Assistant de direction - Direction médicale F/H

La Direction médicale est chargée de piloter et de coordonner les activités médicales relatives aux missions de sécurité et de qualité de l‘EFS. Au sein de cette direction, sous l’autorité la directrice médicale et en étroite collaboration avec les différents collaborateurs, vous aurez pour mission principale l’accompagnement des membres de l’équipe afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de l’activité.

Plus particulièrement vos tâches seront :

🩸 La préparation et l’organisation de la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, conférences téléphoniques…) ainsi que la gestion des ordres de mission et des notes de frais

🩸 La gestion des agendas des collaborateurs : rendez-vous, réunions et réseaux animés par les départements de la DM (planification, réservation salle, envoi des ordres du jour et comptes rendus….)

🩸 La participation, l’élaboration et la diffusion des comptes rendus de réunions, des notes et des avis de la DM

🩸La mise à jour des listes de diffusion

🩸 L’organisation du tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information)

🩸 La réalisation des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et la vérification de la conformité des livraisons

• Vous êtes titulaire Bac + 3 secrétariat de direction ou secrétariat médical. Une expérience dans un poste similaire serait un plus
• Vous êtes autonome, rigoureux(se), organisé(e), réactif(ve) et dotée d’une discrétion professionnelle
• Vous avez un bon relationnel et un goût prononcé pour le travail en équipe
• Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles ainsi qu'une bonne expression orale. Une connaissance du vocabulaire médical serait un plus
• Vous maitrisez le Pack Office (Excel, Word, Powerpoint…)