Assistant assistante de direction

Lisez d'abord ceci

Ce poste s'appelle assistant·e de direction, et c'est bien de cela qu'il s'agit : vous reprendrez une partie des missions aujourd'hui portées en interne. Mais ce n'est pas un rôle d'agenda et de secrétariat.

Vous ferez tourner nos dispositifs pour nos clients, en votre nom, avec votre jugement. Personne ne validera à votre place. Si vous cherchez un poste d'exécution encadrée, ce n'est pas celui-ci. Si vous cherchez précisément à en sortir, lisez la suite.

Qui nous sommes

Studio 361° conçoit et opère des dispositifs pédagogiques à grande échelle pour des écoles de commerce et d'ingénieurs. Séminaires de rentrée, cours longs sur plusieurs mois, hackathons, design sprints, ateliers : nous intervenons à partir de cent étudiants et sans limite haute, sur plusieurs campus simultanés, en français comme en anglais, en présentiel comme à distance.

Notre rôle est le prolongement opérationnel des équipes pédagogiques. L'école garde la vision académique et les arbitrages, nous sécurisons l'exécution : concevoir les dispositifs, recruter et encadrer les intervenants, orchestrer l'ensemble des parties prenantes.

Depuis 2015, plus de vingt mille apprenants accompagnés, dix mille heures de formation par an, et un réseau de plus de deux cents intervenants actifs.

Nous sommes une équipe resserrée adossée à ce réseau, que nous renforçons aujourd'hui sur la conduite des opérations.

Le contexte

Notre activité a grandi plus vite que notre organisation. Nous opérons aujourd'hui une vingtaine de dispositifs différents pour une dizaine de clients, dont certains tournent deux fois par semaine pendant sept mois.

Nous cherchons la personne qui va piloter nos dispositifs au quotidien, aux côtés de l'équipe, pour accompagner la croissance du studio.

Ce que vous ferez

• Faire tourner les dispositifs. Plannings, dates à caler avec les écoles, salles, accès campus, invitations, plateformes, inscriptions, clôtures et factures. Une cinquantaine de sessions courtes par an, une dizaine de séminaires, plusieurs cours longs, en parallèle. C'est un métier d'organisation, et c'est le cœur du poste.
• Gérer notre réseau de plus de 200 intervenants freelances. Trouver qui est disponible, envoyer les convocations, assurer le suivi administratif, animer les briefs, remplacer au pied levé celui qui se désiste la veille. Ils ne vous doivent rien : il faut savoir les embarquer.
• Être l'interlocutrice ou l'interlocuteur de nos clients. Les responsables de programme des écoles vous écriront directement. Vous prendrez leurs demandes, vous y répondrez, vous anticiperez ce dont ils ont besoin avant qu'ils le formulent.
• Mettre de l'ordre. Documenter, construire des modèles réutilisables, tenir à jour notre base de connaissances. Le studio a dix ans d'expérience largement non écrite. Vous contribuerez à changer ça.

Ce que ce n'est pas

• Un poste de secrétariat. Pas d'agenda à tenir ni de notes à prendre : vous faites tourner des dispositifs pour des clients qui vous écrivent directement.
• Un poste où l'on attend une validation. Quand un intervenant se désiste la veille, vous cherchez la solution et vous la mettez en œuvre.
• Un poste de management. Personne sous vos ordres. Vous créez les événements, vous envoyez les invitations, vous faites l'appel.
• Un environnement stabilisé. Beaucoup de choses ne sont pas écrites. Il faut aimer construire.

Ce que nous vous apportons

• Un périmètre réel dès l'arrivée, sur des dispositifs qui tournent déjà et dont vous devenez l'interlocuteur
• Une montée en charge progressive sur la première année, construite avec vous : vous observez, puis vous produisez, puis vous portez
• Un accès direct aux décisions, sans échelon intermédiaire
• La perspective, à mesure que le studio grandit, de prendre en charge de nouveaux dispositifs et de nouveaux clients

Le profil

5 ans minimum dans un poste où vous avez organisé, coordonné et tenu des engagements pour d'autres : assistanat de direction, office management, coordination, gestion de projet, production, événementiel. Nous regardons ce que vous avez tenu, pas votre intitulé.

Ce sur quoi nous ne transigeons pas :

• La fiabilité. La charge est très fragmentée : le risque n'est pas de mal faire, c'est d'oublier. En cas de retard ou de difficulté, nous attendons d'être informés sans délai.
• La réactivité. Un intervenant qui se désiste la veille, ça se règle vite et en autonomie.
• Le sens du client. Écouter, anticiper, apporter des solutions.
• L'écrit. Un excellent rédactionnel en français, et le réflexe de documenter spontanément.
• L'anglais. Un niveau opérationnel à l'écrit comme à l'oral, suffisant pour échanger avec des intervenants et des participants anglophones.
• Le franc-parler. Nous disons les choses sans détour, dans les deux sens.

Ce qui n'est pas un prérequis : la connaissance du monde des écoles, de la pédagogie ou de nos méthodes. C'est nous qui les portons, et ça s'apprend. La curiosité suffit.

Les modalités

• CDI temps plein, statut cadre
• À partir de 45 000 € brut annuel selon profil, plus variable
• Poste basé dans nos bureaux de Marcq-en-Baroeul, dans un cadre bucolique à côté de Domyos.
• 1 à 2 déplacements par an sur Lyon et Paris. Poste sédentaire.
• Prise de poste souhaitée : janvier 2027

Les avantages chez Studio 361°

• Titres restaurant
• Un vélo électrique de fonction, à disposition pour vos trajets quotidiens
• Mutuelle d'entreprise
• Mac ou PC et bureau assis-debout
• Une journée de télétravail par semaine

Le processus de recrutement

• Un premier échange de quinze minutes en visio
• Deux à trois entretiens, pour que nous apprenions à nous connaître et que vous ayez une vision complète et honnête du poste
• Une réponse à chaque étape, quelle qu'elle soit

Rémunération : 40 000,00€ à 45 000,00€ par an

Avantages :

• Travail à domicile occasionnel

Lieu du poste : En présentiel