prévoyance et tous documents liés au nouvel arrivant)
• Contrôle des heures pour la préparation de la paie
• Courriers : arrêt de travail, démission, IJSS, saisies sur salaire...
• Accident du travail : fiche interne à compléter
• Courrier à transmettre aux salariés
• Demandes d’acompte
• Enregistrement des CP, maladie, accident du travail, astreintes
• Tenue du planning général des absences
• Médecine du travail : suivi et prise de rendez-vous
• Suivi des formations et habilitations
• Relations avec le coordinateur HSE
• Tenue registre du personnel
• Recherche d’intérimaires auprès des agences
• Enregistrement contrats intérim
• Déclaration des heures des intérimaires
• Réaffectation des téléphones suivant procédure fournie par le service informatique

Vous êtes le candidat idéal si :

• Vous possédez déjà une expérience significative sur ce type de métier en stage, alternance ou dans le cadre d’une reconversion professionnelle.
• La maitrise des outils informatiques, ERP est impérative.
• La connaissance du domaine du SAV est un plus

Pourquoi nous rejoindre ? Nous rejoindre c’est intégrer une équipe dynamique, une société bienveillante avec un esprit familial reconnue pour son expertise technologique.

Nous formons aujourd’hui nos collaborateurs de demain : votre engagement et votre montée en compétences pourront vous ouvrir les portes d’un CDI à l’issue de votre alternance. Rejoignez nous !