Assistant de direction (H/F)

Rejoignez une Association humaniste et engagée pour une société inclusive

L’ASEI, créée en 1950 et reconnue d’utilité publique, est une association qui accompagne les personnes en situation de handicap dans la réalisation de leur projet de vie. Forte de ses 106 établissements et services implantés sur trois Régions (Occitanie, Nouvelle-Aquitaine, et Île-de-France) et neuf départements, elle rassemble 3 478 professionnels qui accompagnent chaque année plus de 10 000 personnes.

Acteur majeur de l’économie sociale et solidaire, avec un budget annuel de plus de 260 M€, l’ASEI agit pour une société plus inclusive et milite pour garantir l’accès aux droits fondamentaux de tous. Ayant pour principe fondamental l’auto-détermination et le pouvoir d’agir, elle intervient dans de nombreux domaines : éducation, soins, emploi, sport, culture, vie affective, intime et sexuelle.

« Agissons pour l’inclusion », l’ASEI adapte ses modes d’accompagnement pour répondre aux besoins de chaque personne au travers de dispositifs sur mesure, tout en tenant compte de la complexification des parcours ainsi que des envies et besoins individuels, à tous les âges de la vie.

Fort de notre histoire, de nos statuts, de nos valeurs et de la contribution de nos parties prenantes nous affirmons aujourd’hui notre raison d’être : à l’ASEI chaque personne est assurée que ses choix seront entendus et respectés, qu’elle pourra mener son projet en visant le plein épanouissement, le pouvoir d’agir, l’accomplissement personnel et la participation et ce grâce à un accompagnement en transparence et en confiance.

Description de l’établissement :

Vous exercerez vos fonctions depuis le siège social de l’ASEI, situé à Ramonville, au cœur de l’agglomération toulousaine. Il rassemble six directions placées sous l'autorité de la Directrice Générale et assure des missions de pilotage stratégique, de soutien opérationnel et de coordination pour l’ensemble des établissements et services de l’association.

C’est au sein de la Direction des Relations Humaines (DRSH) que vous intégrerez l’équipe en charge des Ressources Humaines qui est composé de 3 pôles :

• Relations sociales : juridique, droit social

• Développement RH – QVCT : recrutement, formation, QVCT

• Administration, accompagnement, santé du personnel : paie, SPST (Service de prévention et de Santé au Travail, APS (Aide Personnalisée aux Salariés)

Vos missions :

Rattaché(e) à la Directrice des Relations Sociales et Humaines, vous assurez un rôle central d'appui administratif, organisationnel et de coordination auprès de l'ensemble de la DRSH.

Véritable interface entre les équipes du siège social, les directions des bassins et les établissements, vous contribuez au bon fonctionnement de la direction en assurant le suivi administratif des activités, l'organisation des projets, des réunions et des événements ainsi que l'accompagnement des équipes sur différents outils et procédures RH.

1. Assistanat de direction et gestion administrative

· Gestion des appels téléphoniques et du courrier de la DRSH

· Organisation des agenda, déplacements et rendez-vous

· Préparation, rédaction et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus et support de présentation

· Classement, archivage et suivi des dossiers administratifs

· Relations avec les assistants des autres directions, des bassins et des établissements

2. Organisation et logistique

· Organisation logistique des réunions institutionnelles et événements internes (convocations, ordres du jour, supports, comptes rendus)

· Coordination des conférences, séminaires, journées d'intégration et réunions métiers

· Appui à l'organisation des instances représentatives du personnel (CSEC, CSSCT, NAO)

· Gestion des aspects administratifs liés aux événements portés par la DRSH.

3. Coordination administrative RH

· Suivi administratif des plannings, congés et absences de l'équipe DRSH

· Participation au suivi des entretiens professionnels et du plan de développement des compétences

· Administration fonctionnelle de l'outil OCTIME (gestion des habilitations, accompagnement des utilisateurs, support managers)

· Mise à jour des listes de diffusion et gestion documentaire RH.

4. Appui aux projets RH et amélioration continue

· Suivi des délégations de signature

· Participation à la formalisation et à l'amélioration des procédures RH

· Contribution à la qualité documentaire du service

· Appui administratif sur des dossiers spécifiques confiés par la direction

· Participation au suivi de projets transverses RH.

Description du profil

Issu(e) d'une formation de niveau Bac+2 minimum dans les domaines de l'assistanat de direction ou de la gestion administrative, vous justifiez idéalement d'une première expérience sur un poste similaire.

Une connaissance du secteur médico-social et/ou des ressources humaines constituerait un atout.

Savoir-faire

• Excellentes qualités rédactionnelles

• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office, Outlook...)

• Sens de l'organisation, anticipation et gestion des priorités

• Capacité à coordonner plusieurs dossiers simultanément

• Aisance dans la gestion administrative et documentaire

• Esprit d'analyse et de synthèse

Savoir-être

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Excellent relationnel

• Rigueur et sens de l'organisation

• Réactivité et autonomie

• Esprit d'équipe

• Sens du service

• Adaptabilité

• Force de proposition

Les petits plus :

Le poste est basé à notre Siège Social, situé au cœur de Ramonville offre un cadre privilégié le long du Canal du Midi.

Accessible facilement en vélo et desservi par les transports en commun, avec métro et bus à proximité.

• Nos congés : Accordez-vous du temps avec 43 jours de congés payés ouvrés annuels.

• Développement professionnel : Investissez dans votre carrière grâce à notre engagement fort en formation continue, vous accompagnant dans votre montée en compétences.

• Mutuelle avantageuse : 80% du tarif de base de la mutuelle à la charge de l’employeur.

• Restauration à proximité : À quelques pas, découvrez notre service de restauration, ASEI Presto Grill, offrant des déjeuners de qualité pour seulement 2,9€.

• Aménagement du temps de travail : Profitez d'un jour de télétravail.

• Équilibre vie professionnelle/vie personnelle : Notre organisation du travail est pensée pour favoriser cette conciliation.

• Avantages du CSE : Bénéficiez d'une gamme d'avantages permettant de favoriser l’accès aux activités socio-culturelles et de loisirs.

• Entreprise labellisée Employeur Pro-Vélo : équipements dédiés (parking sécurisé, vestiaires, douches) et aides à la mobilité douce pour faciliter et encourager vos trajets à vélo.

• Forfait Mobilité Durable : une aide annuelle de 200 € pour encourager les trajets domicile–travail en mobilité douce (vélo, trottinette, co-voiturage, etc.)

• Restez en pleine forme : des séances d’éveil musculaire et d’activité sportive sont régulièrement organisées au Siège Social

Rejoignez-nous et découvrez un environnement professionnel au service des personnes en situation de handicap et des patients inscrit dans une culture associative engagée, soutenante, apprenante, ouverte et responsable.

Lieu du poste : En présentiel