Assistant Administratif H/F

REJOIGNEZ LE GROUPE IFAE ET DONNEZ DU SENS À VOTRE QUOTIDIEN !

L'Institut de Formation de l'Avenir et de l'Emploi (IFAE) est un centre proposant des formations en apprentissage, qui accompagne chaque apprenant dans la concrétisation de son projet professionnel grâce à un parcours sur-mesure et professionnalisant.

Nos filières : Accueil, Business, Ressources Humaines, Santé

Nos chiffres clés : +5 000 apprenants · +200 formateurs · +500 entreprises partenaires

Assistant Administratif H/F

Contrat : CDI

Lieu : Clichy

Rythme : Présentiel

Au sein d'une équipe polyvalente, vous assurez la gestion administrative des dossiers apprenants et le suivi des relations avec les OPCO, tout en apportant un soutien transversal aux équipes Admissions, Recrutement et Employabilité selon les besoins.

Vos missions :

Contrats et recouvrement

• Créer les dossiers administratifs des apprenants et en assurer la conformité
• Déposer les dossiers administratifs sur les plateformes des OPCO
• Assurer les relances de premier niveau et la mise en conformité des dossiers non validés, dans le respect des délais
• Déposer la facturation mensuelle selon les procédures internes
• Prendre en compte les demandes et réclamations des OPCO

Soutien aux admissions et au recrutement

• Contrôler la conformité des pièces administratives entrantes (pièce d'identité, carte Vitale, diplômes, etc.)
• Saisir et constituer les dossiers d'inscription des apprenants sur le logiciel interne (GE)
• Traiter et suivre les boîtes mails génériques du service (Recrutement / Admissions)
• Effectuer les relances et rappels auprès des candidats admis, par mail et par téléphone

Soutien à l'employabilité

• Enregistrer et mettre à jour les données apprenants sur le GE (compétences, soft skills, objectifs professionnels)

• Intégrer et référencer les CV papier/vidéo des apprenants

• Préparer les fiches récapitulatives et assurer la traçabilité des entretiens pour le placement en entreprise

• Participer à l'organisation logistique des sessions (planification, convocations, suivi des présences)

• Formation Bac+2/4 minimum, idéalement en gestion administrative

• Une première expérience sur un poste administratif/ recrutement est appréciée

• Rigueur, sens de l'organisation et respect des délais

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et à l'aise avec les logiciels de gestion internes

• Aisance relationnelle et sens du service, aussi bien avec les apprenants qu'avec les partenaires OPCO

• Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle avec polyvalence

Ce que nous offrons

• Des locaux modernes et agréables
• Café/thé gratuit à volonté, bonbons
• Navettes gratuites vers les gares de Clichy-Levallois, Saint-Ouen et Mairie de Clichy
• Tickets restaurant SWILE : 10 €/jour, pris en charge à 50 % par l'entreprise
• Mutuelle
• Remboursement du titre de transport à 50 %
• Un environnement stimulant, jeune, dynamique et en forte croissance

Pourquoi nous rejoindre ?

À l'IFAE, chaque collaborateur·trice contribue au développement du parcours de nos apprenants et participe concrètement à leur réussite professionnelle. Vous rejoignez une équipe engagée, dans un groupe en pleine évolution.

Prêt·e à relever le défi ? Déposez votre candidature et rejoignez l'aventure IFAE.