Assistant administratif H/F

À propos du poste
Nous recherchons un Assistant administratif H/F dynamique et motivé(e) pour rejoindre notre équipe. Ce poste clé offre l’opportunité de contribuer au bon fonctionnement quotidien de notre organisation en assurant un soutien administratif efficace. Vous serez le point de contact principal pour la gestion des tâches administratives, la coordination des activités et la prise en charge des demandes internes et externes. Si vous êtes organisé(e), polyvalent(e) et que vous aimez travailler dans un environnement stimulant, cette opportunité est faite pour vous !

Assurer l’organisation, la coordination et le suivi administratif des permanences ainsi que la gestion des désignations des avocats intervenant dans le cadre des procédures d’assistance éducative concernant les mineurs.

Le poste contribue au bon fonctionnement du service, au respect des échéances procédurales, à la continuité de la prise en charge des dossiers et à la bonne répartition des interventions, dans le respect des règles applicables et de la confidentialité des informations relatives aux mineurs et à leur famille.

Missions principales

Mission 1 : Organisation et gestion des permanences

• Élaborer et mettre à jour les plannings de permanences.
• Recueillir les disponibilités des professionnels concernés.
• Organiser la répartition des permanences en tenant compte des besoins du service et des contraintes d’organisation.
• Assurer la diffusion des plannings auprès des personnes concernées.
• Gérer les modifications, absences, indisponibilités et remplacements.
• Veiller à la continuité du service et au bon déroulement des permanences.
• Assurer le suivi des permanences réalisées et tenir à jour les outils de suivi.
• Identifier les difficultés d’organisation et en informer le responsable hiérarchique.

Mission 2 : Gestion des désignations en assistance éducative

• Réceptionner et enregistrer les demandes de désignation relatives aux procédures d’assistance éducative concernant les mineurs.
• Vérifier la complétude des informations nécessaires au traitement des demandes.
• Assurer le suivi administratif des désignations, conformément aux procédures internes.
• Procéder à la répartition des dossiers entre les professionnels concernés, selon les règles définies par le service.
• Préparer et transmettre les informations et documents nécessaires aux désignations.
• Assurer le suivi des acceptations, refus, indisponibilités et éventuelles demandes de remplacement, selon les procédures applicables.
• Mettre à jour les tableaux de suivi et les outils de gestion des désignations.
• Veiller au respect des délais de traitement et signaler toute situation nécessitant une intervention rapide.
• Assurer la transmission des informations utiles aux interlocuteurs concernés.
• Archiver les documents et assurer la traçabilité des opérations effectuées.

Mission 3 : Suivi administratif et coordination

• Assurer les échanges avec les professionnels, les services internes et les interlocuteurs institutionnels concernés.
• Centraliser et actualiser les informations nécessaires au suivi des permanences et des désignations.
• Élaborer des tableaux de bord et des bilans d’activité périodiques.
• Participer à l’amélioration des procédures et des outils de gestion.
• Veiller à la fiabilité des données enregistrées et à la bonne tenue des dossiers.
• Assurer le classement et l’archivage des documents dans le respect des règles de confidentialité et de protection des données.

Activités spécifiques liées à l’assistance éducative des mineurs

• Assurer un suivi rigoureux des demandes présentant des contraintes de délai ou un caractère urgent.
• Veiller à la bonne circulation des informations utiles à la gestion des désignations.
• Porter une attention particulière à la confidentialité des informations relatives aux mineurs, à leurs représentants légaux et à leur situation familiale.
• Respecter les circuits de validation et les règles de répartition définis par le service.
• Alerter le responsable hiérarchique en cas de difficulté susceptible d’affecter la continuité de l’intervention ou le respect des échéances.

Rémunération : 2 250,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel