Assistant achats/Assistante achats

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Rejoignez l’EDQM en tant qu’Assistant(e) Achats !

Qui sommes-nous ?

À la Direction européenne de la qualité du médicament et des soins de santé (EDQM), nous œuvrons ensemble pour une meilleure santé pour tous. Nos activités variées contribuent à la protection de la santé publique grâce à notre collaboration avec une communauté internationale d’experts et de parties prenantes dans les domaines des médicaments, des substances d’origine humaine, des soins pharmaceutiques et de la santé des consommateurs.

Avec plus de 400 collaborateurs représentant plus de 30 nationalités et exerçant des dizaines de métiers différents, nous travaillons avec un réseau mondial de partenaires ainsi qu’environ 2 000 experts issus de nombreuses disciplines scientifiques, dans la perspective d’un monde où chacun peut bénéficier d’une meilleure santé.

Votre équipe

Pour soutenir l’organisation de l’EDQM, nous recherchons une personne motivée, organisée et orientée service pour accompagner l’équipe Achats dans le traitement des demandes d’achat et des procédures de mise en concurrence. La personne retenue devra analyser les demandes avec rigueur, travailler avec les clients internes et contribuer à ce que les achats soient traités efficacement, dans le respect des règles et procédures applicables.

Vos missions

Les tâches principales du poste sont les suivantes :

• Réceptionner, examiner et traiter les demandes d’achat soumises par les entités de l’EDQM ;
• Vérifier si les biens ou services demandés sont déjà couverts par un contrat-cadre ou un autre dispositif contractuel existant ;
• Examiner les conditions contractuelles applicables, notamment le périmètre, les prix, les remises, la durée, les modalités de commande et toute autre disposition pertinente ;
• Aider les clients internes à préciser leurs besoins et à identifier la procédure d’achat appropriée ;
• Vérifier les demandes d’achat au regard des contrats existants, en s’assurant qu’elles sont complètes et conformes aux conditions contractuelles applicables ;
• Transmettre les bons de commande aux fournisseurs, tenir les clients internes informés de l’avancement des commandes et résoudre les problèmes commerciaux courants liés à leur exécution (retards de livraison, évolutions tarifaires, produits de remplacement, références supprimées, etc.) ;
• Lorsqu’aucun contrat adapté n’existe, préparer et lancer des procédures de mise en concurrence sur la plateforme e-Procurement du Conseil de l’Europe, conformément aux règles et procédures d’achat applicables ;
• Contribuer à l’identification et à la prise de contact avec des fournisseurs potentiels, tout en veillant au respect des exigences en matière de concurrence et de publicité ;
• Préparer les documents d’achat, notamment les demandes de devis, les documents administratifs, la correspondance et les pièces constitutives des dossiers d’achat ;
• Assurer le suivi des procédures de mise en concurrence, notamment la réception des offres, les demandes de clarification et les démarches administratives associées ;
• Contribuer à l’évaluation des offres, en vérifiant les prix et les conditions contractuelles, et participer à la documentation des décisions d’achat et des recommandations d’attribution ;
• Assurer la tenue et la mise à jour des dossiers d’achat, des informations contractuelles et des données fournisseurs, en veillant à leur exhaustivité, leur exactitude et leur fiabilité ;
• Fournir un appui pratique aux clients internes et rendre compte de l’état d’avancement des demandes d’achat.

Qui recherchons-nous ?

• avoir une expérience en matière d'appels d'offres ou de passation de marchés, de préférence dans le secteur public, de préférence avec un diplôme de l'enseignement supérieur ou une qualification professionnelle (par exemple, CIPS) dans le domaine de la passation de marchés, de préférence dans le secteur public ou dans un domaine connexe ;
• avoir une très bonne connaissance de l'une des deux langues officielles et une bonne connaissance de l'autre (français et anglais) ;
• Vous vous intéressez aux nouvelles technologies, maîtrisez Office 365 à un niveau professionnel, notamment Excel, et possédez des connaissances de base ou la capacité d’apprendre les outils analytiques de la suite Microsoft 365.
• Vous avez une expérience de la communication sur les réseaux sociaux et, idéalement, de l’utilisation du module LinkedIn Recruiter.
• Vous maîtrisez très bien l’une des langues officielles du Conseil de l’Europe et avez une bonne connaissance de l’autre langue (français et anglais).

