Assistant administratif et financier - H/F

À propos de nous

Le Puy du Fou est devenu un phénomène dans le monde du spectacle. Il a brisé les codes et inventé une nouvelle génération de parc avec un concept artistique unique, cinq fois récompensé dans le monde depuis 2012.

6 000 hommes et femmes le font vivre et grandir avec passion.

Quel que soit leur poste, ils n’ont qu’un seul objectif : rechercher l’excellence pour créer l’émotion et faire rêver des millions de visiteurs chaque année.

Dans plus de 100 métiers, chacune de nos équipes, chacun de nos talents est encouragé à repousser ses propres limites, à se dépasser et devenir une référence dans son domaine. Viser plus haut pour rendre possible ce qui paraît impossible, c’est notre ambition car les rêves sont faits pour être réalisés !

Chaque jour, nous réalisons des rêves ! Et vous ?

Mission

1. Gestion de l’assistanat du Directeur des Opérations

• Gestion de l’agenda du Directeur des Opérations
• Organisation des déplacements
• Planification des REX
• Gestion des invités (évènements, pass, billetterie, séjour, vœux, pass entreprises, etc.)
• Être l’interlocuteur des responsables d’équipes
• Suivi des évènements se déroulant au Puy du Fou
• Etablissement du planning annuel et préparation des plannings retro d’ouverture
• Organisation d’évènements divers (séminaires, soirée DOP, etc..) et des visites officielles

2. Organisation et pilotage des équipes

• Concevoir et mettre à jour les outils de suivi d'activité, de tableaux de bords et reporting
• Suivi des CA et KPI hebdomadaires, mensuels et annuels

3. Gestion des dossiers en lien avec les autorités

• Suivi des dossiers administratifs en lien avec les autorités tels que le SDIS, le CNAPS, la Gendarmerie, la Préfecture, la mairie…

4. Suivi financier :

• Du budget du Directeur des Opérations :
• Suivi et vérification des factures, gestion des notes de frais, devis, commandes…
• Être le lien avec le service comptabilité
• Des budgets de la direction des opérations :
• Préparation des budgets annuels et des atterrissages en lien avec le contrôleur de gestion et le directeur des Opérations
• Accompagnement des équipes dans leur suivi de budget
• Contrôle des budgets mensualisés en lien avec le contrôle de gestion

5. Gestion RH :

• Etablir les plannings des médecins et veiller à ce que les logiciels de planification soient complets pour l’établissement de la paie
• Être le lien avec le service RH
• Suivi et Reporting mensuel de la masse salariale
• Suivi des CDI de la Direction des Opérations
• Suivi des bons de commandes intragroupe

6. Gestion Opérationnelle :

• Rédaction de courriers / Comptes rendus
• Préparation de dossiers et des réunions pour le directeur des opérations
• Transmission des informations entre la Direction et les différents interlocuteurs
• Centraliser les besoins des équipes de la Direction des Opérations
• Suivi de projets divers

7. Accompagnement des assistantes administratives des équipes :

• Organiser et superviser le travail de l’assistanat administratif
• Organisation et animation des réunions avec les supports administratifs de la DOP

Profil

Formation et diplômes : issu(e) d’une formation bac+2 à bac+3 type BTS Assistant de Manager, BTS Gestion PME-PMI

Expérience nécessaire :

• Entre 3 à 5 ans d’expérience sur un poste similaire

Compétences requises :

• Excellente maitrise de l’outil informatique (pack office, outlook, ect..)
• Excellente qualité rédactionnelle et relationnelle
• Capacité à gérer des agendas, réunions, déplacements, ect.
• Maitrise de la gestion de budget
• Connaissance en RH et en comptabilité
• Savoir faire de la veille d’information

Qualités requises :

• Être à l’écoute, disponible et savoir s’adapter
• Sens de la confidentialité, discrétion
• Polyvalence, sens du service
• Autonomie, rigueur, esprit d’analyse et de synthèse
• Capacité à travailler en équipe, et bon communiquant