Archiviste H/F

Résumé du poste:

Dans le double contexte de la sécurisation des activités de la scolarité de l’UFR de Pharmacie et de la préparation du déménagement de l’aile 700 (chantier de réhabilitation plan Campus) du campus,sous la responsabilité de la Cheffe des services administratifs de l’UFR et le pilotage du responsable du département des archives de l’université, l’archiviste aura la charge de : traiter l’arriéré d’archives de l’UFR de Pharmacie et de proposer des règles et outils visant à rationaliser l’organisation des archives de cette UFR.

Présentation de la direction / structure d’accueil Située avenue de l’observatoire (75006), la Faculté de Pharmacie de Paris abrite, dans ses 34 000 m2, 4 amphithéâtres (chacun de 350 à 450 places), des salles d’enseignement (de 19 à 120 places), des laboratoires de travaux pratiques, des services administratifs et techniques, une bibliothèque interuniversitaire riche de plus de 100 000 ouvrages/périodiques, ainsi que, en plein cœur de Paris, un jardin botanique de plus de 3 400 m2. 200 enseignants chercheurs, 40 chercheurs, près de 150 personnels IATS et environ 200 personnels hébergés (CNRS, INSERM, IRD…) travaillent sur le site. Plus de 4 500 étudiants en formation initiale suivent les études de Pharmacie pendant six années ou une formation en Sciences de la Vie et de la Santé de niveau Licence, Master et Doctorat. Le département de formation continue accueille quant à lui près de 900 professionnels en activité par an pour leur maintien des connaissances/compétences tout au long de la vie. Unité de Formation et de Recherche (UFR), la Faculté de Pharmacie accueille une dizaine d’unités de recherche scientifique et médicale labellisées (Inserm, CNRS, IRD, Université), permettant à environ 200 doctorants de se former par la recherche et réaliser une Thèse d’Université.

Descriptif des activités Le poste comprend plusieurs activités principales et complémentaires, sous le contrôle du responsable du département des archives :

1. Activités prioritaires Traiter l’arriéré des archives des services administratifs de l’UFR de Pharmacie en commençant par les archives de la scolarité (environ 400 ml d’archives au total) : - Récoler les archives - Conditionner ou reconditionner les archives - Déterminer les durées de conservation et sorts finaux, en lien avec le département des archives de l’université - Rédiger les bordereaux de versement et d’élimination, en lien avec le département des archives de l’université

• Coter définitivement les archives, en lien avec le département des archives de l’université Suivre le cas échéant les opérations de transfert des archives dans les salles d’archives Suivre les opérations de destruction des archives éliminables, à l’issue du processus de validation des bordereaux d’éliminations, et en lien avec le département des archives de l’université Conseiller les services administratifs de l’UFR de Pharmacie sur la gestion de leurs documents et données : - Définir les circuits de production et de validation des documents - Elaborer des outils de bonnes pratiques de gestion documentaire et d’archivage

• Sensibiliser et former les services de l’UFR à la gestion et à l’archivage de leurs documents Concevoir les outils de gestion des archives de l’UFR de Pharmacie (fichiers de récolement, bordereaux de versement, procédures internes pour l’archivage au sein de l’UFR) Élaborer le référentiel de gestion et de conservation des documents de l’UFR de Pharmacie 2. Activités complémentaires susceptibles d’être effectuées Étudier les possibilités de réaménagement des salles d’archives du site Observatoire dans le contexte de réhabilitation de l’aile 700 du site Conseiller les services administratifs de l’UFR de Pharmacie sur l’organisation et la gestion de leurs documents bureautiques (règles de nommage, propositions d’arborescence, etc.)

Encadrement Non

Connaissances Connaissance approfondie du cadre légal et déontologique en matière d’archives publiques. Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Savoir-faire – Compétences opérationnelles Maîtrise des outils de bureautique courants. Maîtrise des règles de gestion des archives, notamment des normes en matière de collecte et de classement.

Savoir identifier les attentes et les besoins d’un service pour proposer les solutions adaptées. Travailler en « mode projet ».

Outils spécifiques à l’activité Suite Office. Logiciel de gestion d’archives MNESYS ARCHIVES Savoir-être – Compétences comportementales Curiosité intellectuelle.

Autonomie et fiabilité Aptitude au travail en équipe ou en réseau. Rigueur et sens de l’organisation, respect des délais. Rendre compte et communiquer Capacité d’adaptation Aisance relationnelle Savoir Jouer un rôle de conseil ou d’aide à la décision.

Niveau de diplôme souhaité Niveau II - Bac+3 Licence, Licence professionnelle

Rémunération : 21 542,50€ à 29 141,10€ par an

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• RTT

Lieu du poste : En présentiel