Pour être éligible, vous devez avoir la nationalité de l’un des 46 États membres du Conseil de l’Europe.

Ce que nous offrons

À l’EDQM, vous intégrerez une organisation multiculturelle portée par une mission d’intérêt public, où votre travail contribuera directement à la santé publique en Europe et au-delà.

Nous proposons un environnement de travail collaboratif et convivial, des conditions attractives ainsi qu’un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Tout en évoluant dans un cadre administratif structuré, vous acquerrez une expérience précieuse dans un contexte international, aux côtés de professionnels engagés sur des projets porteurs de sens.

• Type de contrat : Contrat à durée déterminée (moins de 12 mois)
• Lieu : Strasbourg
• Salaire (selon votre situation personnelle et votre expérience) :
• 2 848 € nets par mois pour le grade B1
• 3 246 € nets par mois pour le grade B2
• Exonérés d’impôt

Join EDQM as a Procurement Assistant!

Who Are We

At the European Directorate for the Quality of Medicines and Healthcare (EDQM), we work together for better health, for all. Our wide-ranging activities contribute to public health protection, by engaging with an international community of experts and stakeholders in the areas of Medicinal products, Substances of Human Origin, Pharmaceutical care and Consumer health. With more than 400 staff members, from over 30 different nationalities and dozens of different professions, we collaborate with a global network of stakeholders and around 2 000 experts from a wide variety of scientific disciplines, striving for a world where everyone can enjoy better health

Your Team

Supporting the EDQM organization, our Procurement team is now looking for a motivated, well-organised and service-oriented candidate to support the team with the processing of procurement requests and competitive bidding procedures. The successful candidate will be expected to assess requests carefully, work with internal clients and help ensure that purchasing activities are handled efficiently and in accordance with the applicable rules, contracts and procedures.

Your Tasks

The essential tasks for this post are:

• Receiving, reviewing and processing procurement requests submitted by EDQM entities;
• Checking whether the requested goods or services are already covered by an existing framework contract or other contractual arrangement;
• Examining the applicable contractual conditions, including scope, prices, discounts, duration, ordering arrangements and other relevant provisions;
• Helping internal clients to clarify their needs and identify the appropriate purchasing procedure;
• Verifying procurement requests against existing contracts, ensuring that requests are complete and consistent with the applicable contractual conditions;
• Sending purchase orders to suppliers, keeping internal clients informed of progress and resolving routine commercial issues relating to orders (delivery delays, price updates, replacement products, discontinued references, etc.);
• Where no suitable contract exists, preparing and launching competitive bidding procedures in the Council of Europe -Procurement platform in accordance with the applicable procurement rules and procedures;
• Helping to identify and contact potential suppliers and ensuring that competition and publicity requirements are respected;
• Preparing procurement documents, including requests for quotations, administrative documents, correspondence and procurement file records;
• Following up competitive bidding procedures, including the receipt of offers, requests for clarification and administrative follow-up;
• Supporting the evaluation of offers, checking prices and contractual conditions, and helping to document procurement decisions and award recommendations;
• Maintaining procurement files, contract information and supplier records, ensuring that they are complete, accurate and up to date;
• Providing practical guidance to internal clients and reporting on the status and progress of procurement requests.

Who are we looking for?

• have experience in tendering or procurement, preferably in the public sector, preferably with a higher education degree or professional qualification (e.g., CIPS) in procurement, preferably public sector procurement or a related subject;
• have a very good knowledge of one of the two official languages and good knowledge of the other (French & English);

To be eligible, you need to have the nationality of one of the 46 member states of the Council of Europe.

What we offer:

At the EDQM, you’ll be part of a multicultural and mission-driven organisation where your work contributes directly to public health across Europe and beyond. We offer a collaborative and friendly work environment, competitive conditions, and a strong work-life balance. While we operate within a structured administrative framework, you’ll gain valuable experience in an international setting, working alongside passionate professionals on meaningful projects.

• Contract type: Fixed-term contract (<12 months)
• Location: Strasbourg
• Salary (depending on your personal situation and experience): 2848€ for B1, 3246€ for B2 , netto per month ( tax free )