Assistant de direction et communication (H/F)

Assistanat de direction (50 %)

Appui à la gouvernance

• Organiser et assurer la préparation des séances du Conseil : préparation des convocations, préparation des supports de présentation en lien avec les membres du CODIR, organisation matérielle des séances, rédaction des procès-verbaux et suivi des délibérations.
• Relation directe avec le président et les conseillers

Coordination des réunions stratégiques

• Organiser les réunions avec les directeurs et directeurs adjoints des établissements (séminaire, DIRE) et autres réunions internes (CODIR, CODIR élargi, séminaires…) en lien avec les membres du CODIR : planification des réunions, préparation des ordres du jour, coordination avec les directions fonctionnelles pour le recueil des contributions, rédaction des comptes rendus et suivi des plans d'actions.

Assistance auprès de la Direction

• Gérer les agendas, rendez-vous et déplacements de la direction.
• Assurer l'accueil et l'interface avec les interlocuteurs internes et externes.
• Préparer, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, présentations et documents institutionnels.
• Assurer le suivi administratif des dossiers confiés à la Direction.
• Gérer le courrier, les circuits de validation, le classement et l'archivage des documents.
• Réaliser une veille documentaire
• Assure l'accueil à la DR en lien avec une autre collègues

Assistanat de communication (50 %)

Communication institutionnelle et création de contenus

• concevoir, rédiger et mettre en forme les supports de communication (plaquettes, affiches…)
• participer à la rédaction des actualités, communiqués et contenus institutionnels
• contribuer à la valorisation des projets et des actions portés par les établissements (attractivité, recrutement, projets innovants…)

Communication digitale et visibilité de l'UGECAM BRPL

• la mise à jour du site internet et des réseaux sociaux
• la création de contenus numériques et de visuels simples
• une veille sur les réseaux sociaux, les médias et les actualités du secteur

Organisation des actions de communication

• contribuer à l'organisation des événements institutionnels (séminaires, conférences, inaugurations, journées professionnelles...)
• assurer le suivi administratif des actions de communication et des relations avec les prestataires (devis, commandes, suivi des prestations)Compétences requises

Savoirs

• Connaissance des techniques d'assistanat de direction.
• Connaissance des principes de communication
• Bonne culture des outils numériques et des réseaux sociaux.
• Connaissance de l'environnement sanitaire et médico-social appréciée

Savoir-faire

• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Maîtrise ou appétence pour les outils de création graphique (Canva ou équivalent).
• Capacité à organiser et prioriser les activités.
• Aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers.
• Maîtrise des techniques de compte rendu et de synthèse.
• Intérêt pour les outils numériques innovants et l'intelligence artificielle appliquée aux fonctions supports.

Qualités professionnelles

Le poste requiert :

• une parfaite discrétion professionnelle

• un sens élevé de la confidentialité

• de la rigueur et de l'organisation

• de l'autonomie

• de la réactivité ;

• un esprit d'initiative

• de solides qualités relationnelles

• une capacité à travailler en équipe et en transversalité

• de la curiosité professionnelle et une capacité d'adaptation.

Profil recherché

Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative, communication ou domaine équivalent.

Une expérience sur un poste similaire serait appréciée.