Assistant de direction/Assistante de direction

L’assistant(e) de direction assure l’organisation et le suivi administratif de la Direction de l’Exploitation. Interface entre le Directeur, les collaborateurs et les partenaires internes et externes, il/elle contribue à la fluidité de l’activité, à la qualité du suivi des dossiers et à la sécurisation administrative des marchés publics pilotés par la Direction.

Ses principales missions sont les suivantes :

1. Assurer le secrétariat de la Direction de l’Exploitation

-Gérer les agendas, appels, visiteurs, réunions, réservations de salles et de véhicules pool.

-Assurer le traitement, la diffusion, le classement et l’archivage des courriers et documents dans le respect du processus dématérialisé et assurer la gestion des chronos.

-Préparer et mettre en forme les courriers, comptes rendus, tableaux et présentations ; gérer les besoins administratifs courants.

2. Assurer le suivi administratif, budgétaire et le reporting de l’activité

-Suivre les réclamations et les sollicitations, en veillant à leur traitement dans les délais et en relançant les interlocuteurs concernés si nécessaire.

-Suivre la consommation budgétaire de la direction, en lien avec le contrôle de gestion.

-Tenir à jour les indicateurs et éléments de reporting de la direction ; veiller à la qualité, l’exhaustivité et la fiabilité des informations.

-Identifier, signaler et contribuer à la correction des anomalies.

-Importer, classer et rechercher les dossiers techniques (DTA, RAAT, CREP, etc.) dans QUADRAL.

3. Assurer la gestion administrative des marchés publics

-Assurer la saisie et le suivi des marchés dans ARAVIS aux étapes de passation et d’exécution.

-Importer les tableaux d’intégration dans ARAVIS en lien avec le service des charges et de comptabilité

-Gérer les déclarations de sous-traitance, reconductions et divers actes modificatifs.

-Participer au suivi des avenants et circuits de validation / signatures sous parapheur électronique.

-Intégrer et mettre à jour les grilles BPU, BPC, DPGF et les coefficients de révision.

-Préparer et suivre les procédures administratives, notamment les MAPA : publicité, notifications, rejets et intégration dans les outils métiers.

-Accompagner les services prescripteurs et contribuer à l’amélioration continue des procédures de gestion des marchés à travers la tenue régulière de tableaux de suivi et reporting.

Missions Complémentaires :

-Participer à l’élaboration du rapport d’activité et tenir les indicateurs statistiques à jour.

-Contribuer au suivi administratif des contrats d’exploitation et aux travaux de la Direction.

-Être force de proposition sur l’organisation, les outils et les processus afin d’améliorer la qualité de service.

Profil :

Bac + 2 en assistanat de direction, gestion ou formation équivalente, ou expérience professionnelle équivalente.

Compétences techniques :

-Bonne connaissance d’ARAVIS ou d’un ERP équivalent.

-Maîtrise des processus de gestion des marchés publics et des bases de comptabilité générale.

-Connaissance des marchés publics, de la fonction achats et de la réglementation en vigueur.

-Maîtrise impérative des outils bureautiques, notamment Excel, Word et PowerPoint.

-Capacité à élaborer et suivre des tableaux de bord, indicateurs et reportings.

-Connaissance des outils QUADRAL, DEMATIS et FAST appréciée.

-Connaissance de l’environnement du logement social et des charges locatives appréciée.

-Appétence pour les systèmes d’information, y compris Excel et les chiffres.

Compétences comportementales :

-Rigueur et méthode dans l’organisation du travail.

-Autonomie, réactivité et discrétion.

-Qualités relationnelles et capacités rédactionnelles et orales.

-Sens du travail en équipe et capacité à rendre compte.

-Capacité à anticiper, proposer des améliorations et être force de proposition.