Assistant de direction

Vos missions en quelques mots

• Participer au fonctionnement du service. Assurer toute tâche de soutien s’inscrivant dans le périmètre opérationnel ou organique (petite manutention, suivi travaux, etc.). Etre en mesure de rédiger une fiche d’expression de besoin.
• Gérer le courrier “ arrivée et départ “. Archiver les chronos des courriers émis par IC ainsi que les courriers reçus sous forme papier, et le cas échéant, les scanner.
• Contribuer au soutien organique, logistique, informatique et matériel de l’IC.
• Gestion d’une communauté de travail (type Sharepoint) afin d’assurer le partage d’information et la constitution d’archives chronologiques, cohérentes et complètes.
• Assurer la logistique des manifestations organisées par IC à Balard et Creil (gérer les accès des visiteurs, réserver les salles de réunion, …).
• Être en mesure de suivre administrativement les différentes étapes de la passation d’un marché à des fins enregistrements en disposant de notions élémentaires sur le code de la commande publique.
• Assurer un suivi des décisions prises au sein de l’IC via un Chrono des décisions.
• Assurer la saisie d’informations et leur mise en forme en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur.
• Suivre les supports classifiés à Balard.Profil recherché

Expérience du soutien en administration centrale.
Expérience du milieu “ renseignement “ souhaitable.
Maitrise d’outil de mise en forme (Word, Publisher, PDFCreator).
Disposer de notions sur les outils existants de création graphique (InDesign,, Illustrator, Web Designer,…).