Assistant à l'Archivage (m/f/d)

Qui recrute ?

Corps grand-ducal d’incendie et de secours

Direction Administrative et Financière (DAF)

La Direction Administrative et Financière assure la gestion administrative, financière et des ressources humaines du CGDIS. Elle veille à une utilisation rigoureuse et efficiente des ressources tout en garantissant le respect du cadre légal et réglementaire. Grâce à son approche transversale, elle soutient l’ensemble des directions dans leurs missions et accompagne les évolutions organisationnelles, les projets stratégiques et les démarches d’innovation.

Missions

• La mission principale du titulaire du poste est de renforcer notre équipe d’archives afin de sécuriser juridiquement nos éliminations de documents, de désencombrer physiquement nos locaux grâce à un traitement de l'archive en profondeur, et de garantir le succès du passage à la GED:

  • Prendre en charge le stock d'archives physiques et numériques;
  • Trier les arriérés, indexer les documents et optimiser les espaces de stockage;
  • Appliquer rigoureusement le tableau de tri, le plan de classement et la nomenclature;
  • Soutenir au quotidien le Délégué à l'Archivage dans la gestion des flux documentaires;
  • Assurer le suivi et la mise à jour des différentes procédures et des documents de support;
  • Assister le/la Délégué(e) à l'Archivage dans la préparation de la transition vers une GED.

Profil

Compétences techniques

• Maîtriser des processus de gestion du cycle de vie des documents;
• Démontrer des capacités à établir des bordereaux de destruction et de conservation;
• Disposer des connaissances dans les outils bureautiques;
• Faire preuve de rigueur dans l'organisation, l'inventorisation et la documentation des processus.

Compétences comportementales

• Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• Disposer d'une expérience professionnelle dans le suivi de projets en matière de gestion;
• Documentaire constitue un atout;
• Justifier d'une expérience professionnelle dans le domaine de l'archivage constitue un atout;
• Posséder des compétences en records management et en gestion électronique de documents constitue un atout.

Conditions d’admission

Ce poste est à pourvoir sous le statut d'employé de l'État.

En savoir plus sur le statut d'employé de l'État

Niveau d’études

Vous êtes détenteur soit d’un diplôme de fin d’études secondaires (classiques ou générales), soit d’un diplôme de technicien, soit d’un brevet de maîtrise, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 4 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.

Langues

Vous devez remplir les conditions générales de connaissance des trois langues administratives.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.

Important

Seules les candidatures introduites via la plateforme officielle GovJobs.lu seront prises en considération. Toute candidature transmise par un autre canal (e-mail, courrier, etc.) ne pourra pas être retenue.