Assistant de direction/Assistante de direction

En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous collaborez étroitement avec la direction de l'Exploitation et la Direction Marketing & Communication. Vous assurez la coordination des activités et la gestion administrative de ces directions, jouant un rôle clé dans la réussite de notre structure.

Vos principales missions.

Assistance de direction et coordination des équipes :

• Gérer et coordonner les agendas des Directeurs, en veillant à l’optimisation de leurs priorités
• Organiser les déplacements professionnels des directeurs et de leurs équipes : réservations, logistique et suivi de facturation
• Préparer, organiser et participer aux réunions, comités et événements internes ou externes (ex : groupes de travail, séminaires d’équipe, assisses…)
• Préparer, rédiger les supports de réunions
• Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunions, puis assurer le suivi des actions décidées le cas échéant
• Gérer les mails, appels téléphoniques, le courrier ainsi que les communications administratives
• Assurer le classement, l’archivage et la confidentialité des documents et informations traités
• Préparer et traiter les notes de frais
• Assurer des échanges en transversalité avec les autres directions en fonction des sujets
• Assurer la suppléance des autres assistantes de direction de l’entreprise en cas d’absence

Gestion administrative, achats et suivi budgétaire :

• Créer les demandes d’achat des directions dans SAP, sur la base des devis et contrats transmis par les équipes
• Suivre le processus de validation des demandes d’achat et réceptionner les bons de commande
• Transmettre les bons de commande aux fournisseurs et les archiver dans les dossiers concernés
• Vérifier et valider la conformité des factures, en lien avec les équipes internes et les fournisseurs
• Assurer le suivi de la facturation, des engagements et des budgets des deux directions
• Mettre à jour les tableaux Excel de suivi des commandes et des dépenses
• Organiser un reporting régulier avec les directions sur le suivi budgétaire

Profil recherché :

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et doté(e) d’un excellent sens du relationnel, vous savez gérer les priorités dans un environnement exigeant et dynamique. Vous faites preuve de discrétion, d’autonomie et d’un réel sens du service.

Formation :

• Diplôme de niveau Bac+2 minimum en assistanat de direction, gestion administrative ou formation équivalente.

Compétences et expérience requises :

• Expérience d’au moins 5 ans en tant qu’assistant(e) de direction ou sur une fonction similaire (ex : office manager) ;
• Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit ;
• Niveau d’anglais courant, oral et écrit (minimum B2) ;
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Teams et Outlook) ;
• Une connaissance de SAP ou d’un outil de gestion des achats/factures constitue un atout ;
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers, à respecter les délais et à suivre les priorités ;
• Sens de l’organisation, précision et fiabilité ;
• Aptitude à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec des interlocuteurs variés ;
• Sens de la confidentialité et excellente qualité de service.

Chez ecosystem, nous croyons en la diversité et l’inclusion, et nous nous engageons à offrir des opportunités équitables à tous. Cette offre d’emploi est ouverte à toutes les personnes qualifiées, y compris celles en situation de handicap.