Assistant administratif H/F

Missions du poste :

Assistance administrative au sein de la cellule Conseils Admissions et Financements (CAF) pour le service enseignement à distance de l’ESA sous la responsabilité de la responsable de la cellule Conseils Admissions et Financements :

1. Informer, conseiller, orienter les prospects en enseignement à distance

Accompagner les prospects dans leur projet professionnel et de formation : conseil à l’orientation, information sur les contenus des formations, présenter et conseiller sur les dispositifs de financement,

Admettre en formation après vérification des conditions d’admission et conditions pédagogiques.

2. Etudier des demandes de candidature

Vérifier les conditions d’admission, analyser les candidatures et conduire les entretiens individuels (évaluer l’adéquation entre le projet et le choix de la formation ainsi que la capacité à s’engager dans un parcours en enseignement à distance.

3. Elaborer les contrats de formation professionnelle et inscrire les stagiaires : Accompagner les prospects et stagiaires dans leur démarche auprès des organismes (CPF, France Travail, employeur, OPCO, Conseils Régionaux, etc.), réaliser les devis dématérialisés, monter les dossiers de financement et les conventions de formation avec les entreprises,

Élaborer et envoyer des contrats via la plateforme de candidature de l’ESA,

Traiter les contrats signés, procéder à l’inscription après vérification du dossier puis l’archiver,

Relancer les contrats non retournés et les dossiers incomplets.

4. Assurer la promotion et le suivi de l’activité de prospection

Représenter le service de l’enseignement à distance et ses formations aux Journées Portes Ouvertes de l’ESA,

Réaliser des relances téléphoniques, mail…

Profil recherché :

Formation et expérience :

• Formation de niveau BTS ou équivalent (gestion, etc.)
• Expérience du secteur de la formation professionnelle pour adultes et si possible du domaine du financement des formations.
• Connaissance des organismes financeurs et leurs spécificités dans le cadre de montages de financements

Compétences spécifiques :

• Grandes qualités d’écoute et d’intérêt pour les personnes et leur projet ; capacités de conseil et d’argumentation auprès de publics variés ; aisance téléphonique
• Organisation, rigueur administrative, capacité à gérer de front de multiples demandes et en autonomie
• Aisance avec les outils bureautiques en particulier TEAMS, Word, Excel
• Connaître la CRM Microsoft Dynamics 365 serait apprécié.

Aptitudes professionnelles :

• Esprit d’équipe
• Communiquer et coopérer avec l’équipe
• Sens de l’organisation
• Bonne capacité d'analyse

Rémunération : 27 000,00€ à 28 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel