Assistant de direction H/F

Contexte

• Convention Collective : CCN 1966 ;

• Affectation : ESAT de Cuers

• Position hiérarchique : sous l’autorité de la directrice adjointe et de la directrice de l’ESAT

Missions & Activités

Accueil et standard

• Accueil physique du public, personnel et travailleurs ;

• Standard téléphonique ;

• Réception, tri, enregistrement et distribution du courrier papier et emails ;

• Diverses autres tâches de secrétariat ponctuelles suivant les besoins ;

Gestion commerciale

1° Fournisseurs

• Préparation règlements et suivi fournisseurs ;

• Remise à la comptabilité pour enregistrement et paiement par virement ;

• Traitement réclamations fournisseurs ;

2° Clients

• Vérification des bons de commande et de livraison correspondants ;

• Facturation mensuelle chronologique via le logiciel GESTION COMMERCIALE ;

• Envoi des factures aux clients et transmission de la copie à la comptable, archivage ;

• Saisie et suivi des échéances des contrats clients, devis (espaces verts et voirie, et restaurant), demandes de prix ;

• Révision tarifaire annuelle et suivant calculs contractuels spécifiques selon le client ;

• Gestion administrative des dossiers d’appel d’offres et contrats ;

Achats

• Réception et traitement des demandes d’achats du personnel ;

Gestion administrative des salariés de l’ESAT (en lien avec le service RH, comptabilité et paie du siège)

• Planification des visites médicales périodiques et suivi des échéances ;

• Suivi des absences, maladies, récupérations, congés ;

• Déclarations d’Accident de Travail et mise à jour du Document Unique ;

• Attestations de salaire, suivi des paiements IJ et relances ;

• Contrôle du fichier des repas mensuellement ;

Gestion administrative des Travailleurs Handicapés de l’ESAT (en lien avec le service comptabilité et paie du siège)

• Dossiers d’embauche : DPAE, constitution du dossier, création contrat de soutien + toutes les formalités d’embauche ;

• Suivi des entrées, sorties, suivi notifications MDPH, comptes rendus, etc. logiciels/sites : OGIRYS et ViaTrajectoire ;

• Suivi des absences, maladies, récupérations, congés ;

• Déclarations d’Accident de Travail et mise à jour du Document Unique ;

• Attestations de salaire, suivi des paiements IJ et relances ;

• Dossier Prévoyance ;

• Conventions de stage ou Mise à Disposition ;

• Planification des visites médicales et suivi des échéances ;

• Constitution des dossiers d’affiliation à la mutuelle ;

• Attestations employeur, courriers à la MDPH, mise sous pli des bulletins de salaire ;

Volet institutionnel de l’ESAT

• Bilan d’activité annuel, enquêtes ;

• Actualisation des documents institutionnels (règlement de fonctionnement, livret d’accueil, projet d’établissement) ;

• Organisation du Conseil de la Vie Sociale du Pôle Travail (3 réunions par an en alternance avec les autres Assistantes de Direction) : convocations, ordre du jour à rédiger en lien avec les 3 sites ESAT de l’AVATH, préparation réunion (feuille émargement, impression compte-rendu à valider…), frappe des comptes rendus, diffusion, affichage ;

Autres activités

• Organise et coordonne la transmission des informations sur les différents ateliers ;

• Veille au respect des procédures administratives, en lien avec la direction ;

• Rédige, informe et diffuse les notes d’informations, divers comptes rendus institutionnels ;

• Suivi et mise à jour des tableaux de bord ;

• Soutien administratif de l’équipe ;

• Déclaration et suivi des dossiers d’assurance ;

Profil

Qualification & Expérience

• BTS Assistant(e) de Direction ou équivalent ;

• Expérience préalable sur un poste de secrétaire/assistante de direction ;

• Expérience préalable dans le médico-social et en ESMS type ESAT, EA, IME est un atout ;

Compétences

• Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment pack Office (Outlook, Word, Excel, Power Point) et systèmes d’information (SILAE, GEST COMM, OGIRYS par exemple) ;

• Organisation du travail, planification et rigueur ;

• Capacité à prioriser les informations ;

• Bonne capacité rédactionnelle (orthographe irréprochable) ;

• Sens du contact et du service, bonne expression orale ;

• Savoir faire preuve de réactivité et dynamisme, d'une grande capacité d'adaptation, d'esprit d'initiative, d'un esprit d'équipe et de résistance au stress ;

• Sens des responsabilités, la discrétion et confidentialité et sensible à la RGPD ;

• Savoir adapter une approche relationnelle l’égard des travailleurs handicapés.

Conditions et avantages

• CDD de remplacement de 3 semaines à temps plein sur 4,5 jours

• Mutuelle, Prévoyance

• Formations régulières

• CSE

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Rémunération : à partir de 2 100,00€ par mois

Avantages :

• Restaurant d'entreprise

Formation:

• Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

• Assistant de direction h/f ou similaire: 2 ans (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel