Assistant de direction H/F

La Régie Ligne d’Azur, établissement public à caractère industriel et commercial, localisé sur Nice, exploitant du réseau urbain de voyageurs confié par la Métropole Nice Côte d’Azur, recherche son Assistant de Direction - H/F.

Vous aurez pour mission d’assurer le bon fonctionnement administratif et organisationnel de la Direction en apportant un soutien quotidien au dirigeant et à l’équipe. Vous faciliterez la gestion des activités, coordonnerez les informations et les rendez-vous, et assurerez le suivi des dossiers. Vous contribuerez à la qualité des échanges internes et externes, tout en veillant au respect des délais, des procédures et à la confidentialité des informations.

Basé sur Nice, au Centre Opérationnel du Tramway, situé au 2 boulevard Henri Sappia –06100 Nice, vous serez amené à travailler et à vous déplacer sur tout autre site rattaché à l’établissement RLA, ainsi que, sur l’ensemble du réseau de la Métropole NCA, en fonction des besoins.

Les missions principales :

Réception, tri, distribution et expédition du courrier,

Gestion administrative avec les représentants du personnel,

Gestion d’agendas complexes et mouvants, avec arbitrage des priorités et anticipation des contraintes,

Organisation d'évènements internes, visites officielles et rendez-vous stratégiques pour les Directeurs,

Aide administrative : préparation et suivi des bons de commande, saisie et mise à jour de données administratives, coordination avec les services internes (achats, comptabilité, RH…),

Organisation et coordination des réunions : convocations, préparation des dossiers, logistique, suivi des décisions, rédaction et diffusion des comptes rendus,

Préparation de documents stratégiques : présentations PowerPoint, notes de synthèse, tableaux de suivi, documents confidentiels,

Gestion des communications sensibles : filtrage des emails et appels, rédaction de courriers et messages à forte exigence rédactionnelle et confidentialité,

 Suivi de projets transverses confiés par les directeurs auxquels le poste est rattaché : collecte d’informations, consolidation, reporting, réalisation de tableau de suivi, de synthèse,

Gestion documentaire : archivage sécurisé, classement, mise à jour des dossiers stratégiques,

Notes de service,

Gestion administrative des commandes de fourniture de la structure,

Préparation des réunions des représentants du personnel,

Traitement et suivi des procès-verbaux d'infraction des agents de la régie ligne d'azur,

 Frais de déplacement des agents de la régie ligne d’azur,

Gestion administrative et secrétariat courant,

Missions en remplacement des autres assistantes :

Agenda et organisation de réunions d’autres directions,

Mission de secrétariat d’autres directions.

Savoir-faire :

 Connaissances des procédures administratives associées à la fonction,

 Maitrise des outils informatiques et PackOffice (Word, Excel, Powerpoint, Outlook),

 Organiser et gérer les agendas (réunions, déplacements),

 Assurer le suivi des dossiers,

 Coordonner les échanges avec les différentes directions,

 Préparer les réunions et assurer leur suivi,

 Assurer la confidentialité des informations traitées,

 Maîtrise des techniques de rédaction et de mise en page.

Savoir être :

 Rigueur et sens de l’organisation,

 Esprit de synthèse et de planification,

 Sens des priorités,

 Aisance relationnelle et bonne communication,

 Esprit d’équipe, autonomie et capacité d’initiative,

 Discrétion et respect de la confidentialité,

 Disponibilité et polyvalence,

 Sens du service et professionnalisme,

Rémunération : 2 300,00€ à 2 589,00€ par mois

Avantages :

• Intéressement
• Participation
• Restaurant d'entreprise
• RTT

Formation:

• Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

• Gestion administrative: 3 ans (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel