Assistant de direction du Secrétaire Général H/F

Assistant(e) de Direction – Secrétariat Général (H/F)

Rejoignez BTP CFA Occitanie !

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre capacité d'anticipation et votre aisance relationnelle ? Vous aimez coordonner, faciliter les échanges et contribuer au bon fonctionnement d'une organisation ?

BTP CFA Occitanie recherche son/sa futur(e) Assistant(e) de Direction au Secrétariat Général.

Au cœur du fonctionnement régional de notre association, vous occuperez un poste polyvalent, en lien direct avec le Secrétaire Général et en interaction avec la Présidence, les instances de gouvernance, les équipes du siège, les campus et les partenaires extérieurs.

Votre rôle : faciliter, coordonner, anticiper et sécuriser les informations, pour contribuer à l'efficacité collective et au bon fonctionnement de l'association.

Vos missions

Accompagner le Secrétaire Général

• Gérer son agenda, organiser ses déplacements et préparer ses réunions.
• Assurer la préparation et le suivi de ses dossiers.
• Apporter un appui administratif et logistique au quotidien.

Contribuer au fonctionnement des instances de gouvernance

• Organiser les Conseils d'Administration, Bureaux, Assemblées Générales, CODIR et CODIR Pléniers.
• Préparer les convocations, ordres du jour, dossiers, pouvoirs, votes et comptes rendus.
• Assurer le suivi des décisions, des échéances, des règles statutaires et des formalités associées.

Faciliter la coordination et la circulation de l'information

• Faire le lien entre les différents interlocuteurs internes et externes.
• Coordonner les contributions, suivre les dossiers transversaux et effectuer les relances nécessaires.
• Organiser, fiabiliser et sécuriser les informations et les espaces documentaires.
• Participer à l'amélioration des procédures et des outils de suivi.

Participer à l'organisation et au fonctionnement du siège

• Organiser les réunions, accueils, déplacements et événements.
• Participer à certains événements et temps forts régionaux.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique, la gestion du courrier et de la messagerie générique.
• Suivre les commandes, factures, fournitures, contrats et certaines prestations liées au fonctionnement du siège.

Apporter un appui administratif aux campus

• Faciliter la préparation des Conseils de perfectionnement par un accompagnement documentaire et logistique.
• Contribuer, dans votre périmètre, à la qualité, à la traçabilité des informations et à l'amélioration continue, en tenant compte des engagements Qualité et RSE de l'association.

Les compétences attendues

• Rigueur, discrétion, confidentialité et sens des priorités
• Forte capacité d’anticipation et d’analyse systémique
• Autonomie, adaptabilité et pragmatisme
• Excellente qualité rédactionnelle et relationnelle
• Capacité à coordonner des interlocuteurs multiples et à fluidifier les échanges
• Très bonne maîtrise de Microsoft 365, notamment Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint et OneDrive
• Maîtrise d’outils bureautiques avancés, dont le publipostage
• Forte aisance avec les outils numériques, les systèmes d’information et les usages professionnels de l’intelligence artificielle
• Connaissance du fonctionnement des associations loi 1901 et de leurs principales règles de gouvernance
• Le fonctionnement des organismes paritaires (serait un plus)

La posture attendue

La fonction suppose une posture fiable, discrète et facilitatrice : savoir anticiper, orienter, relancer avec tact, alerter si nécessaire, représenter la structure avec professionnalisme et contribuer à un fonctionnement collectif fluide et efficace.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un poste central et polyvalent, au contact de nombreux interlocuteurs.
• Une dimension régionale, au cœur du fonctionnement et de la gouvernance de BTP CFA Occitanie.
• Des missions diversifiées associant organisation, coordination, gestion administrative et amélioration continue.
• L'opportunité de contribuer au fonctionnement d'un acteur engagé dans la formation aux métiers du BTP.

Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Rejoignez BTP CFA Occitanie et mettez vos compétences au service d'un collectif !

Nos avantages:

• Rémunération sur 12,8 mois

• Epargne salariale

• Prise en charge de la mutuelle et des transports à 75% par l'employeur

Rémunération : 37 000,00€ par an

Avantages :

• Travail à domicile occasionnel

Question(s) de présélection:

• Connaissez vous le fonctionnement des associations loi 1901 et de leurs principales règles de gouvernance?

Formation:

• Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)

Expérience:

• Assistanat de direction: 5 ans (Requis)

Lieu du poste : En présentiel