Assistant administratif et comptable H/F

ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET COMPTABLEPrésentation du poste

Dans le cadre de notre activité en charpente métallique, serrurerie, couverture et bardage, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) et comptable polyvalent(e), rigoureux(se) et organisé(e).

Le poste ne se limite pas à la gestion administrative classique. La personne recrutée devra également assurer un véritable suivi administratif et financier des chantiers, en lien avec les chargés d’affaires, le bureau d’études, l’atelier, les équipes travaux, les fournisseurs et la direction.

Une attention particulière sera portée au suivi de la facturation, qui constitue un point essentiel du poste.

Missions principales

Gestion administrative courante

• Gestion et traitement des mails, courriers et appels téléphoniques.
• Classement, archivage et organisation des documents administratifs.
• Mise à jour des dossiers clients, fournisseurs et chantiers.
• Préparation et suivi des différents documents administratifs liés aux affaires.
• Gestion et suivi des documents transmis aux différents interlocuteurs.
• Mise à jour des tableaux de suivi internes.
• Assistance administrative auprès de la direction et des chargés d’affaires.

Suivi administratif des chantiers

L'assistant(e) devra assurer un suivi régulier des affaires et chantiers en cours afin que les informations administratives et financières soient cohérentes avec la réalité du terrain.

Les missions comprendront notamment :

• ouverture et mise à jour des dossiers chantier ;
• suivi des commandes clients ;
• suivi des bons de commande reçus ;
• vérification de la concordance entre devis, commandes et travaux réellement exécutés ;
• suivi des éventuels avenants et travaux supplémentaires ;
• suivi des commandes nécessaires aux chantiers ;
• réalisation de certains achats courants auprès des fournisseurs ;
• demande de prix et passage de commandes simples après validation ;
• suivi des confirmations de commandes fournisseurs ;
• contrôle des délais annoncés ;
• suivi des livraisons et bons de livraison ;
• rapprochement des commandes, livraisons et factures fournisseurs ;
• remontée des informations importantes aux chargés d'affaires et à la direction.

La personne devra être capable d'identifier rapidement lorsqu'une commande, une livraison, une facture ou une prestation ne correspond pas aux éléments prévus au dossier.

Achats et commandes

En lien avec les responsables de chantier et les chargés d'affaires :

• passer certaines commandes de fournitures et consommables ;
• consulter les fournisseurs lorsque nécessaire ;
• vérifier les prix, quantités et références commandées ;
• suivre les délais de livraison ;
• récupérer et classer les bons de commande et bons de livraison ;
• vérifier que les achats sont bien affectés au bon chantier ;
• signaler les écarts de prix ou de quantité ;
• éviter les commandes en doublon ou non validées.

Une attention particulière devra être portée à la bonne affectation des dépenses par chantier, afin de permettre un suivi fiable de la rentabilité des affaires.

Facturation clients – Mission prioritaire

La facturation constitue une mission centrale du poste.

L'assistant(e) devra être particulièrement vigilant(e) avant toute émission de facture.

Il/elle devra notamment :

• vérifier les devis signés et commandes clients ;
• vérifier les montants contractuels ;
• contrôler les avenants et travaux supplémentaires validés ;
• s'assurer que les prestations à facturer ont bien été réalisées ou sont facturables ;
• contrôler les acomptes déjà facturés ;
• suivre les situations de travaux ;
• vérifier les montants déjà facturés afin d'éviter toute double facturation ;
• contrôler les restes à facturer ;
• vérifier les éventuelles retenues, déductions ou modifications de commande ;
• appliquer correctement la TVA ou, lorsque nécessaire, le régime d'autoliquidation ;
• vérifier les coordonnées et informations de facturation du client ;
• joindre les documents demandés par le client lorsque nécessaire ;
• déposer les factures sur les plateformes clients si besoin ;
• suivre les échéances et règlements ;
• effectuer les relances clients.

Aucune facture ne devra être établie automatiquement sans contrôle préalable du dossier.

