Assistant Administratif H/F

Dans le cadre du développement de ses activités, B-HIVE recrute un Assistant administratif - Facility Management H/F qui aura pour missions :

Organiser l’intégration des nouveaux collaborateurs et sous-traitants : comptes, badges, matériel et accès.

Assurer le suivi administratif des fournisseurs et de leurs habilitations.

Suivre les attestations, formations réglementaires et différents documents fournisseurs.

Assurer le suivi des éléments variables de paie : pointages, congés, RTT, notes de frais, astreintes, etc.

Gérer les demandes d’accès et de badges.

Assurer le suivi des devis, commandes, contrats et factures.

Contrôler la conformité des factures et gérer les éventuelles anomalies avec les différents interlocuteurs.

Organiser les réunions et gérer les réservations de salles.

Rédiger et diffuser les communications internes en français et en anglais.

Gérer les fournitures, le courrier et les colis.

Apporter un support administratif aux équipes du département.Minimum 5 ans d’expérience en assistanat administratif, Facilities, office management ou coordination opérationnelle

Excellente organisation et rigueur dans le suivi des dossiers

Bonne capacité à gérer les priorités et plusieurs sujets simultanément

Autonomie, réactivité et sens de l’initiative

Aisance relationnelle et capacité à coordonner différents interlocuteurs

Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Word et Outlook

Anglais professionnel, à l’écrit comme à l’oral

Esprit d’équipe et sens du service

Discrétion et respect de la confidentialité

Adaptabilité et capacité à travailler dans un environnement dynamique