Assistant COO (Chief Operating Officer) | Luxembourg

Contexte

Notre client, une structure en pleine transformation opérationnelle, recherche un Assistant COO pour épauler directement le CEO et le COO sur plusieurs chantiers stratégiques simultanés. Nous recherchons un bras droit capable de prendre en charge des projets de bout en bout, sans supervision, avec une vraie capacité d'exécution terrain.

Trois projets structurants sont au cœur de la mission :

• Le pilotage du déménagement des locaux

• La création from scratch d'un service procurement qui n'existe pas encore au sein de la structure

• Le décommissionnement des outils legacy avec migration vers les outils groupe, en coordination avec les équipes IT

Missions

• Procurement et gestion du workspace : sourcing fournisseurs, gestion des RFPs, négociation des conditions, SLAs et pricing, supervision de la chaîne d'approvisionnement et de l'environnement de travail

• Business Continuity Planning : identification des vulnérabilités opérationnelles, conception des plans de continuité, préparation à la gestion de crise

• Process design et SOPs : rédaction et documentation des procédures, audit des workflows existants, mise en place d'outils et d'automatisations pour éliminer les goulots d'étranglement

• Support opérationnel : proxy direct du COO en réunions et suivi de projets, gestion des tâches administratives et logistiques complexes en totale autonomie

Outils & Environnement

• Gestion de projet et documentation : Notion, Asana, Airtable ou équivalents

• Environnement hybride / remote

Conditions de travail

• Contrat : Consultant externe / Freelance / CDI

• Durée : 12 mois

• Expérience Medior : 5 - 7 ans

• Langues : Bilingue anglais et français (niveau natif ou équivalent)

• Localisation : Hybrid / Remote

Ce que la mission offre

• Un périmètre en construction avec un impact direct et immédiat sur l'organisation

• Une autonomie totale et une ligne directe avec le leadership

• Un rôle à haute intensité qui constitue un tremplin naturel vers un poste de Head of Operations ou Chief of Staff

1. 5 à 7 ans d'expérience en Operations, Office Management ou en tant que bras droit dans un environnement startup, scale-up ou conseil
2. Mindset "doer" assumé : aucune tâche trop petite, aucune trop grande
3. À l'aise en négociation fournisseurs et contractuelle
4. Parfaitement bilingue anglais et français
5. Maîtrise des outils de gestion de projet et documentation (Notion, Asana, Airtable ou équivalents)