La personne devra systématiquement vérifier la cohérence entre :

Devis → Commande client → Avenants / travaux supplémentaires → Réalisation → Facturation antérieure → Solde restant à facturer.

En cas de doute ou d'incohérence, la facturation devra être suspendue jusqu'à validation par le responsable du dossier.

Factures fournisseurs

• Réception et enregistrement des factures fournisseurs.
• Contrôle des factures par rapport aux commandes et bons de livraison.
• Vérification des prix et quantités.
• Affectation des factures au bon chantier.
• Identification des écarts éventuels.
• Transmission pour validation avant paiement.
• Préparation des éléments nécessaires à la comptabilité.
• Classement et archivage des pièces.

Suivi comptable

En lien avec le cabinet comptable et la direction :

• préparation et transmission des pièces comptables ;
• suivi des factures clients et fournisseurs ;
• rapprochement des règlements ;
• suivi des impayés ;
• préparation des tableaux de suivi ;
• contrôle des pièces manquantes ;
• préparation des éléments nécessaires aux clôtures comptables ;
• suivi administratif des règlements fournisseurs.

Suivi financier des affaires

L'assistant(e) participera également au suivi économique des chantiers :

• suivi du montant commandé par le client ;
• suivi du montant facturé ;
• suivi du montant encaissé ;
• suivi du reste à facturer ;
• suivi des achats et dépenses engagées ;
• suivi des travaux supplémentaires ;
• signalement des écarts inhabituels ;
• mise à jour des tableaux de suivi chantier.

L'objectif est d'éviter qu'un chantier soit terminé alors que certaines prestations, avenants ou travaux supplémentaires n'ont pas été facturés.

Profil recherché

Nous recherchons une personne :

• rigoureuse ;
• organisée ;
• autonome ;
• réactive ;
• à l'aise avec les chiffres ;
• attentive aux détails ;
• capable de suivre plusieurs dossiers simultanément ;
• capable de communiquer avec les équipes chantier, les chargés d'affaires, les fournisseurs et les clients ;
• à l'aise avec les outils informatiques, notamment Excel ;
• ayant idéalement une première expérience dans une entreprise du bâtiment, de la construction, de l'industrie ou dans une PME.

Une connaissance de la facturation dans le secteur du bâtiment serait particulièrement appréciée.

Qualités indispensables

La personne devra avoir le réflexe de contrôler avant de valider.

Nous recherchons notamment quelqu'un capable de se poser systématiquement les bonnes questions :

• Avons-nous un devis ou une commande validée ?
• Le montant correspond-il bien à ce qui a été accepté ?
• Y a-t-il eu des modifications ?
• Y a-t-il des travaux supplémentaires ?
• Ont-ils été validés ?
• Qu'avons-nous déjà facturé ?
• Que reste-t-il réellement à facturer ?
• Les achats correspondent-ils bien au chantier concerné ?
• Les quantités et prix fournisseurs sont-ils corrects ?

Le poste nécessite donc une personne fiable et consciencieuse, capable de détecter une anomalie plutôt que de simplement enregistrer ou transmettre les documents.

Relations internes et externes

L'assistant(e) sera en relation régulière avec :

• la direction ;
• les chargés d'affaires ;
• le bureau d'études ;
• l'atelier ;
• les équipes chantier ;
• les fournisseurs ;
• les sous-traitants ;
• les clients ;
• le cabinet comptable.

Objectif du poste

Assurer une gestion administrative et comptable fiable des affaires, permettre un bon suivi des chantiers et garantir que :

• les commandes sont correctement suivies ;
• les achats sont maîtrisés et affectés au bon chantier ;
• les documents sont à jour ;
• les fournisseurs sont correctement contrôlés ;
• les prestations réalisées sont bien facturées ;
• les montants facturés correspondent exactement aux engagements contractuels ;
• aucun avenant ou travail supplémentaire validé n'est oublié ;
• aucune facture erronée ou en doublon n'est envoyée au client.

Rémunération : 1 750,00€ à 2 100,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel